一月「新年交礼会」開催報告
日 時 ２０１２年１月１１日（水）
場 所 札幌プリンスホテル国際館パミール３階
担当委員会 未来リーダー育成委員会
札幌コミュニティ構築委員会
【公益性に関わる事項】
（１）「公益目的事業」該当項目：
１９．地域社会の健全な発展を目的とする事業
（２）上記の項目を実現する事業実施において注力する点
社団法人札幌青年会議所はまちづくり団体であり、その運動の方向性やあり方を来賓やマスコミにしっかりと伝え、活動内容が「不特定」且つ「多数」の市民へ利益の増進に繋がる事を理解していただきます。
【参加対象者及び人数】
参加者数 ３３６名
（内訳）正会員 １２７名 （出席率７６．５％）
特別会員 ８０名
特別来賓 ３名
高井 修 様 北海道副知事
上田 文雄様 札幌市長
髙向 巌 様 札幌商工会議所会頭
一般来賓 ２０名
議員 ３４名
各地青年会議所 ６４名
報道機関 （７社）８名
【事業内容】
（１）第１部 新年交礼会
行政、政界、そして財界を始め各関係諸団体、メンバー企業の代表者、各地青年会議所、特別会員、マスメディアの方々をお招きして、２０１２年度社団法人札幌青年会議所の新体制を披露すると共に運動の方向性と、第２５回国際アカデミーｉｎ札幌の開催を来場者に発信し、ご理解を得る場といたしました。
第２部 直会
会議体・委員会よりメンバー紹介及び運動に対する本年一年の決意を示していただき、私たちの運動について明確な目的意識を持ち本年度の運動の方向性について意識を高める事の出来る場といたしました。
（２）開催当日のスケジュール
１３：００ 会場設営準備
１４：００ リハーサル
１６：１５ 現役メンバー登録開始・開場
１６：４５ 注意事項・全体説明、報告事項（ＪＣＩクリード、ＪＣＩミッション唱和、ＪＣ宣言全体練習）
１７：３０ 受付開始（来賓・特別会員）
１８：００ 開場
１８：３１ 開会
１８：３２ 特別来賓入場（北海道副知事、札幌市長、札幌商工会議所会頭）
１８：３４ 国歌ならびにＪＣソング斉唱
１８：３６ ＪＣＩクリード唱和
１８：３７ ＪＣＩミッション唱和
１８：３８ ＪＣ宣言朗読ならびに綱領唱和
１８：３９ オープニング演出
１８：４４ 理事長挨拶 第６１代理事長 林 将告 君
１９：０８ 特別来賓挨拶 北海道副知事 高井 修 様
１９：１３ 特別来賓挨拶 札幌市長 上田 文雄 様
１９：１８ 特別来賓挨拶 札幌商工会議所会頭 高向 巌 様
１９：２１ 鏡開き
１９：２６ 議員紹介 専務理事 佐藤 光展 君
１９：３０ 第２５回国際アカデミーｉｎ札幌開催説明
１９：３５ 乾杯 公益社団法人日本青年会議所北海道地区協議会 北海道ブロック協議会会長 村本 隆雄 君
１９：４０ 歓談
１９：４５ 祝電披露
２０：１０ 一本締め ＯＢ会会長 第４６代理事長 西尾 長幸 先輩
２０：１３ 閉会
２０：１４ 来賓退場
２０：２０ 直会会場設営
２０：３０ 直会開会
２０：３１ 理事長挨拶 第６１代理事長 林 将告 君
２０：３５ 乾杯 直前理事長 北嶋 仁 君
２０：４０ メンバー紹介 会議体事務局長、各委員長
２１：３７ 一本締め 札幌ＪＡＹＣＥＥ育成会議 議長 池崎 潤 君
２１：４０ 閉会
【事業実施による効果】
（１）年始めという事で日本文化を強調し、演出として新年にふさわしい太鼓の生演奏と２０１２年度社団法人札幌青年会議所基本理念に含まれる「情熱・独創・未来」の文字を書道家にライブにて書いていただき、林理事長の念頭の挨拶において運動の方向性を効果的に発信する事が出来ました。
（２）理事長より力あるご挨拶をいただいた事と中村副実行委員よりご説明いただいた事で本年度の運動の一つである「第２５回国際アカデミーｉｎ札幌」の開催についてご臨席された皆様にご理解いただきました。
（３）出欠の返信が来ていない特別会員に対し担当割し、声掛けを行う事により８０名のご参加をいただきました。
（４）現役メンバーでご来場者をお迎えし、本年度の運動を全メンバーで取り組むという姿勢をアピールすると共に、出迎えや受付けを始めとする接客面においてもメンバーのはつらつとした青年らしい態度を示す事により、一体感をもって、おもてなしの心をお伝えいたしました。
（５）直会では、本年度の運動のスタートとしてこれから活動を共にする委員会の新入会員を中心に委員長より意気込みを語っていただく事によりＬＯＭの結束を認識していただきました。
【運営上の問題点】
（１）案内状・お礼状発送に際し事前準備・出欠確認に多くの時間と手間を要しました。
（２）過去資料、インターネット、電話がけにより確定した案内状発送リストに基づき案内状を発送いたしましたが、一部団体の解散により案内状が戻ってきたり、代表者の移動や変更の確認不足、発送間違い、案内状リストの間違いが有り送付先の部署の方からご指摘をいただく事があ
りました。
（３）開催当日のリハーサルについて確認・変更等で時間が超過し、メンバーの役割配置・タイムスケジュール等を確実に周知出来なかった為、開場前のメンバーの配置について、スムーズに伝達出来ない場面がありました。
【今後の課題】
（１）案内状・御礼状等に必要なデータの精査及び一元管理が出来る体制づくりが必要です。
（２）案内状発送リストの内容に関しては事前に電話かけをして確認する必要があります。
（３）開催当日は会場設営とリハーサルが同時進行する為、当日に進行の変更が発生した場合、予想以上にリハーサルの時間を要す為、当日は進行の変更等がなるべく発生しないよう事前準備を行う必要があります。
【委員長所見】
未来リーダー育成委員長 木下俊哉
ＪＣＩ公認プログラムである国際アカデミーを開催する記念すべき年に「新年交礼会」を室合同で担当させていただきました。委員会スタッフで国際アカデミー開催にあたりどのようにその事を発信するかを考える事から始まりました。室スタッフ一同が予定者の段階から多くの時間を費やし、作業を続けて参りましたが、自らの指示の至らなさや委員会が立ち上がっていない事やスタッフ間の経験不足もあり、室での準備について改めて難しさを感じる場面もありました。しかし、反省点もありますが、当日は配置したメンバーが責任を持って対応し、また、全メンバーの皆様のご協力もあり無事に新年交礼会を終える事が出来、改めて厚く御礼申し上げます。オープニング演出では林理事長の想いをどのように来場者へ伝播するか委員会メンバーで検討し映像を用いる事無く、臨場感あふれる演出にした事で林理事長体制をＬＯＭメンバー全員が共有し、来場者へは本年度の方向性を認識していただくと共に会場内の来場者との一体感ある新年交礼会を開催出来たのではないかと考えております。今後は、年当初の社団法人札幌青年会議所の運動を市民へ示す失敗の許されない事業である事と委員会でマニュアルの見直しや資料の整理を含め次年度に引き継ぐ資料の取りまとめを行い、それを確実に引き継いで委員会としての新年交礼会を終えて参ります。最後に、奥山委員長をはじめとする札幌コミュニティ構築委員会メンバー、当委員会メンバー、そして、当日自身の担いを全うしていただいたすべての方に感謝申し上げ所見とさせていただきます。本当にありがとうございました。
札幌コミュニティ構築委員長 奥山倫行
本年度の新年交礼会の企画・運営を「札幌のビジョン創造室」で担当させていただきました。当委員会は準備段階での案内状の発送、出席者リストの精査、プレスリリースの作成及び発送、式次第の作成、当日の受付、直会、御礼状の発送を担当させていただきました。絶対に失敗の許されないという大きなプレッシャーの中、年末年始を返上しての作業が続きましたが、何とか大役を終える事が出来ほっとしております。準備段階においては、未来リーダー育成委員会との打ち合わせをもっと早期に複数回行う事によって、作業内容を共有しつつ、役割分担の明確化を行うべきであったと感じております。また、案内状や御礼状の発送については、今後、発送先リストの精査過程の厳格化、印刷作業の負担の軽減などの改善を行っていければより充実した準備が出来るものと実感しております。なお、例年の事だとは思いますが、当日、当委員会はとにかく特別来賓の方の入り時間の確認と、祝電の整理にすり減る程の神経を使いました。新年交礼会を通じて、木下委員長率いる未来リーダー育成委員会の皆様には多大なるご負担をおかけしてしまいましたし、当委員会のスタッフ、メンバー、新入会員の皆様には年末年始にもかかわらず多くの時間を使い多量の作業を行っていただきましたし、当日も担当室以外のメンバーの皆様の積極的なご協力のおかげで円滑な受付対応なども出来ました。ただただ、感謝の念が強まった新年交礼会でございました。この場を借りて改めて御礼を申し上げます。有難うございました。
【別添資料】