【事業の様子】

日　　　時　２０１３年　１月　９日（水）

場　　　所　札幌プリンスホテル国際館パミール３階

担当委員会　未来の企業創造委員会

　　　　　　未来の都市環境創造委員会

委員長 油矢　紗也香　  委員長 鈴木　俊一郎　

【参加対象者及び人数】

参加者数　　　　　　　　　　　３４６名　　　　　　（２０１２年度参加者　３３６名）

　　内訳：登録料なし　　　　　１７８名　　　　　　　　　　　　　　　　（１５８名）

　　　　　　正会員　　　　　　１２３名（出席率７５．９％）　　　　　　（１２７名）

　　　　　　特別来賓　　　　　　　２名　　　　　　　　　　　　　　　　（　　３名）

　　　　　　　　　　（高橋　はるみ　北海道知事）

　　　　　　　　　　（渡部　正行　　札幌市副市長）

　　　　　　一般来賓　　　　　　４５名　　　　　　　　　　　　　　　　（　２０名）

　　　　　　報道機関　　　　　　　８名（８社）　　　　　　　　　　　（７社　８名）

　　内訳：登録料あり　　　　　　１６８名　　　　　　　　　　　　　　　（１７８名）

　　　　　　シニアクラブ会員　　８２名　　　　　　　　　　　　　　　　（　８０名）

　　　　　　議員　　　　　　　　３３名（ＯＢ議員４名含む）　　　　　　（　３４名）

　　　　　　各地会員会議所　　　５３名　　　　　　　　　　　　　　　　（　６４名）

【事業実施の流れ】

　（１）第１部　新年交礼会

行政、政界、財界をはじめ関係諸団体、メンバー企業の代表者、各地会員会議所、シニアクラブ会員、マスメディアの方々をお招きして、理事長所信及び新体制を披露し、２０１３年度（社）札幌青年会議所の運動の方向性を、厳粛な雰囲気の中で発信し、ご理解いただきました。また、我々の運動に対して、日頃からご理解ご協力いただいている来場者に、礼儀礼節を持って感謝の気持ちをお伝えいたしました。

　　第２部　直会

会議体・各委員会より本年度の運動に対する決意を示していただくとともに、会員拡大への意気込みを披露していただきました。

　（２）　開催当日のスケジュール

【開催の成果】

（１）会場並びに受付にて、事前に２回のリハーサルを室合同で行い、会議体・委員会毎に担当・配置・当日の流れを記載した資料を事前に配信したことにより、規律ある行動かつ機敏な対応で来賓に対し、円滑なご案内を実施できました。

（２）事前にセレモニーに関する資料と音声データを配信することにより、速度や発音を統一することができ青年らしく溌剌とした態度で参加者をお迎えすることができました。

（３）お迎えする際、現役メンバーの立ち位置を両サイドに分けたことにより、会場内の混雑を避け、スムーズな誘導をすることができました。

（４）理事長挨拶の前後部分に過去の運動と本年度の方向性を映像を用いて放映することにより、来賓の皆様に一連の流れの中で、２０１３年度（社）札幌青年会議所の運動の方向性と新体制を効果的に発信することができました。

（５）直会にて、会議体・各委員会より本年度の決意を表明し、会員拡大への意気込みを披露していだだいたことにより、２０１３年度の運動の方向性について意識を高めていただきました。

【今後の課題】

（１）理事長所信と運動について広く発信すべく、マスコミに対してプレスリリースでの配信だけではなく個別にご連絡をして一社でも多くご出席の上取材をいただくことが重要です。

（２）例年ご出席されているシニアクラブ会員への声掛けについては、電話掛けの日程を設定し出席者を早めに確定する必要があります。

（３）インカム等の設営機器の事前確認はもとより、携帯電話を使用する、ホテル側との連携を取るなどあらゆる場面を想定したリハーサルを行う必要があります。

（４）マスコミ関係者が受付を経てから会場までの誘導、また会場内でどのように取材していただくのかを専務理事への取り次ぎを含め、綿密に打ち合わせる必要があります。

（５）特別来賓が代理となった場合には先方担当者と密接に連絡を取り合い、お出迎えや入場方法について双方の希望を擦り合わせる必要があります。また、入場の手法自体についても検討する必要があります。

【委員長所見】

未来の企業創造委員会　委員長　油矢紗也香

　２０１３年度の門出を飾る新年交礼会の企画・運営を未来創造室合同にて担当させていだきました。どのような幕開けを迎えるのかにより、本年度のＬＯＭのＪＣ運動にも大きく関わるとても重要な事業であることから私自身も大きなプレッシャーがありましたが、ＬＯＭメンバー一人ひとりの理解と協力があってこそ無事に終えることができたと思います。予定者段階からの準備では、竹原理事長率いる新体制を、どのようにして最大限出席者に理解をしてもらえるのか多くの議論をし、スタッフと何度も繰り返して資料の変更や進行を理解するために時間を割いてリハーサルを行いました。準備万端で迎えた当日も、より良い新年交礼会にするためにスタッフと話し合い、設営段階でテーブル配置やメンバーの立ち位置を変更いたしました。開催中も突発的な変更が多々あり焦る一面もありましたが、臨機応変な対応の重要さを改めて学ぶことができました。そして、室メンバー全員が担当に責任を持って対応し一致団結して本番に挑めたことは私自身の大きな自信になりました。これには、誰ひとり妥協することなく成功に向けて取り組んでくれたスタッフをはじめとする当委員会のメンバー、未来の都市環境創造委員会の皆様のお陰であります。また、事務局長・委員長の皆様がしっかりと進行の流れや動きを理解していただき、それをメンバーに伝え牽引してくれたことが、スムーズな進行と会場内の混雑を避けた大きな要因だと思います。皆様には本当に感謝の気持ちでいっぱいです。新年交礼会を担当させていただいたことに心から感謝するとともに、この経験を今後の私たちの運動に活かしていきたいと思っています。ありがとうございました。

未来の都市環境創造委員会　委員長　鈴木　俊一郎

　未来創造室合同で設営させていただく中で、当委員会は出席者リスト・案内状・ご依頼状・御礼状・式次第の作成、プレスリリースの作成・発送、当日の受付を担当させていただきました。年末年始返上での作業には幾度となく修正を重ねる形となりながらも、室メンバーの皆様それぞれができる精一杯の力を発揮していただき、滞りなく担いを達成できたことをこの場をお借りして御礼申し上げます。当たり前のことを当たり前に実行する難しさを楽しみ、これを全員で乗り越えることを委員長として掲げておりましたが、室メンバーの責任感が十二分に発揮され、青年らしい熱さを持って取り組んで行けたことに重ねて感謝申し上げます。

室合同での新年交礼会準備と当日の運営を通じ、油矢委員長率います未来の企業創造委員会の皆様には多くのご負担をお掛けしました。一切失敗が許されない事業にて、ギリギリの緊張感の中個々の能力を遺憾なく発揮された油矢委員長以下メンバーの皆様に心より敬意を表し感謝いたします。そして、当日は会議体・各委員会から多くのメンバーを輩出いただき、ベテラン・若手の力がしっかりと融合した進行を行うことができました。これは事務局長・委員長の皆様がしっかりとリーダーシップを発揮し、会議体・委員会メンバーを統率して進行や動きを理解して的確なご指示を出していただけたおかげであります。２０１３年度最初の事業に携わらせていただけたことを感謝し、この経験をしっかりと当委員会が行う運動に活かしてまいります。ありがとうございました。