(一社)札幌青年会議所 2014年度

十一月「アワードバンケット」例会開催(案)の件

審議

 

 

ファイル名

9R-SOUM-S-1

 

事業名

(一社)札幌青年会議所 2014年度

十一月「アワードバンケット」例会開催

 

室名

組織運営室

委員会名

総務委員会

 

専務理事

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 9月26日

コンプライアンス

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 9月26日

予  算

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 9月26日

公益目的

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 9月26日

担当役職・役員名

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 9月26日

担当役職・役員名

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 9月25日

委員長名

委員長

斉藤 慎也

確認日

2014年 9月25日

作成者役職・氏名

副委員長

勝木 征史

作成日時

2014年 9月25日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

一般社団法人札幌青年会議所は、本年度の基本計画を基に、魅力ある「ひと」に着目し運動を行ってまいりました。夢あふれるまち札幌の創造には、我々自身が魅力ある「ひと」になり、活力を生み出すことが重要であります。

夢と行動力をもった魅力ある多くの仲間を生み出すためには、傑出したメンバーの褒賞を通じて、一人ひとりの魅力を引き出すとともに、今後の運動への意欲を高める必要があると考えます。


2.

参加対象者及び人数

 

193名

対内参加者: 正会員       171

       シニアクラブ会員    1名

       新入会員予定者    21名 参考資料19.新入会員予定者人数(案)


3.

事業目的 (対外)

 

なし


4.

事業目的 (対内)

 

自身が魅力ある「ひと」となるべく、今後の運動への意欲を高めます。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

2014年11月19日(水)19:30〜22:00


2.

実施場所・会場

 

札幌プリンスホテル 国際館パミール

札幌市中央区南3条西12丁目

TEL011−241−1111


3.

参加推進方法

 

(1)メールマガジン及びHOT・MAILの配信による事前告知を行います。

(2)例会前の時期に各委員会を訪問し、本例会のPRを行います。

(3)新入会員予定者には、アワードバンケットの趣旨と日程を事前にメールにて配信するとともに、第2回仮入会者研修にて案内状の配布及びPRを行います。


4.

予算総額

¥1,573,500

事業計画収支予算書へ


5.

外部協力者・協力種別

 

Hiro.tap『Funk−a−step

プロデュース・ダンス:青木 博子 氏

タップダンス    :他9名


6.

講師名

 

 

なし


7.

テーマ

 

 

SAPPORO JC AWARD 2014

〜誇り高きJAYCEEに 感謝の想いを込めて祝福を〜


8.

対外配布資料の有無

 

 

なし


9.

公益性の有無

 

 

なし


10.

事業内容

 

(1)事業内容

@オープニングセレモニー

青木 博子 氏率いるタップチームと総務委員会メンバーがアップテンポの曲に合わせ、タップダンスを踊ります。会場にいる全メンバーから手拍子をもらい、一体感を創出するとともに本例会の期待感を高めます。

<外部協力者 選定理由>

青木 博子 氏

青木 博子 氏は、札幌を拠点に活躍している注目のタップダンサーであります。同氏は、日本を代表するタップダンサーであるHIDEBOH氏から『Funk−a−Step』の商標を使用することを認められている数少ないタップダンサーであり、魅力ある「ひと」を生み出すために、高校生への指導やワークショップを行うなど地域に根ざした活動を行っております。

「ひと」に着目し、魅力ある「ひと」と「ひと」のつながりを増やし大きな力を生み出すことで、夢あふれる札幌の創造を目指す我々の運動と合致し、メンバーの期待感を高めていただくには最も適していると考えます。 

参考資料06.オープニングセレモニー(案)

参考資料16.オープニングセレモニー出演者プロフィール(案)

    Aオープニング映像

オープニングセレモニーにおいて期待感を高める演出をし、過去の受賞者の映像を感動的に投影することにより、過去のアワードバンケットの記憶を呼び戻し、さらに本例会の期待感を高めます。

参考資料07.オープニング映像(案)

B褒賞

褒賞要綱に基づき、褒賞特別委員会が決定した受賞メンバー及び委員会の褒賞を行います。

参考資料02.一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 褒賞要綱

参考資料17.一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 特別委員会

C理事長特別賞

T.総括映像

本年度の運動及び活動の映像を投影することにより、メンバー一人ひとりが予定者のころから続いてきた一年間を振り返るとともに、理事長特別賞への期待感を高めます。

U.理事長総括

総括映像から暗転し、本年度役員が壇上に上がり、理事長より本年度の運動について総括をしていただき、メンバーの能動的な活動がLOMの活力と結束を高め、社会を動かす力となってきたことへの感謝の想いを伝えていただくことで、今後のJC運動への意欲を高めます。

     V.理事長特別賞授与

メンバー全員に対して委員会毎に、理事長、担当副理事長(専務理事)、担当室長がステージ下で握手で迎え入れ、委員会を代表し、委員長に理事長特別賞を授与していただき、本年度の運動に対する感謝を伝えていただくことで、今後のJC運動への意欲を高めます。

参考資料08.理事長特別賞について(案)

参考資料09.進行台本(案)

 

(2)事業の流れ

2014年 6月12日 企画立案

2014年 7月 7日 会場打ち合わせ

            記念品打ち合わせ

2014年 7月22日 会場演出打ち合わせ

2014年 8月19日 オープニング打合せ

2014年 8月26日 第8回理事会 協議上程

2014年 9月 中旬 オープニング練習開始

2014年 9月30日 第9回理事会 審議上程

2014年10月16日 第2回仮入会者研修 案内状配布及びPR

参考資料14.仮入会者研修PR映像(案)

参考資料20.新入会員予定者向け案内状(案)

2014年10月 中旬 褒賞特別委員会開催

2014年10月27日 メールマガジン第11号発刊

2014年10月29日 HOT・MAIL配信

2014年10月31日 記念品発注

            新入会員予定者出席取り纏め締切

2014年11月 中旬 各委員会へPR

2014年11月19日 実施

2014年12月16日 第12回理事会 報告上程

 

(3)開催当日のスケジュール

16:00 理事長特別賞 役員リハーサル

17:00 十一月「臨時総会」受付開始

17:30 十一月「臨時総会」開会

19:00 十一月「臨時総会」閉会

19:15 十一月「アワードバンケット」例会受付開始

19:30 開会

19:30 オープニングセレモニー

19:33 オープニング映像

19:38 理事長挨拶

      一般社団法人札幌青年会議所 第63代理事長 池ア 潤 君

19:41 乾杯準備

19:42 乾杯

      一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 直前理事長 竹原 慎雅 君

19:45 歓談

19:46 新入会員予定者紹介

19:48 褒賞各賞発表

21:55 締め

      一般社団法人札幌青年会議所 第64代理事長予定者 田ア 秀明 君

22:00 閉会


11.

前年度からの引継ぎ事項

 

(1)事前に受賞者の出欠を明確に把握することが必要です。また、受賞者が急遽欠席した場合を想定して事前に対応方法を決めておく必要があります。

(2)楯の手配には、作成に時間がかかるので、文言精査を含め早めに業者との打ち合せを行う必要があります。


12.

本年度の工夫と期待される効果

 

(1)ステージ及び会場を飾りつけ華やかな雰囲気を演出し、感動を共有することで、今後の運動への意欲を高めます。

(2)多くの新入会員予定者に出席していただき、褒賞を通じて魅力あるメンバーを知っていただくことで、今後の運動への意欲を高めます。

(3)メンバーへの感謝の想いをこめたオリジナルラベルを貼った空知ワインで乾杯をすることで、メンバー全員が互いに祝福をするとともに、今後の運動への意欲を高めます。

(4)次第に本年度の運動及び組織、委員会に関する資料を添付することで、メンバーは一年間を振り返り互いに祝福をしあい、新入会員予定者は次年度の自分を想像し、今後の運動への意欲を高めます。

(5)理事長特別賞を発表する際に理事長より本年度の運動を総括していただくことで、メンバーは一年間を振り返り、今後の運動への意欲を高めます。


13.

特記事項

 

(1)委員長及び担当副委員長が受賞者の情報を管理することで、受賞者の情報が事前に漏れることのないように設営を行います。

(2)総会会場からの移動がスムーズに進むよう、適所に誘導するメンバーを配置します。

(3)円滑な進行を行うため、受賞者への過度なお祝い及び写真撮影は控えていただくよう、各委員会に事前周知します。なお、例会終了後にステージ上での撮影時間を設けます。

(4)新入会員予定者の取り纏めは、新入会員予定者メーリングリストを活用し、JAYCEE拡大・交流委員会と密に連携を取り合い、協力をお願いします。

(5)映像に使用する写真の収集は、JC運動発信委員会に協力をお願いするとともに、副委員長メールを利用し、各委員会に収集の協力をお願いします。

(6)受賞する可能性があるメンバーの欠席を防ぐため、委員長メールにて周知します。

(7)受賞者が急遽欠席した場合は、所属する委員会の委員長に代理として登壇していただきます。

(8)オープニングで外部協力者と総務委員会メンバーがタップダンスを行うことで、メンバーの一体感を創出するとともに期待感を高めます。

(9)新入会員予定者につける花飾りとネームプレートを用意することで、現役メンバーからの歓迎の意を表します。

(10)第2回仮入会者研修PRで過去のアワードバンケットの様子をまとめた映像を使用することで、新入会員予定者の参加につなげるとともに、アワードバンケットへの期待感を高めます。

(11)褒賞特別委員会、総務委員長、担当副委員長限定のグループメールを作成し、褒賞特別委員会と密に連携を取ることで、事前の準備に不備がないようにします。

(12)理事長特別賞発表は、ステージ上で行うものとします。

参考資料08.理事長特別賞について(案)

参考資料09.進行台本(案)

 (13)プレゼンターの対象となるシニアクラブ会員には、事前にスケジュールの確認と当日の来場をお願いします。

 (14)最優秀会員賞、最優秀新人賞、最優秀出向者賞において、前年度受賞者より発表していただき、2012年度からの引継ぎカップを理事長より授与していただきます。

参考資料04.記念品イメージ(案)


14.

討議・協議・審議のポイント

 

(1)参考資料08.理事長特別賞について(案)

(2)参考資料06.オープニングセレモニー(案)について

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

1

横断幕(案)

2

講師承諾書

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

配布

なし

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第8回三役会

開催日

2014年

 8月

 5日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

オープニングセレモニーですが、YOSAKOIではなく、オリジナリティがあり、より効果的な演出を検討してください。

対応 1:

オリジナリティと効果的な演出を検討し、参考資料06.オープニングセレモニー(案)を修正しました。

意見 2:

本年度の特色が薄く感じるので、もうひと工夫検討してください。

対応 2:

本年度の特色を検討し、本年度の基本計画をテーマとした創作ダンスをオープニングセレモニーで行うこととし、特記事項(8)に記載し、参考資料06.オープニングセレモニー(案)を修正しました。

意見 3:

新入会員予定者に対する受付や特別な設えを検討してください。

対応 3:

現役メンバーの受付と新入会員予定者の受付は分けて設置します。また、新入会員予定者への設えとして、現役メンバーによる手作りの花飾りを用意する旨を特記事項(9)に記載し、参考資料13.花飾り(案)を添付しました。

意見 4:

予算書における賞の数の算出根拠を教えてください。

対応 4:

褒賞特別委員会が未開催であり、受賞人数は未確定のため、上限人数が決まっている賞は上限人数で、上限人数が決まっていない賞は過去の受賞人数を基に試算しました。

意見 5:

優秀賞と最優秀賞の発表ですが、各優秀賞受賞者を降壇させてからの流れと受賞者が並んだなかからの流れなど、より感動的な方法を検討してください。

対応 5:

委員会メンバーから祝福を受けながら、委員会テーブルから登壇する流れが最も感動的と考え、各優秀賞受賞者には一旦降壇していただく流れとし、参考資料09.進行台本(案)を修正しました。

意見 6:

オープニング映像における各賞の順番と、当日の順番が異なっているので、流れを統一してください。

対応 6:

当日の発表順に統一し、参考資料07.オープニング映像(案)を修正しました。

意見 7:

本年度の工夫と期待される効果(3)ですが、理事長から感謝する場ではなく、皆で祝福する場だと思いますので、再考してください。

対応 7:

メンバー全員で互いに祝福しあう場であることを踏まえ、本年度の工夫と期待される効果(3)及び参考資料12.乾杯用ワイン(案)を修正しました。

意見 8:

参考資料09.進行台本(案)に、褒賞要綱に定められていない賞があります。褒賞要綱に沿った賞を記載してください。

対応 8:

参考資料09.進行台本(案)を精査し、褒賞要綱に沿った賞に修正しました。


第8回常任理事会

開催日

2014年

 8月

12日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

参考資料06.オープニングセレモニーですが、人数・演奏形態などどのように基本計画を表現するのか、内容がわかる資料に修正してください。

対応 1:

オープニングセレモニーの内容がわかるよう、参考資料06.オープニングセレモニー(案)を修正するとともに、参考資料16.オープニングセレモニー出演者プロフィール(案)を添付いたしました。

意見 2:

参考資料06.オープニングセレモニーですが、創作ダンスだけでは期待感が高まるとは感じません。期待感が高まる内容のセレモニーとなるよう再検討してください。

対応 2:

オープニングセレモニーの内容を再検討した結果、外部協力者と総務委員会メンバーでタップダンスを行うこととし、10.事業内容(1)@及び参考資料06.オープニングセレモニー(案)、参考資料16.オープニングセレモニー出演者プロフィール(案)を修正いたしました。

意見 2:

参考資料06.オープニングセレモニーですが、人数・演奏形態などどのように基本計画を表現するのか、内容がわかる資料に修正してください。

対応 2:

オープニングセレモニーの内容がわかるよう、参考資料06.オープニングセレモニー(案)を修正するとともに、参考資料16.オープニングセレモニー出演者プロフィール(案)を添付いたしました。

意見 3:

オープニングセレモニーとオープニングの合計時間が10分とは長く感じますので、時間配分を検討してください。

対応 3:

参加者に長いと感じられないように時間配分を検討し、参考資料09.進行台本(案)を修正しました。

意見 4:

参考資料13.花飾り(案)ですが、ドレスアップには見えません。もらう人のことを考えて、花の内容を検討してください。また、材料代を予算書に記載してください。

対応 4:

新入会員予定者への歓迎の気持ちを表現する方法を検討し、参考資料13.花飾り・ネームプレート(案)に変更するとともに、予算書に記載をしました。

意見 5:

前年度は褒賞特別委員会との連携がとれていない部分がありましたので、しっかりと連携を取ってください。

対応 5:

褒賞特別委員会と密に連携を取り合う旨、13.特記事項(11)に記載しました。

意見 6:

参考資料12.乾杯用ワイン(案)のラベルですが、一つの思い出となるような、意味のあるものにしてください。

対応 6:

ラベルの意味を検討し、参考資料12.乾杯用ワイン(案)を修正しました。

意見 7:

褒賞の流れですが、優秀賞が発表された時点で最優秀賞が予想できてしまうので、流れを検討してください。

対応 7:

優秀賞の発表は、最優秀賞受賞者も含めた発表とし、最優秀賞では、優秀賞で登壇したうちの一人が最優秀賞として選ばれるという流れにし、参考資料09.進行台本(案)を修正しました。

意見 8:

新入会員予定者への連絡及び取り纏めをJAYCEE拡大・交流委員会に任せきるのではなく、連携を取り合って進めてください。

対応 8:

JAYCEE拡大・交流委員会と連携を取り合い、新入会員予定者の参画につなげる旨、13.特記事項(4)を修正しました。

意見 9:

当日の流れがわかるように、10.当日のスケジュールへ受賞者のスピーチを記載してください。

対応 9:

当日の流れがわかるように、10.当日のスケジュールへ受賞者のスピーチを記載しました。


第8回理事会

開催日

2014年

 8月

26日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

参考資料03.会場イメージ図(案)ですが、よりイメージがしやすいように、ステージの寸法及び縮尺を記載してください。

対応 1:

会場をよりイメージがしやすくなるように、参考資料03.会場イメージ図(案)に寸法を記載しました。

意見 2:

参考資料06.オープニングセレモニー(案)ですが、キレのあるダンスで活力を表現するなど、わかりづらい表現がありますので、文言を精査してください。

対応 2:

内容がわかりやすくなるように、参考資料06.オープニングセレモニー(案)を修正しました。

意見 3:

仮入会者ですが、強制参加でないのであれば、参加が想定される人数に修正してください。

対応 3:

強制ではなく、仮入会予定者研修でのPRにより、興味をもっていただいた新入会員予定者に参加していただくこととし、参考資料19.新入会員予定者人数(案)を添付するとともに参加対象人数及び予算書を修正しました。

意見 5:

参考資料06.オープニングセレモニー(案)ですが、タップダンスの音が鳴りやすいようにする方法を確認してください。

対応 5:

音が鳴りやすくする方法を確認した結果、ダンスパネルが必要と判断し、予算書(案)を修正しました。

意見 8:

華やかな雰囲気を演出するために、ドレスコードを検討してください。

対応 8:

ドレスコードについて検討し、参考資料18.ドレスコード(案)を添付しました。

意見 9:

新入会員予定者が会場で放置されるなど気遣いを受けなかったために、次年度への意欲が下がったということもありますので、新入会員予定者へのおもてなしを検討してください。

対応 9:

新入会員予定者へのおもてなしとして、参考資料13.花飾り・ネームプレート(案)の他、参考資料15.次第(案)に本年度のメンバー・事業紹介及び過去5年間の受賞者一覧を追記することで、褒賞を楽しく見ていただきながら次年度への意欲を高めます。


第9回三役会

開催日

2014年

 9月

 2日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

ダンスパネルですが、ホテルが所有していると思いますので、確認してください。

対応 1:

ダンスパネルについてホテル及び業者、外部協力者のタップダンス担当者に確認し予算等検討した結果、ダンスパネルについては変更しないと判断をいたしました。

意見 2:

参考資料18.ドレスコード(案)についてスリーピーススーツのみが正装であるように受け取れますので、他にも案を考えるなど再考してください。

対応 2:

ドレスコードについて検討し、参考資料18.ドレスコード(案)を修正しました。

意見 3:

新入会員予定者へのおもてなしとして、資料を配布するだけでは次年度への参画意識を高めることはできないと感じますので、例会のなかで新入会員予定者を巻き込む設えを検討してください。

対応 3:

次第のなかで、司会から出席した新入会員予定者の紹介をするとともに、歓談中にメンバーからコミュニケーションをとっていただくことで、新入会員予定者を歓迎し、次年度への参画意識を高めていただくこととし、参考資料10.事前周知事項(案)及び参考資料15.次第(案)を修正しました。


第9回常任理事会

開催日

2014年

 9月

16日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

各賞記念品の文言が適切か確認をするため、参考資料に添付してください。

対応 1:

褒賞委員会が未開催のため、各賞の内容が明確になってないことにより添付資料として追加することができませんが、褒賞委員会と密に連携を図り、各賞の内容が決まり次第、専務確認を行い適正な文章を作成いたします。

意見 2:

昨年の最優秀賞受賞者には卒業された先輩もいますが、実際に参加できるか確認をしてください。

対応 2:

日程及び企画内容を事前にお伝えし、スケジュールを確保していただいております。また、その旨を13.特記事項(13)に記載しました。

意見 3:

理事長特別賞ですが、理事長がどのようにしたいかを決めるものなので、演出を含め、事前に理事長確認をとってください。

対応 3:

理事長特別賞について専務理事を通じて理事長にお伺いを立て、参考資料8.理事長特別賞について(案)及び参考資料09.進行台本(案)を修正しました。

意見 4:

予算書について、講師への謝礼の記載を修正し、明確にしてください。

対応 4:

講師への謝礼金を明確にするため、予算書を修正し、講師承諾書を取得いたしました。

意見 5:

褒賞の順番ですが、今のままでは時間が足りなくなると思いますので、順番を再考してください。

対応 5:

時間配分を検討した結果、褒賞の順番を変更し、当日のスケジュール及び参考資料9.進行台本(案)を修正しました。

意見 6:

外部協力者の名前を精査してください。

対応 6:

外部協力者の名前を精査し、記載を修正しました。

 

意見 7:

会員拡大の賞について、目標を達成した委員会には優秀会員拡大賞、一番多く会員拡大をできた委員会には最優秀会員拡大賞を設けていただくことと、同賞のプレゼンターをJCの絆構築室もしくは、昨年度受賞されました委員会の委員長に、行っていただけるように検討してください。

対応 7:

会員拡大の賞及びプレゼンターについては、当委員会での判断をすることができませんので、褒賞特別委員会へ伝達させていただきます。

意見 8:

10.事業内容(1)Aの文中に記載されている、「期待感を演出」という表現は妥当ではないので、再考してください。

対応 8:

10.事業内容(1)Aの文中に記載しております、「期待感を演出」という表現を見直し、「期待感を高める演出」と表現を改めさせていただきました。

意見 9:

理事長特別賞で、各委員長にスピーチの時間を設けるのであれば、時間が短いので再考してください。

対応 9:

理事長特別賞の時間配分を見直し、参考資料09.進行台本のタイムスケジュールを変更いたしました。

意見10:

各賞については褒賞特別委員会で決定しますので、10.事業内容(3)開催当日のスケジュールから削除してください。

対応10:

各賞については、当委員会での判断をすることができませんので、10.事業内容(3)開催当日のスケジュールから削除いたしました。


第9回理事会

開催日

2014年

 9月

30日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

 

対応 1:

 


第12回三役会

開催日

2014年

12月

 2日

(火曜日)

報告

 

意見 1:

 

対応 1:

 


第12回常任理事会

開催日

2014年

12月

 9日

(火曜日)

報告

 

意見 1:

 

対応 1:

 


第12回理事会

開催日

2014年

12月

16日

(火曜日)

報告

 

意見 1:

 

対応 1:

 


トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種 別

資  料  名  内  容

1

電子

年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的23項目

2

電子

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 褒賞要綱

3

電子

会場イメージ(案)

4

電子

記念品イメージ(案)

5

電子

2009〜2013最優秀賞受賞者一覧及びJC歴(案)

6

電子

オープニングセレモニー(案)

7

電子

オープニング映像(案)

8

電子

理事長特別賞について(案)

9

電子

進行台本(案)

10

電子

事前周知事項(案)

11

電子

過去5年間との比較(案)

12

電子

乾杯用ワイン(案)

13

電子

花飾り・ネームプレート(案)

14

電子

仮入会者研修PR映像(案)

15

電子

次第(案)

16

電子

オープニングセレモニー出演者プロフィール(案)

17

電子

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 特別委員会

18

電子

ドレスコード(案)

19

電子

新入会員予定者人数(案)

20

電子

新入会員予定者向け案内状(案)

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