【事業の様子】

 

  

 

 

 

日　　　時　２０１３年５月２１日（火）

場　　　所　北海道経済センター８階　Ａホール

担当委員会　総務広報委員会

 

 

 

 

 

委員長　小野木　完司

 

【公益性に関わる事項】

なし

 

【参加対象者及び人数】

１６６名　

　　内正会員　　　　１６２名

　　　休会者　　　　　　２名

　　　特別会員　　　　　２名

議決権総数　　　　　１６２名

（内訳）　出席者　　１１４名　　（出席率７０．４％）

　　　　　委任状数　　３９名　　（提出率８１．３％）

欠席　　　　　　　　　　９名

 

【事業内容】

（社）札幌青年会議所の最高議決機関である総会において、一般社団法人格取得にともない定款の変更について審議を行いました。

 

【開催目的の実現と成果】

（１）入退場の制限を明確にすることで、厳格かつ円滑な運営を行うことができました。

（２）プロジェクターの投影映像が見えにくくなる可能性を考慮し、紙資料を出席者全員に配布したことにより、参加者に内容をより理解してご承認いただくことができました。

（３）事前の出欠管理を徹底するとともに、当日の受付において受付担当者の役割を明確にすることにより、定足数の把握をスムーズに行うことができました。

（４）ホームページの出欠フォームを利用し、出席状況をホームページで公表することで出席率の向上を促した結果、一月通常総会より出席者が１９名増加し１１４名となりました。

 

【今後の課題】

（１）設営・リハーサルの段階において映像やマイク音量や機器の捜査方法の確認を確実に行う必要があります。

（２）会議体・各委員会を通じて、セレモニー中、ご挨拶中、審議中は入退場ができない旨を周知徹底する必要があります。

（３）採決のスムーズな進行のため、採決時のボード掲示を素早く行えるように、リハーサルを入念に行う必要があります。

 

【委員長所見】

五月「臨時総会」では、一月「通常総会」で問題となった出席率の問題や、運営面での問題を解決するために、事前の会議体・各委員会周りの徹底やスタッフ会議や委員会での議論を重ねスムーズな運営を心がけました。また、定款変更という（社）札幌青年会議所にとって大変重要な案件であったため紙資料の配布を行い、しっかりと変更内容を把握してもらうことに努め、厳粛な総会にすることを心がけました。結果、出席率も一月通常総会よりも大幅に増員となり、運営面でもスムーズな進行ができたと思います。しかし、マイク音量の確認不足や遅刻者が発生したという点では反省すべき点もございます八月「臨時総会」・十一月「臨時総会」では今回の反省を踏まえ、事前準備やリハーサルを入念に行い、より丁寧な総会を運営させていただきます。今回事前準備から、当日の設営に携っていただいた、スタッフ、委員会メンバーにさらには一般社団法人格取得実行委員会の皆様にも感謝申し上げます。ありがとうございました。