【事業の様子】

　　　　

日　　　時　２０１４年　８月２７日（水）

場　　　所　札幌プリンスホテル国際館パミール

担当委員会　総務委員会

 

 

 

 

 

委員長　斉藤　慎也

【参加対象者及び人数】

１３２名

対内参加者：　正会員　　　　　　　　１３１名

　　　　　　　シニアクラブ会員　　　　　１名

 

会員総数　　　　　　　　　　　　　　１７２名

　　　　　　　出席者　　　　　　　　１３２名　（出席率７６．７％）

　　　　　　　委任状提出者　　　　　　３９名　（提出率９７．５％）

　　　　　　　委任状未提出者　　　　　　１名

 

【事業内容】

（１）八月「臨時総会」では２０１５年度理事長予定者（案）承認などの審議事項７件の審議及び、報告事項１件の報告を行いました。

（２）開催当日のスケジュール

１８：００　登録受付開始

１８：３０　開会

１８：３１　国家並びにＪＣソング斉唱

１８：３３　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和

１８：３４　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和

１８：３５　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和

１８：３６　定足数の確認

１８：３７　議事並びに資料の確認

１８：３８　議事録署名人並びに作成者の指名

１８：３９　理事長挨拶

一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君

１８：４６　直前理事長挨拶

一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度直前理事長　竹原　慎雅　君

１８：５５　議長の選出

１８：５５　審議事項

（１）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　委員会年間事業計画及び委員会年間事業フレーム変更（案）承認の件

（２）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　例会計画変更（案）承認の件

（３）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　一般会計・基金会計中間収支決算補正（案）承認の件

（４）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　定款変更（案）承認の件

（５）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　ブルーアース基金助成金授与団体及び給付金額（案）承認の件

（６）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　２０１５年度理事予定者（案）一部承認の　　件

１９：１４　報告事項

（１）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　諸規程変更（案）の件

１９：１７　審議事項

（７）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　２０１５年度理事長予定者（案）承認の件

１９：３６　監事講評

一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度監事　大越　誠之　君

１９：４５　閉会

 

【本年度の工夫と事業実施による効果】

（１）一般社団法人札幌青年会議所　定款第４章第１５条に定められたとおり臨時総会を開催することができました。

（２）一般社団法人札幌青年会議所　役員選出規程第４条第２１条に基づき、次年度理事長予定者を承認することができました。

（３）メンバーに総会の重要性を認識していただくため、紙芝居を用いた事前ＰＲの他、同期入会者へのメール、欠席の返信がきたメンバーへの電話掛けなど、委員会メンバーが結束力をもって工夫と行動をした結果、前年度比１１．５％増の出席率を達成するとともに、メンバーの意識統一を図ることができました。

 

【運営上の問題点と今後の課題】

問題点

（１）欠席者１名から委任状をいただくことができず、すべてのメンバーに議決権を行使していただくことができませんでした。

（２）国歌・ＪＣソング斉唱で、歌の入っていない伴奏を流してしまったこと及び投影資料の画面切り替えのタイミングがずれてしまったことなど、円滑な進行を妨げてしまいました。

（３）審議事項が想定より時間がかかったため、休憩時間を取ることができませんでした。

（４）挨拶をする方に、所有時間を伝えていなかったため、定刻時刻に閉会することができませんでした。

（５）資料の紙出しが開催直前までかかってしまい、入念なリハーサルを行うことができませんでした。

今後の課題

（１）欠席者の委任状をすべて回収するために各委員会へ定期的に提出状況の確認をする必要があります。また、やむを得ず欠席する場合でも議決権を行使していただくために、各委員会や同期入会者と密な連絡を取り合うなど、欠席する場合は必ず委任状を提出していただくよう働きかける必要があります。

（２）円滑な進行を行うために、音響及び投影資料の操作のタイミングなど入念なリハーサルを行う必要があります。

（３）一般社団法人法に基づき審議事項が増えたため、開催時間を伸ばす必要があります。

（４）定刻時刻に閉会をするために、進行に関わる役員及び理事長予定者に挨拶のもち時間を伝える必要があります。

（５）入念なリハーサルを行うために、資料の紙出しに時間がかかることを想定し、前日の理事会における審議後に印刷する案件以外は、事前に紙出しをする必要があります。

 

【総括】

　八月「臨時総会」とは、一般社団法人法及び定款に沿って開催が義務付けされており、メンバー一人ひとりのもつ議決権を行使することができる大変に重要な総会であります。また、２０１４年度の運動に関する承認と、２０１５年度の理事長予定者が承認され、次年度へつながる貴重な総会でもあります。本年度は、近年の出席率の低下について考え、出席率の向上に心掛けて運動した結果、出席率が７６．７％となり過去５年間の出席率を上回ったため、多くのメンバーに総会のもつ重要性をご理解いただけたと思います。１１月にも行われる臨時総会でも、丁寧な説明及び設営を心掛けて、さらに出席率の向上を図りたいと考えます。この度の臨時総会での問題点は、事前の準備が悪く当日の資料の紙出しに時間がかかってしまい、入念なリハーサルができなかったことであります。しかし、私自身の通常総会での反省を踏まえ、緊張感を常に高くもつことにより、委員会メンバーに伝播し、皆様のご協力により大きな問題がなく終えることができたことに感謝を申し上げます。最後に、十一月「臨時総会」は今回の反省点を活かし円滑で厳正な総会とするため、委員会メンバーが結束し、運動へ邁進いたします。