【事業の様子】

　　　　

日　　　時　２０１４年１１月１９日（水）

場　　　所　札幌プリンスホテル

国際館パミール

担当委員会　総務委員会

 

 

 

 

総務委員会　　　　

委員長　斉藤　慎也　　　　

【参加対象者及び人数】

１２５名

対内参加者：　正会員　　　　　　　　１２４名

　　　　　　　シニアクラブ会員　　　　　１名

 

会員総数　　　　　　　　　　　　　　１７２名

　　　出席者　　　　　　　　１２３名　（出席率　　　　　　７１．５％）

　　　　　　　委任状提出者　　　　　　４７名　（提出率　　　　　　９５．９％）

　　　　　　　委任状未提出者　　　　　　２名

 

【事業内容】

（１）十一月「臨時総会」では、２０１５年度理事長所信（案）承認などの審議事項１８件の審議及び十月特別事業における名称発案者の表彰を行いました。

 

（２）開催当日のスケジュール

　１７：００　登録受付開始

　１７：３０　開会

　１７：３１　国歌並びにＪＣソング斉唱

　１７：３３　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和

　１７：３４　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和

　１７：３５　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和

　１７：３６　定足数の確認

　１７：３７　議事並びに資料の確認

　１７：３９　議事録署名人並びに作成者の指名

　１７：３９　理事長挨拶

一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君

　１７：４７　直前理事長挨拶

一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度直前理事長　竹原　慎雅　君

　１７：５４　議長の選出

　１７：５５　審議事項

（１）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　除名者（案）承認の件

（２）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　委員会年間事業計画及び委員会年間事業フレーム変更報告（案）承認の件

（３）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　継続プロジェクト事業制度（案）承認の件

（４）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　役員（案）承認の件

（５）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　内部会計監査人（案）承認の件

（６）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　理事長所信（案）一部承認の件

（７）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　基本理念・基本方針（案）承認の件

（８）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　運営原則申し合わせ事項（案）承認の件

（９）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　特別委員会（案）承認の件

（１０）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　組織図（案）承認の件

（１１）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　室キャッチフレーズ及び室基本方針（案）承認の件

（１２）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　職務分掌（案）承認の件

（１３）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　運動方針、年間事業計画、年間事業フレーム（案）承認の件

（１４）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　委員会配属（案）承認の件、

（１５）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　例会計画（案）承認の件

（１６）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　出向者（案）承認の件

（１７）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　褒賞要綱（案）承認の件

（１８）（一社）札幌青年会議所　２０１５年度　スローガン・シンボルマーク（案）承認の件

　　１８：３５　その他

　　　　　　　　（１）その他

（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　十月特別事業名称発案者表彰

１８：４１　監事講評

一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度監事　荒木　康充　君

　　１８：４８　閉会

 

【本年度の工夫と事業実施による効果】

（１）一般社団法人札幌青年会議所　定款第４章第１５条に定められたとおり臨時総会を開催することができました。

（２）メンバーに総会の重要性を認識していただくため、紙芝居を用いた事前ＰＲの他、同期入会者へのメール、欠席の返信がきたメンバーへの電話掛けなど、委員会メンバーが結束力をもって工夫と行動をした結果、前年度比１０％増の出席率を達成するとともに、メンバーの意識統一を図ることができました。

 

【運営上の問題点と今後の課題】

問題点

（１）リハーサルでの確認不足により、演台の移動に手間取り、円滑な進行を妨げてしまいました。

（２）同日開催の「アワードバンケット」例会を隣室にて行うため、総会中に外部出演者が許可なくリハーサルを行ってしまい、音が漏れるなど、厳粛な雰囲気を妨げてしまいました。

（３）外部協力者への対応のため、総務委員会メンバー２名が議決権を行使することができませんでした。

今後の課題

（１）円滑な進行を行うために、当日の動きを想定し、入念なリハーサルを行う必要があります。

（２）厳粛な雰囲気で総会を進行するために、総会開催中のリハーサルは禁止するとともに、外部出演者のリハーサルは、総会開会前に行う必要があります。

（３）すべてのメンバーが議決権を行使するために、外部協力者に対して、総会開催中は対応ができないことを事前に説明する必要があります。

 

【総括】

十一月「臨時総会」とは、一般社団法人法及び定款に沿って開催が義務付けされており、メンバー一人ひとりのもつ議決権を行使することができる大変に重要な総会であります。また、２０１４年度の運動に関する承認と、２０１５年度の組織体制や事業内容についての承認がされる、２０１５年度へつながる貴重な総会でもあります。本年度は、一月「通常総会」、八月「臨時総会」、十一月「臨時総会」と３つの総会に対しての重要性を改めて認識していただきたいと思い、本年度の総務委員会は活動してまいりました。その結果、過去５年間の出席率から見ると、重要性の認識を少しでも多くのメンバーにご理解いただけたと思います。また、２０１５年度は７０名近くの新入会員が入会するため、今後も総会の重要性を訴えていかなければいけないと考えます。最後に、本年度３回開催した総会を終えて、総務委員会メンバー全員で総会の大切さを訴えていただいたことに感謝するとともに、厳粛で規律ある総会の運営を指導いただいた、専務理事、常務理事に感謝させていただくとともに、総務委員会の委員長経験者として、自覚と責任をもち、メンバーの皆様に総会の重要性を常に呼びかけてまいりたいと思います。