【事業の様子】

 

  

 

 

 

日　　　時　２０１３年８月２７日（火）

場　　　所　札幌プリンスホテル　パミール館　３Ｆ

担当委員会　総務広報委員会

 

 

 

 

 

 

委員長　小野木　完司

【公益性に関わる事項】

なし

 

【参加対象者及び人数】

１６５名　

　内正会員　　　　１６１名

　　休会者　　　　　　２名

　特別会員　　　　　　２名

議決権総数　　　　１６１名

　（内訳）出席者　１０５名　　（出席率６５．２％）

　（２０１２年度実績６０．９％）

　（２０１１年度実績６６．０％）

　（２０１０年度実績６６．０％）

委任状数　　　　　　５６名　　（提出率１００％）

欠席　　　　　　　　　０名

 

【事業内容】

八月「臨時総会」では、新法人格取得にともなう諸規程変更（案）承認の件や２０１４年度理事長予定者（案）承認の件などの審議事項６件の審議を行いました。

 

【開催目的の実現と成果】

重要な審議案件について、出席者各々がその場で資料に目を通すことができるよう紙資料を出席者全員に配布したことにより、参加者に内容をより理解してご承認いただくことができました。

 

【今後の課題】

（１） 会場受付のレイアウトについても、事前確認を行い、十分なスペースを確保するとともに、スムーズな受付動線を検討する必要があります。

（２） 総会途中で紙資料を配布する際には、配布資料の十分な準備と配布タイミングの設営メンバーへの伝達を徹底する必要があります。

（３） 出席率の向上に向けて、総会の意義と重要性をメンバーに再認識していただくため、総会開催に向けた委員会ＰＲを行うとともに、事務局長・各委員長及び幹事へ一人でも多く出席いただくよう開始日当日まで働きかけを継続して行う必要があります。さらに、ホームページ上で現状の出欠状況を誰でも確認できるように取り纏めフォーマットを有効に活用することも必要になります。

（４） ドアクローズの最中は、ホテル関係者の入退室も遠慮していただくよう、ホテル側と事前に申し合わせる必要があります。

 

【委員長所見】

八月「臨時総会」では、五月「臨時総会」で問題となった遅刻者が発生したという点の反省を踏まえ早めの取り纏めを心がけるとともに、事務局長・各委員長及び幹事に対して総会への出席を積極的に働きかけ、スムーズな運営を心がけました。また、（社）札幌青年会議所の諸規程変更という大変重要な案件であったため紙資料の配布を行い、しっかりと諸規定の変更内容を把握してもらうことに努め、厳粛な総会にすることを心がけました。しかし、出席率の低下という大変残念な結果となってしまい、新たな課題が発生してしまいました。今回の反省を踏まえ、委員会回りの徹底や、早目の取り纏め、さらには事務局長・各委員長及び幹事へ一人でも多く出席いただくよう開始日当日まで働きかけを継続し総会の重要性を伝え、十一月「臨時総会」には、多くのメンバーに参加していただけるよう事前準備やリハーサルを入念に行い、より丁寧な総会を運営させていただきます。今回事前準備から、当日の設営に携っていただいた、スタッフ、委員会メンバーの皆様には大変感謝申し上げます。ありがとうございました。