（一社）札幌青年会議所　２０１４年度 六月「創立記念」例会開催報告（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 7R-SOSHI-F-1

● | 事業名 | ： | （一社）札幌青年会議所　２０１４年度 六月「創立記念」例会開催報告（案）

● | 室名 | ： | 組織運営室 | ● | 委員会名 | ： | ＪＣ運動発信委員会 総務委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　７月２２日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　７月２２日
● | 決　　算 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　７月２２日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　７月２２日
● | 担当役職・役員名 | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　７月１８日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　７月１７日
● | 委員長名 | ： | 委員長１ | ： | 三品　幸司 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　７月１７日
● | 委員長名 | ： | 委員長２ | ： | 斉藤　慎也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　７月１７日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 副委員長 | ： | 野村　孝 | ● | 作成日時 | ： | ２０１４年　７月１７日

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事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

本年で６３年の歴史を数える札幌青年会議所は、夢あふれる札幌の創造に向けて一般社団法人として確かな第一歩とするために、新たな歴史を歩み始めました。今一度、先輩諸氏が築いてこられた足跡を振り返り歴史と伝統を認識するとともに、感謝の想いを込めて創立の日を祝う必要があると考えます。

２． | 参加対象者及び人数

参加者数　　　　　　　　　　２０４名（前年比１１３．３％）　（２０１３年度出席者数　１８０名） （内訳）正会員　　　　　　　１２５名（前年比１１６．８％）　　　　　　　　　　　　（１０７名） （出席率７２．６％） シニアクラブ会員　　　７９名（前年比１０８．２％）　　　　　　　　　　　　　（７３名）

３． | 事業目的　（対外）

なし

４． | 事業目的　（対内）

シニアクラブ会員と現役メンバーが創立の日を祝い、交流を深めるとともに、運動への機運を高める。

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事業概要

１． | 実施日時

２０１４年　６月１１日（水）　１８：３０～２０：２４

２． | 実施場所・会場

札幌パークホテル　３階パークホール 札幌市中央区南１０条西３丁目 ＴＥＬ：０１１－５１１－３１３１

３． | 決算・予算総額 | 決算総額￥１，２３１，９５６ 予算総額￥１，５００，０００ | 事業計画収支決算書へ

４． | 外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

お礼状発送状況 ６月１２日（木）　７９通発送済み （内訳）　シニアクラブ会員７９名

５． | 対外配布資料の有無 |

なし

６． | 公益性の有無 |

なし

７． | 事業実施内容

（１）開催当日の進行内容 ①第一部　プレゼンテーション 十月特別事業サッポロスマイルアワードを、シニアクラブ会員の皆様に映像と委員長全員による呼びかけにてプレゼンテーションいたしました。 ②第二部　懇親会 シニアクラブ会員の座席を入会年度を基準に配席し、現役メンバーと同席とすることで、和やかな雰囲気のなかで世代を超えて交流を深めていただきました。 （２）事業の流れ ２０１４年　３月　５日　会場打ち合わせ ２０１４年　３月１３日　映像打ち合わせ ２０１４年　３月１４日　シニアクラブ会員リスト準備 ２０１４年　３月２５日　第３回理事会協議上程 ２０１４年　４月２２日　第４回理事会審議上程 ２０１４年　４月３０日　案内状発送 ２０１４年　５月　７日　ＨＯＴ・ＭＡＩＬ配信 ２０１４年　５月１６日　シニアクラブ会員出欠締め切り ２０１４年　５月２０日　シニアクラブ会員電話掛け ２０１４年　６月１０日　シニアクラブ会員出欠最終確認 ２０１４年　６月１１日　六月「創立記念」例会開催 ２０１４年　６月１２日　お礼状発送 ２０１４年　７月２９日　第７回理事会報告上程 （３）開催当日のスケジュール １３：００　室メンバー集合 １３：０５　最終打ち合わせ・会場設営開始 １４：００　全体リハーサル開始 １５：５０　全委員長集合 １６：００　第一部プレゼンテーション練習開始（全委員長） １６：１０　現役メンバー受付開始 １６：４０　現役メンバー全体説明・リハーサル開始 １７：３０　リハーサル終了・休憩 １７：５５　会場内スタンバイ １８：００　シニアクラブ会員受付開始 １８：３０　オープニング映像 １８：３５　開会 １８：３７　国歌並びにＪＣソング斉唱 １８：３９　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和 １８：４０　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和 １８：４１　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和 １８：４２　理事長挨拶 一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君 １８：４７　シニアクラブ会長挨拶 一般社団法人札幌青年会議所　シニアクラブ会長　松下　直樹　先輩 １８：５５　第一部　プレゼンテーション １８：５９　第二部　懇親会　乾杯 一般社団法人札幌青年会議所　シニアクラブ幹事長　玉腰　勇吉　先輩 １９：０２　歓談（４４分） １９：４６　ＪＣＩ　ＮＯＴＨＩＮＧ　ＢＵＴ　ＮＥＴＳキャンペーン及び会員拡大ＰＲ ２０：０２　若い我等斉唱アナウンス・移動 ２０：０３　若い我等斉唱 ２０：０５　一発締め 一般社団法人札幌青年会議所　第２３代理事長　駒野　幸一　先輩 ２０：１２　シニアクラブ会員退場 ２０：２４　閉会

８． | 開催目的の実現と成果

（１）事前の電話掛けを綿密に行うことで、開催当日には多くのシニアクラブ会員に参加していただき、ともに創立の日を祝うことができました。 （２）シニアクラブ会員の配席を入会年度順にしたことで、懇親会中の会話が弾み交流を深めることができました。 （３）例会中に会員拡大などのＰＲを行うことで、運動への機運を高めることができました。

９． | 運営上の問題点

（１）シニアクラブ会員への電話掛けの際に、不在による不通が多く、予定よりも電話掛けの期間を延長することになりました。 （２）開催当日の受付では、経験豊富なメンバーを担当にしましたが、対応できるメンバーの不足から、混乱を招いたため、組織運営室以外のメンバーにお手伝いをお願いすることとなりました。 （３）開催当日に急遽欠席されたシニアクラブ会員から、登録料をいただくことができませんでした。 （４）プレゼンテーションでは、シニアクラブ会員の皆様が本年度の事業に関心をもっていただくことで、各テーブルのシニアクラブ会員と現役メンバーの交流をより深めるために行いましたが、一部のシニアクラブ会員から内容が伝わらないとのご指摘をいただきました。

１０． | 次年度への引継ぎ事項

（１）電話掛けを行う際は、不在にされている方などが多いため、２コールまでは会社に電話をし、３コール目は携帯電話に掛けるなどのルール決めをしておく必要があります。また、例会担当室メンバーの同期入会者リストなどを作成して担当決めを行い、分担して電話掛けを行う必要があります。 （２）受付では、混乱に備えて、多くのシニアクラブ会員と面識のあるメンバーへ事前に協力の依頼をするなどして人員を増やす必要があります。 （３）登録料の徴収について、事前にシニアクラブ会員へ案内をする際にお伝えするなどの工夫が必要です。 （４）プレゼンテーションの内容について補足資料を各テーブルに配布し、同席した現役メンバーからシニアクラブ会員へプレゼンテーションについて話をするなど、内容を伝わりやすくする工夫が必要です。

１１． | 委員長所見

ＪＣ運動発信委員会委員長　三品幸司 本年度、当委員会におきまして、室合同ではありますが、２度目となる担当例会として迎えました六月「創立記念」例会は、前月に担当させていただきました五月「理事長杯ゴルフ大会」から間隔が短く、精度の高い準備が求められる例会でした。そのようななか、同室であります総務委員会の皆様には議案作成から例会当日まで多大なご負担をかけてしまいましたが、幾度の室合同委員会やリハーサルを経て両委員会が一致団結し、委員会メンバー一人ひとりが役割を十分理解し、全体をとおして円滑に運営できたこと、両委員会メンバーには感謝しております。また、当日は開会前の時間を利用して全メンバーでリハーサルを行いました。これにより、全メンバーが例会の流れを共有し、緊張感も高まり、おもてなしの気持ちでシニアクラブ会員をお迎えするという意識を統一し、予想以上の素晴らしい六月「創立記念」例会を開催することができ、安堵しているところでもございます。 結びになりますが、お忙しいところをご参加いただきましたシニアクラブ会員の皆様並びに現役メンバーの皆様に心より御礼申し上げます。誠にありがとうございました。 総務委員会委員長　斉藤慎也 六月「創立記念」例会とは、札幌青年会議所の三大例会の一つであり、シニアクラブ会員と現役メンバーの交流ができる大変貴重な例会であります。当日は、シニアクラブ会員の皆様と歴史と伝統を振り返りながら、創立の日をお祝いすることができたことに改めて感謝申し上げます。本年度は、プレゼンテーションの時間を設けることによりシニアクラブ会員の皆様に現役メンバーの決意を伝えることができ、先輩諸氏とともに運動への機運を高めることができました。出席者数については、電話掛けを綿密に行ったことで、前年度は上回ったものの、今後はさらに精度を高め、多くのシニアクラブ会員の出席をいただくことが必要不可欠であると考えます。最後になりますが、六月「創立記念」例会をとくに大きな問題なく終えることができたのは、何度も行った会議及びリハーサルにご参加いただき、ご指導ご鞭撻そしてご協力をいただいたメンバーがいたからだと確信しております。本当に専務理事、組織運営室長、そして組織運営室のメンバーの皆様ありがとうございました。

１２． | 追記事項

（１）配席について、専務理事と入念に打ち合わせをしたことにより、開催当日の会場内におけるシニアクラブ会員の誘導をスムーズに行うことができました。 （２）受付の際に、領収証リストを名前順と会社名順で用意しておくことにより、領収書の対応がスムーズに行うことができました。 （３）事前のリハーサルを入念に行うことで、開催当日の進行をスムーズに進めることができました。 （４）シニアクラブ会員への電話掛けの際、同好会でのつながりや現役メンバーの親族と、同世代のつながりをもつ会員のリスト分けをして電話掛けを行うことで、例年、創立記念例会に参加していないシニアクラブ会員から出席いただくことができました。

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協議・審議対象資料一覧

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 資　　料　　名
1 | なし

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第３回三役会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ３月 | ４日 | （火曜日） | 協議

意見　１： | １．事業実施に至る背景について、一般社団法人としての初年度であることを踏まえて、文言を加えるなどしてください。
対応　１： | 上記意見に基づき、１．事業実施に至る背景に文言を追記し、修正いたしました。
意見　２： | ４．事業目的（対内）が、手法に寄った記載になっておりますので、創立記念日を祝ってどのようにするかについて記載してください。
対応　２： | ４．事業目的（対内）の記載について検討し、修正いたしました。
意見　３： | 審議対象資料０３の横断幕について、フォントを変えるなどして歴史や伝統をイメージさせる重みを出してください。
対応　３： | 審議対象資料０３を、より歴史や伝統をイメージさせるようフォントを変更いたしました。
意見　４： | 全体的に、期待感が出るような特色をもっと出すようにしてください。
対応　４： | 上記について検討し、１０．事業内容（１）①及び参考資料０８について修正するとともに、１２．本年度の工夫と期待される効果（１）と（２）を追記、参考資料１２を追加いたしました。
意見　５： | 昨年も使用した歴史を綴ったパネルの使用について、意味合いを検討してください。
対応　５： | 札幌青年会議所の歴史パネルの使用及び意味合いについて検討し、１３．特記事項（７）及び参考資料１０を追記いたしました。
意見　６： | 十月特別事業及び会員拡大のＰＲの時間を設けてください。
対応　６： | 上記意見に基づき、１０．事業内容（３）及び参考資料０３を修正いたしました。
意見　７： | 現役メンバーが当事者意識をもってとりくめるような内容にしてください。
対応　７： | 現役メンバーの当事者意識について検討し、１２．本年度の工夫と期待される効果（２）に記載いたしました。
意見　８： | プレゼンテーション映像の内容について検討し、内容の濃いものとしてください。
対応　８： | プレゼンテーション映像の内容について精査し、１０．事業内容（１）①及び参考資料０８を修正いたしました。
意見　９： | 時間配分のバランスを考え、先輩が懇親を深められる時間をしっかり取るようにしてください。
対応　９： | 当日の進行について検討し、１０．事業内容（３）及び参考資料０３を修正いたしました。
意見１０： | より多くのシニアクラブ会員に、ご来場いただけるような方法について検討してください。
対応１０： | より多くのシニアクラブ会員に、ご来場いただけるよう検討し、１３．特記事項（８）に記載いたしました。
意見１１： | 新年交礼会における決算報告時の反省を活かし、慎重な予算組みをしてください。
対応１１： | 予算の構成につき精査し、予算書を修正いたしました。

● | 第３回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ３月 | １１日 | （火曜日） | 協議

意見　１： | １０．事業内容（２）について、返信期間を考えて案内状の送付日を決定してください。また、案内状に日付を記載してください。
対応　１： | シニアクラブの方に余裕をもって返信いただける案内状の送付日を設定し、１０．事業内容（２）の記載を変更するとともに審議対象資料０１　案内状（案）に日付を追記いたしました。
意見　２： | 昨年度の資料を参考にし、電話掛けマニュアルの資料を作成してください。
対応　２： | 上記意見に基づき、参考資料１２　シニアクラブ会員電話掛けマニュアルを添付いたしました。
意見　３： | リハーサルの時間が適切かどうかについて検討し、内容を詳細に記載してください。
対応　３： | リハーサルの時間について精査し、詳細を参考資料１３　全体説明・セレモニー練習タイムスケジュール（案）に記載いたしました。
意見　４： | 式次第の記載を進行に則したかたちにしてください。
対応　４： | 式次第の記載について精査し、審議対象資料０４　式次第（案）の記載を修正いたしました。
意見　５： | 若い我等を斉唱する際やシニアクラブ会員のお見送りをする際の導線について図に追記してください。
対応　５： | 上記意見に基づき、参考資料０７　会場導線図（案）に追記いたしました。
意見　６： | 予算をかけてプレゼンテーション映像と内容が重複するパネルを設置する意味があるのかについて検討してください。
対応　６： | パネル設置の意味合いや予算の使途について再度検討し、パネルは設置しないことといたしました。
意見　７： | 参考資料１１は専務理事からの周知事項であるべきなので、記載を修正してください。また、覚えやすいように記載の仕方を工夫してください。
対応　７： | 専務からの周知事項として参考資料１０　ＨＯＴ・ＭＡＩＬ（案）を、その添付資料として参考資料１１　事前周知資料（案）を作成させていただきました。

● | 第３回理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ３月 | ２５日 | （火曜日） | 協議

意見　１： | ４．事業目的（対内）に関して、感謝の念を胸に刻むことよりも創立を祝うことの方が重要だと思います。また、感謝の念を胸に刻むことを前面に出すのであれば、議案上弱く感じますのでご検討お願いいたします。
対応　１： | 本例会の目的及び事業実施による効果について検討し、４．事業目的（対内）を修正し、それに伴い７．テーマ並びに１２．本年度の工夫と期待される効果（３）を追記いたしました。
意見　２： | ＪＣＩ　ＮＯＴＨＩＮＧ　ＢＵＴ　ＮＥＴＳキャンペーンの報告について、日本青年会議所で行っている事業でもありますので、ただ集まった金額を報告するだけで終わるのではなく、趣旨も含めてしっかりとしたＰＲを検討してください。
対応　２： | ＪＣＩ　ＮＯＴＨＩＮＧ　ＢＵＴ　ＮＥＴＳキャンペーンの報告について、しっかりとしたＰＲを行えるよう時間の配分を見直し、１０．事業内容（３）及び参考資料０６の記載を修正いたしました。
意見　３： | 例年以上に多くの先輩諸氏が来場されることが予想されますので、特に入会年度の浅いメンバーに対して、礼儀作法などを周知徹底してください。
対応　３： | 全現役メンバーに礼儀作法などを周知徹底するための方法について検討し、１３．特記事項（１１）を追記するとともに、１０．事業内容（３）及び参考資料０６の記載を修正いたしました。
意見　４： | 第一部プレゼンテーションについて、この組織の未来が明るいということをお伝えすることが先輩への最大の敬意だと思われますので、ご検討ください。
対応　４： | 第一部プレゼンテーション内容について検討し、先輩諸氏に札幌青年会議所の明るい未来をイメージしていただけるよう、１０．事業内容（１）①及び参考資料０８を修正いたしました。

● | 第４回三役会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ４月 | １日 | （火曜日） | 審議

意見　１： | １．事業実施に至る背景の記載に読点が多く、読みづらいので精査してください。
対応　１： | １．事業実施に至る背景について、読みやすいように記載を修正いたしました。
意見　２： | 第一部プレゼンテーションは現役メンバー全員で行うかたちではなく、例えば委員長のみで行うなど方法について検討してください。
対応　２： | 第一部プレゼンテーションの方法について精査し、８人の委員長のみで行うかたちに変更するとともに、参考資料０６、参考資料０８、参考資料１２を修正いたしました。
意見　３： | 会場図について、役員や各委員会のメンバーの座席位置がわかるように追記してください。
対応　３： | 参考資料１１につき、役員や各委員会のメンバーの座席位置がわかるように記載を修正いたしました。
意見　４： | 開会前に長い映像を上映すると間延びする危険性がありますので、オープニング映像を少し短めにしてください。また、イメージが伝わりにくいので絵コンテをより詳細なものにしてください。
対応　４： | オープニング映像の長さについて見直し、１０．事業内容（３）及び参考資料０６の記載を修正いたしました。また、参考資料０７及び参考資料０８についてイメージがより伝わりやすくなるように修正いたしました。

● | 第４回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ４月 | ８日 | （火曜日） | 審議

意見　１： | １３．特記事項（４）の文言を精査し、丁寧な記載に改めてください。また、「過度な配膳」とはどのようなことかを年次の若いメンバーにもわかりやすく示すため、周知する資料に追記してください。
対応　１： | １３．特記事項（４）の文言を丁寧な記載に修正するとともに、参考資料１０に追記いたしました。
意見　２： | 第一部プレゼンテーション資料の①と②を一つにまとめるなどして、イメージがより伝わりやすくなるように修正してください。
対応　２： | 参考資料０８を一つにまとめ、イメージがより伝わりやすくなるように修正いたしました。
意見　３： | 第一部プレゼンテーションの発表にサッポロスマイルアワード以外の他の事業も含めるように工夫してください。
対応　３： | 参考資料０８の内容について精査し、サッポロスマイルアワード以外の事業もプレゼンテーションに追加いたしました。
意見　４： | 当日のスケジュールについて、委員長８名のリハーサルを全体リハーサルの前に入れるなど、配慮してスケジュールを組んでください。
対応　４： | 当日のスケジュールを精査し、１０．事業内容（３）及び参考資料０６、参考資料１４を修正いたしました。
意見　５： | 司会の人選は例会を成功させるうえで大変重要な要素ですので、しっかりとした進行をできる人を選定してください。
対応　５： | 司会の人選について検討し、赤地常務理事を選定いたしました。

● | 第４回理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ４月 | ２２日 | （火曜日） | 審議

意見　１： | なし
対応　１： | なし

● | 第７回三役会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ７月 | ８日 | （火曜日） | 報告

意見　１： | 事業要綱２．参加人数の比率を出してください。
対応　１： | 事業要綱２．参加人数の比率を出して、記載いたしました。
意見　２： | 事業概要９．運営上の問題点（４）の意図が伝わりづらいので、記載内容を精査してください。
対応　２： | 事業概要９．運営上の問題点（４）の記載内容を精査、修正いたしました。
意見　３： | 例年参加していないシニアクラブ会員が多く出席していましたので、電話掛けの方法などについて次年度に引き継げるように記載してください。
対応　３： | 電話掛けの方法について１２．追記事項（４）に記載いたしました。

● | 第７回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ７月 | １５日 | （火曜日） | 報告

意見　１： | 事業概要８．開催目的の実現と成果（３）について十月特別事業のプレゼンテーションＰＲによる運動への機運は高まっているようには見受けられなかったため、精査をしてください。
対応　１： | 事業概要８．開催目的の実現と成果（３）の記載内容を検証し、修正いたしました。

● | 第７回理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ７月 | ２９日 | （火曜日） | 報告

意見　１： |
対応　１： |

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参考資料一覧

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 事業の様子
3 | 電子 | シニアクラブ会員出席者リスト
4 | 電子 | 投影資料
5 | 電子 | 進行台本
6 | 電子 | 司会用進行台本
7 | 電子 | 第一部プレゼンテーション台本
8 | 電子 | 案内状
9 | 電子 | お礼状
10 | 電子 | 式次第
11 | 電子 | 式次第（出席者一覧）
12 | 電子 | 席図
13 | 電子 | 備品リスト

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