【事業の様子】

　　　　　　　　

 

日　　　時　２０１４年　１月２９日（水）

場　　　所　札幌プリンスホテル

　　　　　　国際館パミール

担当委員会　総務委員会

 

 

 

総務委員会　委員長　斉藤　慎也 

【参加対象者及び人数】

１２７名

対内参加者：正会員　　　　　　　　　１２６名

　　　　　　　　シニアクラブ会員　　　　１名

 

会員総数　　　　　　　　　　　　　　１７３名

出席者　　　　　　　　　　　　　　　１２７名（出席率７３．４％）

委任状提出者　　　　　　　　　　　　　４０名（提出率８７．０％）

委任状未提出者　　　　　　　　　　　　  ６名

 

【事業内容】

（１）一月「通常総会」では２０１３年度の事業報告（案）及び収支決算（案）、２０１４年度の収支予算（案）などの審議事項９件の審議を行いました。また、スローガン並びにシンボルマークの発案者へ感謝状贈呈、２０１３年度社団法人札幌青年会議所　第６２代理事長　竹原　慎雅　君への特別感謝状と記念品の贈呈を行いました。

 

（２）開催当日のスケジュール

１８：００　登録受付開始

１８：３０　開会

１８：３１　国家並びにＪＣソング斉唱

１８：３３　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和

１８：３４　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和

１８：３５　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和

１８：３６　定足数の確認

１８：３７　議事並びに資料の確認

１８：３９　議事録署名人並びに作成者の指名

１８：３９　理事長挨拶

一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君

１８：４８　直前理事長挨拶

一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度　直前理事長　竹原　慎雅　君

１８：５２　議長の選出

１８：５３　審議事項

（１）２０１３年度（社）札幌青年会議所　国際アカデミー基金会計並びに６０周年記念事業特別会計のＪＣ基金会計移動（案）承認の件

（２）２０１３年度（社）札幌青年会議所　事業報告（案）並びに収支決算（案）承認の件

（３）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　委員会年間事業計画変更及び委員会年間事業フレーム変更（案）承認の件

（４）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　委員会配属変更（案）承認の件

（５）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　出向者変更（案）承認の件

（６）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　例会計画変更（案）承認の件

（７）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　特別負担金取扱い（案）承認の件

（８）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　地区大会他登録料（案）承認の件

（９）（一社）札幌青年会議所　収支予算（案）承認の件

１９：３９　休憩

１９：４５　その他

（１）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　スローガン・シンボルマーク発案者感謝状贈呈

（２）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　特別感謝状授与並びに記念品贈呈

１９：５９　監事講評

一般社団法人札幌青年会議所　監事　田﨑　秀明　君

２０：１０　閉会

 

【本年度の工夫と事業実施による効果】

（１）一般社団法人札幌青年会議所　定款第４章第１５条に定められたとおり通常総会を開催することができました。

（２）紙芝居を用いた事前のＰＲなどにより、メンバーに総会の重要性を認識していただいた結果、前年度比１４．８％増の出席率を達成するとともに、メンバーの意識統一を図ることができました。

 

【運営上の問題点と今後の課題】

問題点

（１）委任状の取り纏めに日数がかかり、事前に提出状況の把握ができませんでした。

（２）やむを得ず欠席するメンバーの一部から委任状を提出していただけなかったため、全メンバーに議決権を行使していただくことができませんでした。

（３）全体をとおして事前の準備や進行の確認が不十分であったため、閉会のゴングが準備できていなかったことなど、円滑な運営を行うことができませんでした。

（４）進行台本の精度が低く当日に修正をしたため、議長を務められた理事長に事前にしっかりと進行を伝えきることができませんでした。

今後の課題

（１）欠席者の委任状をすべて回収するために、各委員会へ定期的に提出状況の確認をする必要があります。

（２）やむを得ず欠席する場合でも議決権を行使していただくために、各委員会や同期入会者と密な連絡を取り合うなど、欠席する場合は必ず委任状を提出していただくよう働きかける必要があります。

（３）円滑な運営を行うために、委員会や拡大スタッフ会議を行い、入念なリハーサルと過去の総会資料を読み込むなどして、当日の役割についてわかりやすく説明をするとともに、全体指揮者を配置し事前に指示を出す必要があります。

（４）厳粛に総会を進行するために、進行台本の精度を高め、議長他、当日の進行に関わるメンバーへ前日までに進行内容を伝える必要があります。

 

【総括】

　一月「通常総会」とは、一般社団法人法及び定款に沿って開催が義務付けされており、メンバー一人ひとりが主体的に意思を決定する大変重要な場であります。本年度は、入会して３年目未満のメンバーに、総会の意義を認識していただくため、委員会ＰＲで紙芝居を用いたことや、同期入会者同士での連携も行っていただいたことで、多くのメンバーに重要性をご理解いただけたと思います。出席率について、前年度を上回ったものの、当委員会が掲げた出席率８４．４％には及ばなかったため、さらに参画意識を高める準備が必要であると考えます。この度の通常総会での問題点は、札幌青年会議所メンバーの意思を決定しなければならない場において、私自身の認識が甘く、緊張感が欠けてしまったことだと痛感しております。ただ、委員会メンバーにご協力いただき、大きな問題もなく総会を終えられたことに関しては感謝しております。最後に、八月・十一月の臨時総会では、委員長である私自身が誰よりも総会に対しての重要性について認識と意識を改め、委員会メンバーと協力し円滑で厳正な総会となるため運動に邁進してまいります。