情報循環システム会議 議案上程マニュアル（新フォーム版）
１． 情報循環システム会議について
１９９９年度より社団法人札幌青年会議所は、会議の運営をしていくにあたり、スムースで効率のよい諸会議の進行を目的として専用のアジェンダシステムを用いた会議となりました。また、パソコン（デジタル化）会議は通信を利用した情報の共有化や情報伝達速度のアップ、そして、その情報の活用と循環の有効性など、パソコンがこれからの青年会議所運動に必須のツールであるという認識を踏まえて行われるものであります。しかしながら、その利便性、即時性の弊害として上程提出期限が守られないという弊害も散見されていたという事実があります。本来、上程提出期限は事前に各会議出席者の皆様に上程書を熟読いただき、より深く、かつ円滑な会議を進めていただくためのものであります。また、上程提出期限の厳守を徹底していただきますようお願いいたします。
２． 議案上程票及び上程議案の文書作成の取り決め
【基本書体】ＭＳ ゴシック
【文字サイズ】１０．５
【文書スタイル】
新たに作成される２０１０年２月以降の諸会議での文書は、必ず下記のスタイルで作成してください。
文書形式 →ＭＳＷｏｒｄＷｅｂページ形式
３． 議案上程票及び上程議案のファイル名の取り決め
【ファイル名の付け方】
各委員会の上程議案提出票ファイル名は別紙の議案上程ファイル名一覧表を参考にしてください。総務運営委員会ではファイル名及びフォルダ記号を手掛かりに処理作業を行います。間違ったファイル名ですと議案名がわからなくなり、アジェンダに組み込めませんので、ご注意ください。
４． 上程議案の文書作成から送信まで
（１） 上程議案提出表はエクセルにて作成し、決められた期日までに事務局と総務運営委員長にメールで送付してください。
（２） Ｅ－ＭＡＩＬ送信時は件名に「ファイル名」（フォルダ記号）を記入してください。
（３） 議案上程が複数ある場合はひとつのメールにまとめて添付してください。
（４） 期日までメールにて事務局へ送信してください。
５． 当日持込のルール
（１） 当日持込の場合は、提出締切日までに、総務運営委員長へ必ず連絡してください。
（２） 提出期限に間に合わない場合は、諸会議開始の１時間前までに資料を持込んで総務運営委員会に提出してください。
（３） 持込資料の必要部数は、ペーパーを三役会８部、常任理事会１２部、理事会３０部及び上程資料のファイルの入ったデジタルデータ（ＵＳＢメモリー）です。
※ 注意事項
① 提出メールの件名には「ファイル名」（フォルダ記号）を付けてください。
② 会場や現場の写真を見せる場合は写真を回覧するようにし、上程書には組み込まないでください。
③ 「gian」「yosan」等、実際のファイル名は変更しないでください。
④ 上程議案書フォルダは圧縮（原則２ＭＢ以内）をして送信してください。
【Ｅ－ＭＡＩＬ送信時の注意事項】
１． 総務運営委員会では、送られてきたファイル名及びフォルダ記号に基づきアジェンダシステムへ組み込みます。必要なファイルのみを提出して下さい。なお提出は原則として１回のみです。２回目以降は必ず連絡を入れてください。
２． コード区分で三役会から常任理事会に移る時などファイル名及びフォルダ記号を必ず変更させてください。
３． 諸会議議案提出表を定められた日の１７：００までに事務局へＥ－ＭＡＩＬにて提出してください。
【製作ルール】
２０１０年２月から始まる上程より、必ずＭＳＷｏｒｄＷｅｂページ形式で提出してください。 既に上げられた上程については、旧フォームを使用してください。
ファイル名について
例 ５理－総務－協－上程議案名
５ ・・・ 何月の上程か
理 ・・・ 諸会議の種類
三役会上程＝三 常任理事会上程＝常 理事会上程＝理
総務 ・・・ 委員会名または会議体等上程者記号（別表参照）
協 ・・・ 上程種別
「討議」＝討 「協議」＝協 「審議」＝審
「報告」＝報（事前・事後の２種類）
※ ＬＯＭ予算を拠出する場合の開催報告は「審議」、
発生しない場合は事前・事後を含め「報告」となります。
上程議案名・・・上程の議案名を入れてください
※ 予定者会議は「予」を追加してください。 例）１２理予－総務－審－○○○
それぞれ「－」（全角マイナス）で結んで下さい。
「ー」（伸ばし）や「-」（半角）は整理の都合上ご遠慮願います。
フォルダ記号について（半角英数及び半角ハイフン「-」のみ）
例 5R-SOUM-K-1
5 ・・・ 何月の上程か
R ・・・ 諸会議の種類
三役会上程＝S 常任理事会上程＝J 理事会上程＝R
SOUM ・・・ 委員会名または会議体等上程者記号（別表参照）
K ・・・ 上程種別
「討議」＝T 「協議」＝K 「審議」＝S
「審議」＝F（ＬＯＭ予算拠出での開催報告） 「報告」＝H
1 ・・・ 管理番号
総務運営委員長から上程者へ諸会議出欠取り纏めと共に送信する「○月 上程議案提出表」のＮｏ
※予定者会議時の例 ・・・ 12RY-SOUM-S-1
グループ |
会議及び委員会名 |
記号 |
英字 |
三役 |
三役 |
三役 |
SANYAKU |
理事長 |
理事長 |
RIJICHO |
|
北嶋副理事長 |
北副 |
KITAF |
|
白戸副理事長 |
白副 |
SIRAF |
|
小澤副理事長 |
小副 |
OZAWF |
|
岡澤専務理事 |
専務 |
SENMU |
|
特別委員会 |
会員選考特別委員会 |
会選 |
SENKO |
会員審査特別委員会 |
会審 |
SINSA |
|
褒賞特別委員会 |
褒賞 |
HOSHO |
|
公益社団法人格取得特別委員会 |
公益 |
KOEKI |
|
会議体 |
会員拡大・組織活性化実践会議 |
会議体 |
KAIGI |
第１グループ |
拡１ |
KAK1 |
|
第２グループ |
拡２ |
KAK2 |
|
まちづくり室 |
まちづくり室 |
まち |
MATIZ |
札幌の近未来創造委員会 |
近創 |
KINS |
|
子どもの心育成委員会 |
子心 |
KKRO |
|
ひとづくり室 |
ひとづくり室 |
ひと |
HITOZ |
ＪＣメンバー資質向上委員会 |
資質 |
SISI |
|
広報渉外委員会 |
広渉 |
KOSH |
|
組織未来創造室 |
組織未来創造室 |
組未 |
SOMIS |
６０周年ビジョン創造委員会 |
周ビ |
SHVI |
|
|
常務理事 |
常務 |
JOUMU |
総務運営委員会 |
総務 |
SOUM |
上程議案の流れ
議案上程は原則として事業の４ヶ月前に行っていただきます。
４ヶ月前 |
３ヶ月前 |
２ヶ月前 |
１ヶ月前 |
実施月 |
１ヶ月後 |
諸会議上程議案提出 |
協議上程議案 |
審議上程議案 |
報告上程議案 |
事業実施 |
報告上程議案 |
議案上程の提出について
議案上程は原則として諸会議上程議案提出表にて提出された議案のみの上程とします。
会計確認・上程提出の締切日は諸会議のご案内にてお知らせします。
尚、上程締切日とは各委員会より副理事長・室長への提出日ではなく、専務理事（事務局）へ完成版としての提出日を指します。上程締切日に間に合うように確認者のスケジュール等をご確認の上で各確認作業をお済ませいただきますようにお願いいたします。
何卒スムースな諸会議の設営にご協力をお願いいたします。
以下の上程締め切りをご確認ください。
三役会、常任理事会 |
理事会 |
||||||||
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議案提出までの流れ
① 委員長は室長に確認してもらう。室長確認日を記入。
② 室長は副理事長に確認してもらう。副理事長確認日を記入。
③ 予算がある場合は常務理事に連絡の上で事務局に上程書及び見積書を三役会、常任理事会協議上程までは複写を、理事会協議上程、審議上程および報告上程に際しては原本を添付する。
④ 確認後、常務理事から専務理事に適正の旨を報告・確認。
⑤ 委員長は専務理事に確認してもらう。専務理事確認日を記入。
⑥ すべての確認が終了したら、上程をメールにて事務局と総務運営委員長に送信する。
上程書モデル
① 事業計画書（討議）…討議上程
② 事業計画書（協議）…協議上程
③ 事業計画書（審議）…審議上程
④ 事業報告書（審議）…報告上程（ＬＯＭ予算拠出）
⑤ 事業報告書（事前報告）…報告上程（ＬＯＭ予算不使用）
⑥ 事業報告書（事後報告）…報告上程（ＬＯＭ予算不使用）
基本資料
① ２０１０年度（社）札幌青年会議所 委員会年間事業計画・年間事業フレーム
各委員会用ファイルは下記よりダウンロードしてください
※利用時には「kihon」フォルダへ載せ、個別にリンクしてください。
各種書式フォーマット
