(一社)札幌青年会議所 2014年度 

「第63回北海道地区大会小樽大会」札幌LOMナイト開催(案)の件

審議

 

 

ファイル名

7R-SYOU-S-1

 

事業名

(一社)札幌青年会議所 2014年度

「第63回北海道地区大会小樽大会」札幌LOMナイト開催(案)

 

室名

JCの絆構築室

委員会名

渉外委員会

 

専務理事

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 7月23日

コンプライアンス

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 7月23日

予  算

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 7月22日

公益目的

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 7月22日

担当役職・役員名

副理事長

中村 悌也

確認日

2014年 7月22日

担当役職・役員名

常任理事

森田 宣広

確認日

2014年 7月22日

委員長名

委員長

阿部 英介

確認日

2014年 7月21日

作成者役職・氏名

副委員長

瀧本 貴俊

作成日時

2014年 7月21日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

 

第63回北海道地区大会小樽大会は、公益社団法人日本青年会議所北海道地区協議会が開催する最大の事業であり、北海道地区協議会の運動をより多くの北海道民へ発信しようという気概のもと、各委員会が結束して力強い運動を展開します。また、開催日程の最終日には、40歳で卒業を迎えるメンバーの卒業式も行われます。LOMの絆を構築するには、北海道地区協議会への出向者に対して労をねぎらい、卒業予定者には感謝の想いを伝え、同じ時間を共有し語り合うことで結束力の向上を図る必要があります。


2.

参加対象者及び人数

 

 

173

 対内参加者 :正会員 172

        特別会員  1名

 (参考)

 2013年度 出席数107名(参加率65.6%)

 2012年度 出席数106名(参加率64.6%)

 2011年度 出席数109名(参加率70.0%)

 2010年度 出席数 90名(参加率69.2%)


3.

事業目的 (対外)

 

 

なし


4.

事業目的 (対内)

 

 

出向者と卒業予定者への想いをメンバー同士が共有し、LOMの絆を強固にします。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

 

2014年9月6日(土)21:15〜24:00


2.

実施場所・会場

 

 

小樽ビール・小樽倉庫No.1

住所:〒047−0007 小樽市港町5−4

TEL:0134−21−2323

(会場選定理由)

小樽ビール・小樽倉庫No.1は、第63回北海道地区大会小樽大会の会場である第3号埠頭多目的広場から徒歩5分の場所に立地されており、利便性が高く、札幌青年会議所メンバーがアクセスしやすい会場となっております。小樽ビールは、ビールの本場ドイツにて200年以上も前に実際に行われていた醸造方法を用いています。このことは、本大会の主旨にもある、小樽市民のつながりを形創った軌跡を知るとともに、志を同じくする仲間が集いし場に湧き上がるエネルギーを感じることができ、LOMメンバーの友情を深めることができる会場となっております。


3.

参加推進方法

 

 

(1)各委員会へのPR訪問

(2)HOT・MAILの配信

(3)メールマガジン特別号の発刊

(4)第62回北海道地区大会「恵庭大会」札幌LOMナイト参加状況資料の活用


4.

予算総額

¥50,000

事業計画収支予算書へ


5.

外部協力者・協力種別

 

 

なし


6.

講師名

 

 

 

なし


7.

テーマ

 

 

未来へつなげよう、札幌の絆

〜SAPPORO JC IN 小樽〜


8.

対外配布資料の有無

 

 

なし

 


9.

公益性の有無

 

 

 

(1)公益目的該当項目

なし

(2)事業における該当部分

なし


10.

事業内容

 

 

 

(1)事業内容

    @北海道地区協議会出向者紹介(36分)

      北海道地区協議会に出向している各委員会・アカデミー塾生の皆様を紹介し、ご挨拶していただきます。 

    A卒業予定者スピーチ(80分)

      卒業予定者の皆様に、青年会議所活動の思い出や現役メンバーに対する想いを語っていただきま

す。

    B来賓者挨拶(随時)

      来賓者が会場にご到着された際には、来賓者専用控室にご案内いたします。受付、司会、会場側

と連携を図り、進行状況を調整のうえ、ご挨拶をいただきます。

 

(2)事業の流れ

2014年 4月 1日 企画・立案

4月21日 現地調査・会場打合せ

6月24日 第6回理事会 協議上程

7月29日 第7回理事会 審議上程

8月 8日 HOT・MAIL「第63回北海道地区大会小樽大会」札幌LOMナイト

開催のご案内 配信

8月22日 「第63回北海道地区大会小樽大会」メールマガジン特別号 発刊

8月29日 「第63回北海道地区大会小樽大会」札幌LOMナイト事前登録 締切

9月 1日 会場との最終打合わせ

9月 6日 「第63回北海道地区大会小樽大会」札幌LOMナイト 実施

10月28日 第10回理事会 報告上程

 

(3)開催当日のスケジュール

20:45 メンバー受付開始

21:15 オープニング映像

21:17 開会

21:18 理事長挨拶        

一般社団法人札幌青年会議所 第63代理事長 池ア 潤 君

21:21 乾杯           

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 直前理事長 竹原 慎雅 君

21:24 歓談

21:40 北海道地区協議会出向者紹介

22:16 歓談

22:35 卒業予定者スピーチ(16名)

23:55 締めの挨拶        

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 副理事長 中村 悌也 君

23:57 集合写真撮影

24:00 閉会


11.

前年度からの引継ぎ事項

 

卒業予定者にスピーチの依頼を行う際に、スピーチの時間を事前にお伝えし、話す内容を考えてきてい

ただくことで、タイムスケジュールの管理を行います。


12.

本年度の工夫と期待される効果

 

 

(1)北海道地区協議会への出向者紹介では、2014年度の活動内容や感想をお話ししていただくこと

で、LOMメンバーに北海道地区協議会の運動に対しての、興味を抱いていただくとともに理解を

深めていただきます。

(2)多くのLOMメンバーが第63回北海道地区大会小樽大会に参加し、小樽の地に集い出向者を激励

することで、出向者支援につなげることができます。


13.

特記事項

 

 

(1)小樽ビール・小樽倉庫No.1のホームページ上にパーティープランが掲載されておりますが、当

日は特別会場を貸切にすることで特別料金となるため、登録料を5,500円といたします。

(2)食事は着座でのビュッフェ形式といたします。

(3)「第63回北海道地区大会小樽大会」メールマガジン特別号のなかで、出向者の紹介や現地調査で

のレポートなどを組み込み、札幌メンバーが興味を抱き、参加意欲を向上させることで、LOMナ

イトへの参加推進を図ります。

(4)来賓挨拶の時間が長引くことを想定し、歓談時間を長めに設定することで進行の状況を調整いたし

ます。

(5)来賓入退場時の注意事項をアナウンスし、メンバーの意識や行動を統一することで来賓者に不快感

を感じさせないようにいたします。

(6)北海道地区協議会出向者紹介では事前に出向者の皆様と打ち合わせを行い、挨拶内容を決定いたし

ます。なお、出向者紹介は委員会単位で登壇し、LOMナイトに参加している出向者全員からご挨

拶をいただきます。時間の都合上、挨拶時間は1委員会4分以内とします。

(7)第62回北海道地区大会「恵庭大会」札幌LOMナイト参加状況資料から、入会年度が浅いメンバ

ーの出席状況が少ない傾向が見られるため、渉外委員会からの電話連絡や同期のグループメールを

活用し、積極的に参加を促します。

(8)飲酒運転防止のため、事前に各委員会の交通手段とハンドルキーパーを把握いたします。また、タ

クシー会社の連絡先を事前にメンバーに周知いたします。

  (9)多くの札幌メンバーに小樽に宿泊していただくために、宿泊推奨プランを作成し各委員会に周知いたします。

(10)宿泊推奨プランは北海道地区大会実行委員会に一括して予約を行います。また、宿泊費は北海道地区大会実行委員会にて確定次第、委員長メールにて各委員会に周知いたします。

(11)卒業予定者スピーチの1人のもち時間を5分以内で行う旨を事前に周知し、スピーチ内容を事前に考案していただくことで円滑に進行いたします。

(12)「第63回北海道地区大会小樽大会」メールマガジン特別号のなかで、北海道地区協議会出向者の

紹介や現地調査でのレポートなどを組み込み、札幌メンバーが興味を抱き、参加意欲を向上させる

ことで、LOMナイトへの参加推進を図ります。

(13)飲み放題のドリンク内容は、ビール、焼酎、ワイン、ソフトドリンクといたします。

(14)卒業予定者スピーチを行う際に、着席を促すアナウンスや中盤で休憩時間を設けるなど、気持ち良いスピーチを行うことができるように環境を整えます。

(15)スピーチ中に、渉外委員会にて作成した卒業予定者の入会から今日までの思い出の写真映像を放映し、メンバー全員で過去を振り返り、同じ想いを共有できるような演出を設えます。

 (16)卒業予定者がスピーチを行う際に、長時間に渡りスピーチを行うメンバーがいた場合を考慮し、着

座でもスピーチを行っていただけるように、スピーチ台付近に椅子を準備するなど、配慮した設営

を行います。

(17)札幌LOMナイトの開催当日に、メンバーが早くに集合し、開催しても問題がないと判断した場合

は佐々木専務理事の確認を取り、開催を早めることを考慮いたします。


14.

協議・審議のポイント

 

 

(1)参加推進方法について

(2)卒業予定者スピーチについて

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

協議・審議対象資料一覧

●電子資料

 

電 子 資 料 名

1

横断幕(案)

 

 

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資 料 名 内 容

1

配布・回覧

なし

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第6回三役会

開催日

2014年

 6月

3日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

10.事業内容(1)A卒業予定者スピーチは後半のメンバーの時間がなくなり、遠慮しながらスピーチをさせてしまうことがないように配慮してください。

対応 1:

卒業予定者のスピーチはスピーチ時間が均等となるように1名5分以内で行うことを事前に周知し、円滑な進行を行う旨を13.特記事項(11)に記載しました。

意見 2:

13.特記事項(1)ですが、大懇親会後の開催なので、二次会プランのように設営し登録料を抑えるようにしてください。

対応 2:

登録料を抑えるために会場側と協議を行い、料理内容を変更し登録料を6,000円から5,500円に減額した旨を13.特記事項(1)に追記しました。

意見 3:

委員会には卒業予定者との思い出の夜を過ごして欲しいので、札幌メンバーにはできるだけ小樽への宿泊を促してください。

対応 3:

多くの札幌メンバーが小樽に宿泊していただけるように、推奨プランを作成し各委員会に周知する旨を13.特記事項(9)に記載しました。

意見 4:

参考資料11.2014年度 卒業予定者一覧の順序は入会年度の次は、あいうえお順で作成してください。

対応 4:

参考資料11.2014年度 卒業予定者一覧の順序を入会年度、あいうえお順に修正しました。

 


第6回常任理事会

開催日

2014年

 6月

17日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

4.事業目的(対内)ですが、目的に手法が入っているので、文言を精査してください。

対応 1:

文言を精査し、4.事業目的(対内)に記載しました。

意見 2:

3.参加推進方法(3)メールマガジン特別号の内容を記載してください。

対応 2:

北海道地区協議会出向者の紹介や現地調査でのレポートなどを組み込み、札幌メンバーが興味を抱き、参加意欲を向上させる内容とする旨を13.特記事項(12)に記載しました。

意見 3:

ビールを飲めないメンバーにも配慮し、他のお酒やソフトドリンクも用意してください。

対応 3:

会場側と交渉を行い、ビール以外に焼酎とワインを用意していただく旨を13.特記事項(13)に記載いたしました。

意見 4:

参考資料3.オープニング映像 絵コンテ(案)の内容をわかりやすくなるように、精度を上げてください。

対応 4:

イメージの説明をより詳しい内容にて記載し、参考資料3.オープニング映像 絵コンテ(案)を修正しました。

意見 5:

10.事業内容(1)事業内容@北海道地区協議会出向者紹介の順番を記載してください。

対応 5:

北海道地区協議会出向者紹介の順番を参考資料6進行台本(案)に追記しました。

意見 6:

参考資料2.「北海道地区大会」札幌LOMナイト 過去3年間の参加人数についてと参考資料9.2013年度 第62回北海道地区大会「恵庭大会」札幌LOMナイト 参加状況の資料は内容が似ているので、統一した資料にしてください。

対応 6:

参考資料2と参考資料9を統一し、参考資料2.2013年度 第62回北海道地区大会「恵庭大会」札幌LOMナイト 参加状況と過去3年間の参加人数としました。

意見 7:

参考資料2.2013年度 第62回北海道地区大会「恵庭大会」札幌LOMナイト 参加状況と過去3年間の参加人数についての資料の中で入会年度の浅いメンバーの出席率が低い傾向が見られるので、参加を促す対応を記載してください。

対応 7:

渉外委員会からの電話連絡や同期のグループメールを活用し、参加を促す旨を13.特記事項(14)に記載しました。

意見 8:

卒業予定者がスピーチを行う際に、気持ちよくスピーチすることができる雰囲気を作るための対応を工夫してください。

対応 8:

卒業予定者がスピーチを行う際に、着席を促すアナウンスや休憩時間を中盤に設けるなど、卒業予定者が気持ちよくスピーチを行うことができる環境を整える旨を13.特記事項(15)に記載しました。

意見 9:

卒業予定者のスピーチは感動できるような演出を設えてください。

対応 9:

卒業予定者のスピーチ中に、渉外委員会にて作成した入会から今日までの思い出の写真映像を放映し、メンバー全員で過去を振り返り、同じ想いを共有できるような演出を設える旨を13.特記事項(16)に記載しました。なお、卒業予定者スピーチ演出の概要を作成し参考資料9に添付しました。

 


第6回理事会

開催日

2014年

 6月

24日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

卒業予定者がスピーチを行う際に、長時間に渡りスピーチを行うメンバーがいた場合を配慮し着座でもスピーチできるように工夫してください。

対応 1:

卒業予定者がスピーチを行う際に、着座でもスピーチを行っていただけるように、スピーチ台付近に椅子を準備するなど、卒業予定者に配慮した設営を行う旨を13.特記事項(17)に記載しました。

意見 2:

札幌LOMナイトへ車で来場するメンバーの駐車場はどのようになっておりますでしょうか。

対応 2:

札幌LOMナイト会場である、小樽ビール・小樽倉庫No.1から徒歩5分の場所の観光駐車場を使用していただきます。

意見 3:

佐々木専務理事のスピーチを行うことも検討してください。

対応 3:

佐々木専務理事は札幌LOMナイトの責任者でもあり、全体の運営を管理していただくことを鑑み、卒業予定者のスピーチは行わないことにしました。

 


第7回三役会

開催日

2014年

7月

8日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

13.特記事項(7)と(14)の内容が一部重複しているので、文書を一つにまとめて記載してください。

対応 1:

13.特記事項(7)と(14)の内容を見直し、一つにまとめて精査いたしました。

意見 2:

札幌LOMナイト開催前の地域活性たからいち第二部(旧大懇親会)の終了予定時刻(案)が20:30となっておりますので、札幌LOMナイト開催時刻を調整してください。

対応 2:

札幌LOMナイト開催前の地域活性たからいち第二部(旧大懇親会)の終了予定時刻(案)を鑑み、札幌LOMナイト開催時刻を変更する旨を10.事業内容(3)開催当日のスケジュールに記載いたしました。

 


第7回常任理事会

開催日

2014年

 7月

15日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

10.事業内容(3)開催当日のスケジュールの閉会時間は、各委員会が札幌LOMナイト終了後に予定している懇親会開始の時間を鑑み、24時を越えないスケジュールにしてください。

対応 1:

札幌LOMナイトの終了時間を、歓談時間5分の削除と休憩時間10分を削除することで、24時に終了する旨を10.事業内容(3)開催当日のスケジュール及び参考資料6.進行台本に記載しました。

意見 2:

札幌LOMナイト開催が遅い時刻となっているので、早めに開催することを検討してください。

対応 2:

札幌LOMナイト開催時刻の前にメンバーが早くに集合し、問題がないと判断した場合は、開催を早める可能性がある旨を、13.特記事項(17)に記載しました。

 


第7回理事会

開催日

2014年

 7月

29日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

 

対応 1:

 

 


トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種 別

資  料  名  内  容

1

電子

年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的23項目

2

電子

2013年度 第62回北海道地区大会「恵庭大会」札幌LOMナイト 参加状況と過去3年間の参加人数について

3

電子

オープニング映像 絵コンテ(案)

4

電子

会場へのアクセス・会場写真(案)

5

電子

会場レイアウト(案)

6

電子

進行台本(案)

7

電子

来賓アテンド図(案)

8

電子

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 出向者一覧

9

電子

卒業予定者スピーチ演出の概要(案)

10

電子

登録料参考予算書(案)

11

電子

2014年度 卒業予定者一覧

12

電子

宿泊推奨プラン(案)

13

電子

宿泊申込書(案)

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算