(一社)札幌青年会議所 2014年度

十一月「新入会員歓迎」例会開催(案)について

協議

 

 

ファイル名

8R-KAKU-K-1

 

事業名

(一社)札幌青年会議所 2014年度

十一月「新入会員歓迎」例会開催(案)

 

室名

JCの絆構築室

委員会名

JAYCEE拡大・交流委員会

 

専務理事

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 8月22日

コンプライアンス

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 8月22日

予  算

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 8月22日

公益目的

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 8月22日

担当役職・役員名

副理事長

中村 悌也

確認日

2014年 8月22日

担当役職・役員名

常任理事

森田 宣広

確認日

2014年 8月22日

委員長名

委員長

大和 文典

確認日

2014年 8月21日

作成者役職・氏名

副委員長

高橋 聡一朗

作成日時

2014年 8月20日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

20〜40歳までという限られた時間しか所属することのできない青年会議所において、新しい仲間との出会いは何ごとにも代え難い素晴らしい機会です。

本年度もメンバーの皆様の努力の賜物により、多くの新入会員予定者を迎えることとなりました。

青年会議所の運動をより素晴らしいものにしていくためには、これからともに活動していく新入会員予定者の入会を心から歓迎するとともに、メンバーとのコミュニケーションを通じて、主体的にJC運動に取り組む意識を醸成することが重要であると考えます。


2.

参加対象者及び人数

 

232名

対内参加者: 正会員     171

       特別会員      1名

       新入会員予定者  60名


3.

事業目的 (対外)

 

なし


4.

事業目的 (対内)

 

メンバー全員で新しい仲間を温かく迎えるとともに、新入会員予定者が札幌青年会議所のメンバーとしてJC運動に取り組んでいただく意識を確立します。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

2014年11月5日(水) 18:30〜20:30


2.

実施場所・会場

 

札幌パークホテル エメラルド

札幌市中央区南10条西3丁目1−1

011−511−3131


3.

参加推進方法

 

(1)HOT・MAILの活用

(2)各委員会への訪問による告知

 (3)新入会員予定者には事前に例会趣旨と日程についてメール配信を実施し、仮入会者研修と面接選考       会でのアナウンスを行います。


4.

予算総額

¥1,042,000−

事業計画収支予算書へ


5.

外部協力者・協力種別

 

なし


6.

講師名

 

 

なし


7.

テーマ

 

 

ようこそ札幌JCへ 〜ここから始まるJC物語〜


8.

対外配布資料の有無

 

 

なし


9.

公益性の有無

 

 

なし


10.

事業内容

 

(1)例会内容

@募集から選考までの経緯を一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 会員選考特別委員会委員長 奥山 倫行 君より報告していただきます。

A理事長より新入会員予定者代表者に入会承認証の授与をしていただきます。

B理事長、直前理事長、次年度理事長のお三方より、新入会員予定者全員にJCバッジの授与をしていただきます。

C新入会員予定者代表に入会の宣誓をしていただきます。

D懇親会では新入会員予定者を各委員会のテーブルに配置させていただくことで、交流を深めていただきます。

E一般社団法人札幌青年会議所にて、2014年度に実施した例会及び特別事業の紹介を映像にて行います。

F新入会員発表(2グループ 各10分)

新入会員予定者より現役メンバーへ発表をします。

G同好会紹介(5同好会×3分)

一般社団法人札幌青年会議所の各同好会(じゃがいもクラブ、MCCS、アイスホッケー同好会、野球同好会、サッカー同好会)より、新入会員予定者へ同好会のPRをしていただきます。

 

(2)事業の流れ

2014年 7月7日 企画立案

8月26日 第8回理事会 協議上程

9月30日 第9回理事会 審議上程

10月1日 会場打合せ

10月4日 HOT・MAIL配信

11月5日 実施

12月16日 第12回理事会 報告上程

 

(3)開催当日のスケジュール

15:30 新入会員予定者集合・登録開始

16:00 新入会員予定者向けスケジュール及び注意事項説明、リハーサル開始

17:40 新入会員予定者リハーサル終了

18:00 現役メンバー受付開始

18:30 開会

18:31 新入会員予定者入場

18:41 国歌並びにJCソング斉唱

18:44 JCI Creed唱和

18:46 JCI Mission並びにJCI Vision唱和

18:48 JC宣言文朗読並びに綱領唱和

18:50 理事長挨拶

一般社団法人札幌青年会議所 第63代理事長 池ア 潤 君

18:55 経過報告

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 会員選考特別委員会委員長

奥山 倫行君

19:00 新入会員予定者代表への入会承認書の授与

19:03 JCバッジの授与

19:15 入会宣誓

19:20 懇親会 乾杯

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 直前理事長 竹原 慎雅 君

19:25 歓談

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 例会及び特別事業映像放映

19:35 新入会員予定者 発表(2グループ)

19:55 歓談

20:05 同好会紹介

20:20 歓談

20:25 次年度理事長挨拶

一般社団法人札幌青年会議所 第64代理事長予定者

20:30 閉会


11.

前年度からの引継ぎ事項

 

(1)当日は新入会員予定者が遅参又は欠席(事前連絡あり、無断欠席)することがあるので、その場合に備えて遅参者はどこの席に座っていただくか、遅参者への説明を誰が行うかなどについても十分に準備しておく必要があります。

(2)進行台本の役員の登壇や降壇などの詳細も記載し、当日に改めて役員の皆様に進行の説明をする必要があります。

(3)全体的な流れを確認しながら、会場レイアウトを事前に確認し、映像や音響など細かな部分にも配慮することが必要です。

(4)誘導員の配置を増やし、段取りを把握していない予定者も、迷うことなく進行できる環境をつくることが必要です。


12.

本年度の工夫と期待される効果

 

(1)新入会員予定者には遅刻や欠席をしないように、事前に集合時間や当日の流れを周知徹底するとともに、やむを得ず遅刻や欠席をする場合は、事前に必ず連絡をしていただきます。また、遅刻者に対しては専属の説明役を付け、開会後は誘導人員をしっかり配置することで、新しい仲間を温かく迎えます。

(2)新入会員発表の発表内容や発表方法は、新入会員予定者に会議の場で話し合いをしていただき、自分たちで決めていただくことで、新入会員予定者同士の結束力を高めるとともに、札幌青年会議所メンバーとなる気構えを確固たるものにしていただきます。


13.

特記事項

 

(1)例会開始までの空き時間を活用し、新入会員予定者には自己紹介をしていただくとともに、同期会の発足を促すことで、新入会員同士の交流を深めます。

(2)各テーブルに新入会員予定者のプロフィールを配布するとともに、歓談中に本年度の運動の映像を放映することで、交流を図り易い環境を構築します。

(3)例会資料には登壇や降壇などメンバーの動きを詳細に記載するとともに、事前に資料の配信をすることで、当日、動きがある方々に混乱が生じないようにします。

(4)機材設置の際に不測の事態が生じないように、会場打合せを綿密に行います。

(5)新入会員予定者同士の絆を深めるため、第1回仮入会者研修以降、月に1回以上の会議を行っていただき、新入会員歓迎例会の場で新入会員発表を行います。

(6)同好会はシニアクラブ会員と交流を深めることのできる場であるとともに、現役メンバーの絆を深めることのできる場であることを、新入会員予定者全員に知っていただくため、同好会紹介を行います。

(7)新入会員発表は内容が決まり次第、上程書に記載します。内容の確定が間に合わない場合は、専務理事に確認をしていただくことで対応します。


14.

討議・協議・審議のポイント

 

開催当日の進行内容について

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

1

幕(案)

2

入会承認証案)

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

配布

なし

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第8回三役会

開催日

2014年

 8月

 5日

(火曜日)

 

意見 1:

1.事業実施に至る背景の前段と後段の記載内容が重複しているので精査してください。

対応 1:

1.事業実施に至る背景の記載内容に重複している部分があったため、重複している部分を一文にまとめて記載しました。

意見 2:

4.事業目的(対内)に目的が2つ記載してあるが、重要であると認識している方を先に記載するなどして、優先順位を明確にしてください。

対応 2:

4.事業目的(対内)の記載順について、メンバー全員で新入会員予定者の入会をお祝いすることが重要であるため、前段部分にメンバー全員でお祝いする旨を記載しました。

意見 3:

7.テーマの意味が分かりにくいので、誰が見ても意味がすぐにわかるようなテーマに再考してください。

対応 3:

新入会員予定者に歓迎の意を示すとともに、青年会議所という新しい世界に飛び込み、素晴らしいJCライフを送っていただけるようにという想いを込めて7.テーマを再考しました。

意見 4:

10.事業内容Fについて、事前に発表内容を専務理事に確認を取ったうえで発表する旨を記載してください。

対応 4:

発表内容については専務理事の確認をいただいたうえで、発表を行う旨を13.特記事項(7)に記載しました。

意見 5:

12.本年度の工夫と期待される効果のバッジ授与について、理事長が全員にバッジを付けるのは難しいので、渡し方に工夫をしてください。

対応 5:

理事長のご負担を軽減するとともに、時間を短縮するため、10.事業内容にJCバッジは理事長より代表者1名にお渡ししていただく旨を記載しました。また乾杯後、理事長より各新入会員予定者にバッジをお渡ししていただく旨を12.本年度の工夫と期待される効果(3)に記載しました。

意見 6:

今年の新入歓迎例会ならではの、設えを考えてください。

対応 6:

本年度の特色として、新入会員予定者に自分たちの手で企画・運営をした新入会員発表を行っていただく旨を12.本年度の工夫と期待される効果(2)に記載いたしました。

意見 7:

参考資料06と07はメンバーに周知する内容のため、差出人を専務理事に変更してください。

対応 7:

メンバーに配信する資料であるため、参考資料06と07の差出人を専務理事に変更しました。


第8回常任理事会

開催日

2014年

 8月

12日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

背景と目的の文言に統一感がないため文章を精査してください。

対応 1:

背景と目的の文言に統一感を出すため、4.事業目的(対内)の「気構えを確固たるものに」という文言を「意識を醸成します」に変更し文言を精査しました。

意見 2:

12.本年度の工夫と期待される効果(3)について新入会員予定者に、不公平感を与えないようにバッジ授与の手法を変更してください。

対応 2:

新入会員予定者に不公平感を与えないよう、壇上で全員にバッジを授与する旨を10.事業内容に記載しました。

意見 3:

同好会を新入会員予定者に知っていただきたいのであれば、新入会員予定者の発表終了後の方が、緊張が解けて聞いていただける環境が整うと考えますので順番を再考してください。

対応 3:

新入会員予定者に同好会をよりよく知っていただくために、新入会員発表終了後に同好会紹介を行う旨を10.事業内容に記載しました。

意見 4:

参考資料04.新入会員予定者プロフィール原紙(案)の中の現役メンバーへの質問という部分の意味が分かりにくいので削除するか文言の変更をしてください。

対応 4:

JCに対する疑問という捉え方で記載しましたが、歓談中に疑問や質問などをメンバーにしていただくという設えにさせていただきますので削除しました。

意見 5:

参考資料05.現役メンバープロフィール原紙(案)は新入会員予定者に見る暇がないので削除してください。

対応 5:

新入会員予定者に閲覧する暇がないことと、歓談をとおしてさまざまなことを知っていただく設えとさせていただきますので削除しました。


第8回理事会

開催日

2014年

8月

26日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

 

対応 1:

 


第9回三役会

開催日

2014年

 9月

 2日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

 

対応 1:

 


第9回常任理事会

開催日

2014年

9月

16日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

 

対応 1:

 


第9回理事会

開催日

2014年

9月

30日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

 

対応 1:

 

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

参考資料一覧

                                                                                            

 

種 別

資  料  名  内  容

1

電子

年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的23項目

2

電子

進行台本(案)

3

電子

会場図(案)

4

電子

新入会員予定者プロフィール原紙(案)

5

電子

メンバーの皆様への依頼事項(案)

6

電子

各同好会への依頼事項(案)

7

電子

映像絵コンテ(案)

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