情報循環システム会議 議案上程マニュアル（新フォーム版）
1． 情報循環システム会議について
１９９９年度より一般社団法人札幌青年会議所は、会議の運営をしていくにあたり、スムースで効率のよい諸会議の進行を目的として専用のアジェンダシステムを用いた会議となりました。また、パソコン（デジタル化）会議は通信を利用した情報の共有化や情報伝達速度のアップ、そして、その情報の活用と循環の有効性など、パソコンが必須のツールであるという認識を踏まえて行われるものであります。しかしながら、その利便性、即時性の弊害として上程提出期限が守られないという弊害も散見されていたという事実があります。本来、上程提出期限は事前に各会議出席者の皆様に上程書を熟読いただき、より深く、かつ円滑な会議を進めていただくためのものであります。また、上程提出期限の厳守を徹底していただきますようお願いいたします。
2．議案上程票及び上程議案の文書作成の取り決め
【基本書体】ＭＳ ゴシック
【文字サイズ】１０．５
【文書スタイル】ＭＳＷｏｒｄＷｅｂページ形式
3．議案上程票及び上程議案のファイル名の取り決め
【ファイル名の付け方】
各委員会の上程議案提出票ファイル名は別紙の議案上程ファイル名一覧表を参考にしてください。総務委員会ではファイル名及びフォルダ記号を手掛かりに処理作業を行います。間違ったファイル名ですと議案名がわからなくなり、アジェンダに組み込めませんので、ご注意ください。
4．上程議案の文書作成から送信まで
（１）上程議案提出表はエクセルにて作成し、決められた期日までに事務局と総務委員長にメールで送付してください。
（２）Ｅ－ＭＡＩＬ送信時は件名に「ファイル名」（フォルダ記号）を記入してください。
（３）議案上程が複数ある場合はひとつのメールにまとめて添付してください。
（４）期日までメールにて事務局へ送信してください。
５． 当日持込のルール
（１）当日持込の場合は、提出締切日までに、総務委員長へ必ず連絡してください。
（２）提出期限に間に合わない場合は、諸会議開始の１時間前までに資料を持込んで総務委員会に提出してください。
（３）持込資料の必要部数は、ペーパーを三役会８部、常任理事会１２部、理事会３０部及び上程資料のファイルの入ったデジタルデータ（ＵＳＢメモリー）です。
※ 注意事項
①提出メールの件名には「ファイル名」（フォルダ記号）を付けてください。
②会場や現場の写真を見せる場合は写真を回覧するようにし、上程書には組み込まないでください。
③「gian」「yosan」等、実際のファイル名は変更しないでください。
④上程議案書フォルダは圧縮（原則２ＭＢ以内）をして送信してください。
【Ｅ－ＭＡＩＬ送信時の注意事項】
１．総務委員会では、送られてきたファイル名及びフォルダ記号に基づきアジェンダシステムへ組み込みます。
必要なファイルのみを提出して下さい。なお提出は原則として１回のみです。
２回目以降は必ず連絡を入れてください。
２．コード区分で三役会から常任理事会に移る時などファイル名及びフォルダ記号を必ず変更させてください。
３．諸会議議案提出表を定められた日の１７：００までに総務委員長へＥ－ＭＡＩＬにて提出してください。
【製作ルール】
必ずＭＳＷｏｒｄＷｅｂページ形式で提出してください。
◆旧ファイル名について
例 ５理－総務－協－上程議案名
５ ・・・ 何月の上程か
理 ・・・ 諸会議の種類
三役会上程＝三 常任理事会上程＝常 理事会上程＝理
総務 ・・・ 委員会名または会議体等上程者記号（別表参照）
協 ・・・ 上程種別
「討議」＝討 「協議」＝協 「審議」＝審
「報告」＝報（事前・事後の２種類）
※ＬＯＭ予算を拠出する場合の開催報告は「審議」、
発生しない場合は事前・事後を含め「報告」となります。
上程議案名・・・上程の議案名を入れてください
※予定者会議は「予」を追加してください。 例）１２理予－総務－審－○○○
それぞれ「－」（全角マイナス）で結んで下さい。
「ー」（伸ばし）や「-」（半角）は整理の都合上ご遠慮願います。
フォルダ記号について（半角英数及び半角ハイフン「-」のみ）
例 5R-SOUM-K-1
5 ・・・ 何月の上程か
R ・・・ 諸会議の種類
三役会上程＝S 常任理事会上程＝J 理事会上程＝R
SOUM ・・・ 委員会名または会議体等上程者記号（別表参照）
K ・・・ 上程種別
「討議」＝T 「協議」＝K 「審議」＝S
「審議」＝F（ＬＯＭ予算拠出での開催報告） 「報告」＝H
1 ・・・ 管理番号
総務委員長から上程者へ諸会議出欠取り纏めと共に送信する「○月 上程議案提出表」のＮｏ
※予定者会議時の例 ・・・ 12RY-SOUM-S-1
◆上程議案の流れ
議案上程は原則として事業の４ヶ月前に行っていただきます。
◆議案上程の提出について
議案上程は原則として諸会議上程議案提出表にて提出された議案のみの上程とします。
会計確認・上程提出の締切日は諸会議のご案内にてお知らせします。
尚、上程締切日とは各委員会より副理事長・室長への提出日ではなく、専務理事（事務局）へ完成版としての提出日を指します。上程締切日に間に合うように確認者のスケジュール等をご確認の上で各確認作業をお済ませいただきますようにお願いいたします。
何卒スムースな諸会議の設営にご協力をお願いいたします。
以下の上程締め切りをご確認ください。
三役会、常任理事会
理事会
◆議案提出までの流れ
① 委員長は室長に確認してもらう。室長確認日を記入。
② 室長は副理事長に確認してもらう。副理事長確認日を記入。
③ 予算がある場合は常務理事に連絡の上で事務局に上程書及び見積書を三役会、常任理事会協議上程までは複写を、
理事会協議上程、審議上程および報告上程に際しては原本を添付する。
④ 確認後、常務理事から専務理事に適正の旨を報告・確認。
⑤ 委員長は専務理事に確認してもらう。専務理事確認日を記入。
⑥ すべての確認が終了したら、上程をメールにて事務局と総務運営委員長に送信する。
◇上程書モデル
1．事業計画書（討議）...討議上程
2．事業計画書（協議）...協議上程
3．事業計画書（審議）...審議上程
4．事業報告書（審議）...報告上程（ＬＯＭ予算拠出）
5．事業報告書（報告）...報告上程（ＬＯＭ予算不使用）
◇基本資料
1．公益目的事業２３項目
◇各種書式フォーマット
1．決算内訳書
2．支出証明書
3．領収書発行申請書
１９９９年度より一般社団法人札幌青年会議所は、会議の運営をしていくにあたり、スムースで効率のよい諸会議の進行を目的として専用のアジェンダシステムを用いた会議となりました。また、パソコン（デジタル化）会議は通信を利用した情報の共有化や情報伝達速度のアップ、そして、その情報の活用と循環の有効性など、パソコンが必須のツールであるという認識を踏まえて行われるものであります。しかしながら、その利便性、即時性の弊害として上程提出期限が守られないという弊害も散見されていたという事実があります。本来、上程提出期限は事前に各会議出席者の皆様に上程書を熟読いただき、より深く、かつ円滑な会議を進めていただくためのものであります。また、上程提出期限の厳守を徹底していただきますようお願いいたします。
2．議案上程票及び上程議案の文書作成の取り決め
【基本書体】ＭＳ ゴシック
【文字サイズ】１０．５
【文書スタイル】ＭＳＷｏｒｄＷｅｂページ形式
3．議案上程票及び上程議案のファイル名の取り決め
【ファイル名の付け方】
各委員会の上程議案提出票ファイル名は別紙の議案上程ファイル名一覧表を参考にしてください。総務委員会ではファイル名及びフォルダ記号を手掛かりに処理作業を行います。間違ったファイル名ですと議案名がわからなくなり、アジェンダに組み込めませんので、ご注意ください。
4．上程議案の文書作成から送信まで
（１）上程議案提出表はエクセルにて作成し、決められた期日までに事務局と総務委員長にメールで送付してください。
（２）Ｅ－ＭＡＩＬ送信時は件名に「ファイル名」（フォルダ記号）を記入してください。
（３）議案上程が複数ある場合はひとつのメールにまとめて添付してください。
（４）期日までメールにて事務局へ送信してください。
５． 当日持込のルール
（１）当日持込の場合は、提出締切日までに、総務委員長へ必ず連絡してください。
（２）提出期限に間に合わない場合は、諸会議開始の１時間前までに資料を持込んで総務委員会に提出してください。
（３）持込資料の必要部数は、ペーパーを三役会８部、常任理事会１２部、理事会３０部及び上程資料のファイルの入ったデジタルデータ（ＵＳＢメモリー）です。
※ 注意事項
①提出メールの件名には「ファイル名」（フォルダ記号）を付けてください。
②会場や現場の写真を見せる場合は写真を回覧するようにし、上程書には組み込まないでください。
③「gian」「yosan」等、実際のファイル名は変更しないでください。
④上程議案書フォルダは圧縮（原則２ＭＢ以内）をして送信してください。
【Ｅ－ＭＡＩＬ送信時の注意事項】
１．総務委員会では、送られてきたファイル名及びフォルダ記号に基づきアジェンダシステムへ組み込みます。
必要なファイルのみを提出して下さい。なお提出は原則として１回のみです。
２回目以降は必ず連絡を入れてください。
２．コード区分で三役会から常任理事会に移る時などファイル名及びフォルダ記号を必ず変更させてください。
３．諸会議議案提出表を定められた日の１７：００までに総務委員長へＥ－ＭＡＩＬにて提出してください。
【製作ルール】
必ずＭＳＷｏｒｄＷｅｂページ形式で提出してください。
◆旧ファイル名について
例 ５理－総務－協－上程議案名
５ ・・・ 何月の上程か
理 ・・・ 諸会議の種類
三役会上程＝三 常任理事会上程＝常 理事会上程＝理
総務 ・・・ 委員会名または会議体等上程者記号（別表参照）
協 ・・・ 上程種別
「討議」＝討 「協議」＝協 「審議」＝審
「報告」＝報（事前・事後の２種類）
※ＬＯＭ予算を拠出する場合の開催報告は「審議」、
発生しない場合は事前・事後を含め「報告」となります。
上程議案名・・・上程の議案名を入れてください
※予定者会議は「予」を追加してください。 例）１２理予－総務－審－○○○
それぞれ「－」（全角マイナス）で結んで下さい。
「ー」（伸ばし）や「-」（半角）は整理の都合上ご遠慮願います。
フォルダ記号について（半角英数及び半角ハイフン「-」のみ）
例 5R-SOUM-K-1
5 ・・・ 何月の上程か
R ・・・ 諸会議の種類
三役会上程＝S 常任理事会上程＝J 理事会上程＝R
SOUM ・・・ 委員会名または会議体等上程者記号（別表参照）
K ・・・ 上程種別
「討議」＝T 「協議」＝K 「審議」＝S
「審議」＝F（ＬＯＭ予算拠出での開催報告） 「報告」＝H
1 ・・・ 管理番号
総務委員長から上程者へ諸会議出欠取り纏めと共に送信する「○月 上程議案提出表」のＮｏ
※予定者会議時の例 ・・・ 12RY-SOUM-S-1
◆上程議案の流れ
議案上程は原則として事業の４ヶ月前に行っていただきます。
| ４ヶ月前 | ３ヶ月前 | ２ヶ月前 | １ヶ月前 | 実施月 | １ヶ月後 |
| 諸会議上程議案 提出 |
協議上程議案 上旬 三役会 中旬 常任理事会 下旬 理事会 |
審議上程議案 上旬 三役会 中旬 常任理事会 下旬 理事会 |
報告上程議案 上旬 三役会 中旬 常任理事会 下旬 理事会 |
事業実施 | 報告上程議案 上旬 三役会 中旬 常任理事会 下旬 理事会 |
◆議案上程の提出について
議案上程は原則として諸会議上程議案提出表にて提出された議案のみの上程とします。
会計確認・上程提出の締切日は諸会議のご案内にてお知らせします。
尚、上程締切日とは各委員会より副理事長・室長への提出日ではなく、専務理事（事務局）へ完成版としての提出日を指します。上程締切日に間に合うように確認者のスケジュール等をご確認の上で各確認作業をお済ませいただきますようにお願いいたします。
何卒スムースな諸会議の設営にご協力をお願いいたします。
以下の上程締め切りをご確認ください。
三役会、常任理事会
| 上程締切日 | 会議当日 |
| １７：００締め切り | 会議 |
理事会
| 上程締切日 | 会議当日 |
| １７：００会計確認、締め切り | 会議 |
◆議案提出までの流れ
① 委員長は室長に確認してもらう。室長確認日を記入。
② 室長は副理事長に確認してもらう。副理事長確認日を記入。
③ 予算がある場合は常務理事に連絡の上で事務局に上程書及び見積書を三役会、常任理事会協議上程までは複写を、
理事会協議上程、審議上程および報告上程に際しては原本を添付する。
④ 確認後、常務理事から専務理事に適正の旨を報告・確認。
⑤ 委員長は専務理事に確認してもらう。専務理事確認日を記入。
⑥ すべての確認が終了したら、上程をメールにて事務局と総務運営委員長に送信する。
◇上程書モデル
1．事業計画書（討議）...討議上程
2．事業計画書（協議）...協議上程
3．事業計画書（審議）...審議上程
4．事業報告書（審議）...報告上程（ＬＯＭ予算拠出）
5．事業報告書（報告）...報告上程（ＬＯＭ予算不使用）
◇基本資料
1．公益目的事業２３項目
◇各種書式フォーマット
1．決算内訳書
2．支出証明書
3．領収書発行申請書
