（一社）札幌青年会議所　２０１４年度

十一月「新入会員歓迎」例会開催報告（案）の件

審議

　

 

●

ファイル名

：

12R-KAKU-F-1

 

●

事業名

：

（一社）札幌青年会議所　２０１４年度

十一月「新入会員歓迎」例会開催報告

 

●

室名

：

ＪＣの絆構築室

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委員会名

：

ＪＡＹＣＥＥ拡大・交流委員会

 

●

専務理事

：

専務理事

：

佐々木　和也

●

確認日

：

２０１４年１２月１２日

●

コンプライアンス

：

専務理事

：

佐々木　和也

●

確認日

：

２０１４年１２月１２日

●

予　　算

：

常務理事

：

赤地　勇己

●

確認日

：

２０１４年１２月１２日

●

公益目的

：

常務理事

：

赤地　勇己

●

確認日

：

２０１４年１２月１２日

●

担当役職・役員名

：

副理事長

：

中村　悌也

●

確認日

：

２０１４年１２月１１日

●

担当役職・役員名

：

常任理事

：

森田　宣広

●

確認日

：

２０１４年１２月１１日

●

委員長名

：

委員長

：

大和　文典

●

確認日

：

２０１４年１２月１０日

●

作成者役職・氏名

：

副委員長

：

高橋　聡一朗

●

作成日時

：

２０１４年１２月１０日

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事業要綱

 

１．

事業実施に至る背景

 

２０～４０歳までという限られた時間しか所属することのできない青年会議所において、新しい仲間との出会いは何ごとにも代え難い素晴らしい機会です。

青年会議所の運動をより素晴らしいものにしていくためには、これからともに活動していく新入会員予定者の入会を心から歓迎するとともに、メンバーとのコミュニケーションを通じて、主体的にＪＣ運動に取り組む意識を醸成することが重要であると考えます。

２．

参加対象者及び人数

 

１８０名

対内参加者：　正会員　　　　　　　　　　　１２８名（７４．９％）

　　　　　　　シニアクラブ会員　　　　　　　　１名

　　　　　　新入会員予定者及び仮入会者　　５１名（７２．９％　入会申込書回収者７０名中５１名）

３．

事業目的　（対外）

 

なし

４．

事業目的　（対内）

 

新入会員予定者が札幌青年会議所のメンバーとしてＪＣ運動に取り組んでいただく意識を確立します。

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事業概要

 

 

１．

実施日時

 

２０１４年１１月５日（水）　１８：３０～２０：３７

２．

実施場所・会場

 

札幌パークホテル　エメラルド

札幌市中央区南１０条西３丁目１－１

０１１－５１１－３１３１

３．

決算・予算総額

決算総額￥　　９１５，７３６－

予算総額￥１，０４２，０００－

事業計画収支決算書へ

４．

外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

 

なし

５．

対外配布資料の有無

 

 

なし

６．

公益性の有無

 

 

なし

７．

事業実施内容

 

（１）例会内容

①募集から選考までの経緯を一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度　会員選考特別委員会委員長　奥山　倫行　君より報告していただきました。

②一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君より新入会員予定者代表　高野　慎也　君に入会承認証の授与をしていただきました。

③一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度　直前理事長　竹原　慎雅　先輩、一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君、一般社団法人札幌青年会議所　第６４代理事長予定者　田﨑　秀明　君より、新入会員予定者全員にＪＣバッジの授与をしていただきました。

④新入会員予定者代表　刈谷　大輔　君に入会の宣誓をしていただきました。

⑤懇親会では新入会員予定者を各委員会のテーブルに配置させていただくことで、各委員会のメンバーと交流を深めていただきました。

⑥一般社団法人札幌青年会議所にて、２０１４年度に実施した例会及び特別事業の紹介を映像にて放映しました。

⑦新入会員予定者発表

新入会員予定者をＡ、Ｂの２つのグループに分け、現役メンバーに向けて来年から活動する想いを発表していただきました。

⑧同好会紹介

一般社団法人札幌青年会議所の各同好会より、新入会員予定者へ同好会のＰＲをしていただきました。

 

（２）事業の流れ

２０１４年　７月０７日　企画立案

８月０４日　Ａグループ会議　実施

８月０６日　Ｂグループ会議　実施

８月２６日　第８回理事会　協議上程

９月０４日　Ａ、Ｂグループ会議　実施

９月３０日　第９回理事会　審議上程

１０月０１日　会場打合せ

１０月０４日　ＨＯＴ・ＭＡＩＬ配信

１０月０２日　グループ会議　実施

１０月１４日　リハーサル

１１月０５日　実施

１２月１６日　第１２回理事会　報告上程

 

（３）開催当日のスケジュール

１５：３０　新入会員予定者集合・登録開始

１６：００　新入会員予定者向けスケジュール及び注意事項説明、リハーサル開始

１７：４０　新入会員予定者リハーサル終了

１８：００　現役メンバー受付開始

１８：３０　開会

１８：３１　新入会員予定者入場

１８：３９　国歌並びにＪＣソング斉唱

１８：４２　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和

１８：４３　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和

１８：４４　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和

１８：４５　理事長挨拶

一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君

１８：４８　経過報告

一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度　会員選考特別委員会委員長

奥山　倫行　君

１８：４９　新入会員予定者代表への入会承認書の授与

１８：５２　ＪＣバッジの授与

１９：０９　入会宣誓

１９：１４　懇親会　乾杯

一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度　直前理事長　竹原　慎雅　先輩

１９：１８　歓談

一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度　例会及び特別事業映像放映

１９：３２　新入会員予定者　発表（２グループ）

１９：５４　歓談

２０：０５　同好会紹介

２０：２９　理事長予定者挨拶

一般社団法人札幌青年会議所　第６４代理事長予定者　田﨑　秀明　君

２０：３７　閉会

８．

開催目的の実現と成果

 

（１）一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度　直前理事長　竹原　慎雅　先輩、一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君、一般社団法人札幌青年会議所　第６４代理事長予定者　田﨑　秀明　君より新入会員予定者一人ひとりにバッジ授与をしていただくことで、ＪＡＹＣＥＥとしての意識を確立しました。

（２）新入会員予定者発表の内容や方法は、会議の場で話し合いをしていただき、自分たちで決めていただくことで、新入会員予定者同士の結束力を高めるとともに、札幌青年会議所メンバーとなる気構えを確固たるものにしていただきました。

９．

運営上の問題点

 

（１）事前に錐を用意しフラワーホールへの穴開けをしましたが、穴が小さくバッジ授与の際にバッジがフラワーホールに入らなかったために、バッジ授与者にご迷惑をかける場面がございました。また、フラワーホールにバッジが入らない方がいたため、女性用のピンバッジの数が不足し、手渡しにてバッジを授与する女性の新入会員予定者がいました。

（２）新入会員予定者発表の際にプロジェクターがスリープモードになっており、一部スムーズに進行できない場面がありました。

（３）各同好会との連絡調整体制をしっかりと確立していなかったために、同好会紹介を時間内に終えることができず、例会の終了時間が予定時間を超過してしまいました。

（４）例会終了後、新入会員予定者のバッジを回収しましたが、アナウンスが不足していたために、現地でのバッジの回収が１個できませんでした。

（５）新入会員予定者が入場する際、五十音順に出席者と欠席者を混在させて読み上げたため、欠席者が多くいるように感じられました。

（６）新入会員予定者の入場時以外に新入会員予定者の顔と名前を紹介する機会がありませんでした。

１０．

次年度への引継ぎ事項

 

（１）バッジ授与をスムーズに行うためには、穴開けを実施後にバッジを挿すなどし、確認を行う必要があります。

（２）映像などを使用する際は機材の問題なども考慮したうえで、事前に徹底した機材管理を行い、スムーズな進行に努める必要があります。

（３）例会終了時間を遵守するために、同好会紹介などの発表を行う際はしっかりと発表の内容などの打ち合わせを事前に行い、タイムスケジュールどおりに進行する必要があります。

（４）バッジの回収などの作業を例会終了後に行う際は、新入会員予定者の緊張なども考慮したうえで、より丁寧なアナウンスを行う必要があります。

（５）新入会員予定者入場の際は、出席者を読み上げて入場していただいた後に欠席者を紹介することで、欠席者が多くいるように感じさせない設えにできると考えます。

（６）バッジは新入会員予定者全員に授与するので、バッジ授与を行う際に新入会員予定者の顔と名前をメンバーに披露する機会を設けるなどの工夫をする必要があります。

１１．

委員長所見

 

十一月「新入会員歓迎」例会は当委員会で担当させていただく６つの事業のなかでも、メンバー全員で取り組んできた会員拡大運動の集大成の場であると同時に、メンバー全員が新入会員予定者にＪＣ物語を綴ってきた想いを伝える、最も重要な例会であると考え、委員会メンバーが一丸となり、より丁寧な設営・運営を第一に考え取り組んでまいりました。一部徹底して行うことができなかった場面もございましたが、メンバーと新入会員予定者が例会を通じて懇親を深め、新入会員予定者の青年会議所運動に対する意識を確立することができたと確信しております。また、新入会員予定者発表は、７月から当委員会の入会１年目のメンバーをグループの責任者として、会議の設営・運営をしてまいりましたが、現役メンバーの活動している姿をとおして新入会員予定者の意識を醸成しました。さらに、会議の場を通じて新入会員予定者同士の結束力を高め、次年度以降の運動をより活発にすることができたと考えております。

最後になりますが、２００名ＬＯＭ必達と６０名の会員拡大を目標に掲げて会員拡大運動を実施してきた２０１４年度はメンバーの皆様のご協力のおかげをもちまして、６０名強の新入会員予定者をお迎えすることができました。自覚と責任をもって積極的に会員拡大運動に取り組んでいただきました皆様に心からの敬意と感謝の意を表して委員長所見に代えさせていただきます。誠にありがとうございます。

１２．

追記事項

 

（１）例会開始までの空き時間に、新入会員予定者同士の交流を深めていただくことで、結束力を高めることができました。

（２）新入会員予定者の事前リハーサル及び遅刻者の説明対応をしっかりと行うことで、スムーズな進行をすることができました。

（３）第１回仮入会者研修以降、月に１回以上の会議を行っていただいたことで、新入会員予定者同士の絆を深めることができました。

（４）仮入会者研修及び新入会員予定者のグループ会議の際にヒアリングをすることで、新入会員予定者プロフィールに空欄ができないように努めました。

（５）紹介者から新入会員予定者にスケジュールの落とし込みや出欠確認を行うことで、意識の高揚と出席率の向上につながります。

（６）新入会員予定者には例会後の各委員会の懇親会に参加していただき、現役メンバーとの交流をとおして、次年度以降の活動をイメージしていただくとともに、ＪＣ運動に取り組んでいただく意識を確立していただきました。

（７）第１回仮入会者研修実施からの十一月「新入会員歓迎」例会の事前周知と第１回仮入会者研修から十一月「新入会員歓迎」例会までにおける新入会員予定者発表の構築を新入会員予定者に行っていただくことで、ＪＣ運動に対する意識醸成及び新入会員歓迎例会の出席率向上につながったと考えます。

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協議・審議対象資料一覧

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

資　　料　　名

1

横断幕

2

入会承認証

●配布資料・回覧資料

　

種　別

資　　料　　名

1

配布

なし

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前回までの流れ（意見と対応）

 

●

第８回三役会

●

開催日

２０１４年

　８月

　５日

（火曜日）

協議

 

意見　１：

１．事業実施に至る背景の前段と後段の記載内容が重複しているので精査してください。

対応　１：

１．事業実施に至る背景の記載内容に重複している部分があったため、重複している部分を一文にまとめて記載しました。

意見　２：

４．事業目的（対内）に目的が２つ記載してあるが、重要であると認識している方を先に記載するなどして、優先順位を明確にしてください。

対応　２：

４．事業目的（対内）の記載順について、メンバー全員で新入会員予定者の入会をお祝いすることが重要であるため、前段部分にメンバー全員でお祝いする旨を記載しました。

意見　３：

７．テーマの意味が分かりにくいので、誰が見ても意味がすぐにわかるようなテーマに再考してください。

対応　３：

新入会員予定者に歓迎の意を示すとともに、青年会議所という新しい世界に飛び込み、素晴らしいＪＣライフを送っていただけるようにという想いを込めて７．テーマを再考しました。

意見　４：

１０．事業内容⑦について、事前に発表内容を専務理事に確認を取ったうえで発表する旨を記載してください。

対応　４：

発表内容については専務理事の確認をいただいたうえで、発表を行う旨を１３．特記事項（７）に記載しました。

意見　５：

１２．本年度の工夫と期待される効果のバッジ授与について、理事長が全員にバッジを付けるのは難しいので、渡し方に工夫をしてください。

対応　５：

理事長のご負担を軽減するとともに、時間を短縮するため、１０．事業内容にＪＣバッジは理事長より代表者１名にお渡ししていただく旨を記載しました。また乾杯後、理事長より各新入会員予定者にバッジをお渡ししていただく旨を１２．本年度の工夫と期待される効果（３）に記載しました。

意見　６：

今年の新入歓迎例会ならではの、設えを考えてください。

対応　６：

本年度の特色として、新入会員予定者に自分たちの手で企画・運営をした新入会員予定者発表を行っていただく旨を１２．本年度の工夫と期待される効果（２）に記載いたしました。

意見　７：

参考資料０６と０７はメンバーに周知する内容のため、差出人を専務理事に変更してください。

対応　７：

メンバーに配信する資料であるため、参考資料０６と０７の差出人を専務理事に変更しました。

●

第８回常任理事会

●

開催日

２０１４年

　８月

１２日

（火曜日）

協議

 

意見　１：

背景と目的の文言に統一感がないため文章を精査してください。

対応　１：

背景と目的の文言に統一感を出すため、４．事業目的（対内）の「気構えを確固たるものに」という文言を「意識を醸成します」に変更し文言を精査しました。

意見　２：

１２.本年度の工夫と期待される効果（３）について新入会員予定者に、不公平感を与えないようにバッジ授与の手法を変更してください。

対応　２：

新入会員予定者に不公平感を与えないよう、壇上で全員にバッジを授与する旨を１０．事業内容に記載しました。

意見　３：

同好会を新入会員予定者に知っていただきたいのであれば、新入会員予定者の発表終了後の方が、緊張が解けて聞いていただける環境が整うと考えますので順番を再考してください。

対応　３：

新入会員予定者に同好会をよりよく知っていただくために、新入会員予定者発表終了後に同好会紹介を行う旨を１０．事業内容に記載しました。

意見　４：

参考資料０４．新入会員予定者プロフィール原紙（案）の中の現役メンバーへの質問という部分の意味が分かりにくいので削除するか文言の変更をしてください。

対応　４：

ＪＣに対する疑問という捉え方で記載しましたが、歓談中に疑問や質問などをメンバーにしていただくという設えにさせていただきますので削除しました。

意見　５：

参考資料０５．現役メンバープロフィール原紙（案）は新入会員予定者に見る暇がないので削除してください。

対応　５：

新入会員予定者に閲覧する暇がないことと、歓談をとおしてさまざまなことを知っていただく設えとさせていただきますので削除しました。

●

第８回理事会

●

開催日

２０１４年

８月

２６日

（火曜日）

協議

 

意見　１：

同好会紹介の時間が超過することが考えられますので、きちんと打ち合わせを行ってください。

対応　１：

同好会紹介の時間が超過しないように、事前に発表内容の確認と打ち合わせを行う旨を１３．特記事項（８）に記載しました。

意見　２：

新入会員プロフィールは毎年不備が多いので、不備がないようにしてください。

対応　２：

新入会員プロフィールは不備がないよう、事前に情報収集を行う旨を１３．特記事項（９）に記載しました。

意見　３：

メンバーから会費を徴収する旨を特記事項に記載してください。

対応　３：

メンバーから会費を徴収することと、その意味を１３．特記事項（１０）に記載しました。

意見　４：

事業要綱１．事業実施に至る背景に、意味の伝わりにくい個所が一部あるので、文言を精査してください。

対応　４：

意味が伝わりやすくなるように、事業要綱１．事業実施に至る背景の文言を一部削除し文言の精査をしました。

意見　５：

事業要綱４．事業目的（対内）に手法が記載してあるので、削除してください。

対応　５：

事業要綱４．事業目的（対内）に「メンバー全員で新入会員予定者を温かく迎える」と手法を記載しておりましたので、削除しました。

意見　６：

１２．本年度の工夫と期待される効果（１）は例年行われることなので、１１．前年度からの引き継ぎ事項に記載してください。

対応　６：

記載内容が例年行われていることであり、本年度の工夫とは言えないため１１．前年度からの引き継ぎ事項（１）に記載しました。

●

第９回三役会

●

開催日

２０１４年

　９月

　２日

（火曜日）

審議

 

意見　１：

新入会員予定者と仮入会者の区分けができていない部分があるので、文言を精査してください。

対応　１：

新入会員予定者と仮入会者の記載を精査するとともに、２．参加対象者及び人数の記載を変更いたしました。また、新入会員予定者として例会に参加していただくように徹底する旨を１３．特記事項（１１）に記載しました。

意見　２：

ＪＣバッジの授与の時間に余裕をもたせた形で設えをしてください。

対応　２：

ＪＣバッジの授与の時間が超過することを鑑みて、時間を５分延長し事業の流れに記載しました。

●

第９回常任理事会

●

開催日

２０１４年

９月

１６日

（火曜日）

審議

 

意見　１：

懇親会中に放映する映像についての意図を記載してください。

対応　１：

映像をきっかけにした会話をとおして、新入会員予定者にＪＣ運動に取り組んでいただく意識を確立していただく旨を１２．本年度の工夫と期待される効果（３）に記載しました。

意見　２：

参考資料６．各同好会への依頼事項を各同好会キャップテン宛にしてください。

対応　２：

各同好会のキャプテン及びバンドマスター宛に変更しました。

意見　３：

参考資料２．進行台本の役割分担の空欄部分を埋めてください。

対応　３：

暫定的に担当者を決めて記載しました。

意見　４：

新入会員予定者の入会宣誓書の資料を添付してください。

対応　４：

入会宣誓文（案）を作成し参考資料８として添付しました。

●

第９回理事会

●

開催日

２０１４年

９月

３０日

（火曜日）

審議

 

意見　１：

なし

対応　１：

なし

●

第１２回三役会

●

開催日

２０１４年

１２月

　２日

（火曜日）

審議

　

意見　１：

新入会員予定者の出席率を記載してください。

対応　１：

２．参加対象者及び人数に新入会員予定者の出席率を記載しました。

意見　２：

入場時以外に新入会員予定者の顔と名前を確認できる機会がなかったため、運営上の問題点に記載してください。

対応　２：

９．運営上の問題点（６）に問題点として記載し、１０．次年度への引き継ぎ事項（６）にバッジ授与の際に機会を設ける工夫などを検討することについて記載しました。

意見　３：

新入会員予定者の出席率が例年以上になっている要因について記載してください。

対応　３：

１２．追記事項（８）に新入会員予定者の例会出席率の向上につながったと考えられる要因について記載いたしました。

意見　４：

新入会員予定者入場の際、欠席者を読み上げたため、欠席者が多くいるように感じられた点を運営上の問題点と次年度への引き継ぎ事項に記載してください。

対応　４：

９．運営上の問題点（５）に問題点として記載し、１０．次年度への引き継ぎ事項（５）に出席者を読み上げて入場させた後に欠席者を紹介するなどの工夫をする旨を記載しました。

●

第１２回常任理事会

●

開催日

２０１４年

１２月

９日

（火曜日）

審議

　

意見　１：

添付資料に新入会員予定者プロフィールを添付してください。

対応　１：

参考資料０４に新入会員予定者プロフィールを添付しました。

●

第１２回理事会

●

開催日

２０１４年

１２月

１６日

（火曜日）

審議

　

意見　１：

 

対応　１：

 

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参考資料一覧

 

　

種　別

資　　料　　名　　内　　容

1

電子

年間事業計画　年間事業フレーム　公益目的２３項目

2

電子

新入会員予定者出席者リスト

3

電子

事業の様子

4

電子

新入会員予定者プロフィール

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