（一社）札幌青年会議所　２０１４年度 八月「臨時総会」開催報告（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 9R-SOUM-F-1

● | 事業名 | ： | （一社）札幌青年会議所　２０１４年度 八月「臨時総会」開催報告

● | 室名 | ： | 組織運営室 | ● | 委員会名 | ： | 総務委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　９月２６日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　９月２６日
● | 決　　算 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　９月２６日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　９月２６日
● | 担当役職・役員名 | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　９月２６日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　９月２５日
● | 委員長名 | ： | 委員長 | ： | 斉藤　慎也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　９月２４日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 副委員長 | ： | 勝木　征史 | ● | 作成日時 | ： | ２０１４年　９月２２日

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事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

一般社団法人法に基づき運動を展開するためには、定款に沿って開催される総会の重要性を認識しなければなりません。メンバー一人ひとりが、主体的に意思を決定する場に参加することで、札幌青年会議所が掲げる理念と運動を広く市民に伝播させる必要があると考えます。

２． | 参加対象者及び人数

１３２名 対内参加者：正会員 １３１名 特別会員　　　　　　　　　１名 会員総数　　　　　　　　　　　　　　１７２名 （内訳）　　　出席者　　　　　　　　１３２名　（出席率　　　　　　７６．７％） （２０１３年度実績　６５．２％） （２０１２年度実績　６１．０％） （２０１１年度実績　６６．２％） （２０１０年度実績　６５．４％） （２００９年度実績　７３．４％） 委任状提出者　　　　　　３９名　（提出率　　　　　　９７．５％） 委任状未提出者 １名

３． | 事業目的　（対外）

なし

４． | 事業目的　（対内）

（１）一般社団法人札幌青年会議所　定款第４章第１５条に基づき臨時総会を開催します。 （２）一般社団法人札幌青年会議所　役員選出規程第４条第２１条に基づき、次年度理事長予定者を選出します。 （３）一般社団法人札幌青年会議所の最高意思決定機関である総会をとおして、メンバーの意識の統一を図ります。

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事業概要

１． | 実施日時

２０１４年　８月２７日（水）１８：３０～１９：４５

２． | 実施場所・会場

札幌プリンスホテル　国際館パミール 札幌市中央区南３条西１２丁目 ＴＥＬ０１１－２４１－１１１１

３． | 決算・予算総額 | 決算総額￥８６，０００ 予算総額￥８８，１５０ | 事業計画収支決算書へ

４． | 外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

なし

５． | 対外配布資料の有無 |

なし

６． | 公益性の有無 |

なし

７． | 事業実施内容

（１）八月「臨時総会」では２０１５年度理事長予定者（案）承認などの審議事項７件の審議及び、報告事項１件の報告を行いました。 （２）開催当日のスケジュール １８：００　登録受付開始 １８：３０　開会 １８：３１国家並びにＪＣソング斉唱 １８：３３ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和 １８：３４ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和 １８：３５ ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和 １８：３６定足数の確認 １８：３７議事並びに資料の確認 １８：３８議事録署名人並びに作成者の指名 １８：３９理事長挨拶 一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君 １８：４６直前理事長挨拶 一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度直前理事長　竹原　慎雅　君 １８：５５議長の選出 １８：５５　審議事項 （１）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　委員会年間事業計画及び委員会年間事業フレーム変更（案）承認の件 （２）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　例会計画変更（案）承認の件 （３）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　一般会計・基金会計中間収支決算補正（案）承認の件 （４）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　定款変更（案）承認の件 （５）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　ブルーアース基金助成金授与団体及び給付金額（案）承認の件 （６）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　２０１５年度理事予定者（案）一部承認の件 １９：１４報告事項 （１）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　諸規程変更（案）の件 １９：１７　審議事項 （７）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　２０１５年度理事長予定者（案）承認の件 １９：３６監事講評 一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度監事大越　誠之君 １９：４５　閉会

８． | 開催目的の実現と成果

（１）一般社団法人札幌青年会議所　定款第４章第１５条に定められたとおり臨時総会を開催することができました。 （２）一般社団法人札幌青年会議所　役員選出規程第４条第２１条に基づき、次年度理事長予定者を承認することができました。 （３）メンバーに総会の重要性を認識していただくため、紙芝居を用いた事前ＰＲの他、同期入会者へのメール、欠席の返信がきたメンバーへの電話掛けなど、委員会メンバーが結束力をもって工夫と行動をした結果、前年度比１１．５％増の出席率を達成するとともに、メンバーの意識統一を図ることができました。

９． | 運営上の問題点

（１）欠席者１名から委任状をいただくことができず、すべてのメンバーに議決権を行使していただくことができませんでした。 （２）国歌・ＪＣソング斉唱で、歌の入っていない伴奏を流してしまったこと及び投影資料の画面切り替えのタイミングがずれてしまったことなど、円滑な進行を妨げてしまいました。 （３）審議事項が想定より時間がかかったため、休憩時間を取ることができませんでした。 （４）挨拶をする方に、所有時間を伝えていなかったため、定刻時刻に閉会することができませんでした。 （５）資料の紙出しが開催直前までかかってしまい、入念なリハーサルを行うことができませんでした。

１０． | 次年度への引継ぎ事項

（１）欠席者の委任状をすべて回収するために、各委員会へ定期的に提出状況の確認をする必要があります。また、やむを得ず欠席する場合でも議決権を行使していただくために、各委員会や同期入会者と密な連絡を取り合うなど、欠席する場合は必ず委任状を提出していただくよう働きかける必要があります。 （２）円滑な進行を行うために、音響及び投影資料の操作のタイミングなど入念なリハーサルを行う必要があります。 （３）一般社団法人法に基づき審議事項が増えたため、開催時間を伸ばす必要があります。 （４）定刻時刻に閉会をするために、進行に関わる役員及び理事長予定者に挨拶のもち時間を伝える必要があります。 （５）入念なリハーサルを行うために、資料の紙出しに時間がかかることを想定し、前日の理事会における審議後に印刷する案件以外は、事前に紙出しをする必要があります。

１１． | 委員長所見

八月「臨時総会」とは、一般社団法人法及び定款に沿って開催が義務付けされており、メンバー一人ひとりのもつ議決権を行使することができる大変に重要な総会であります。また、２０１４年度の運動に関する承認と、２０１５年度の理事長予定者が承認され、次年度へつながる貴重な総会でもあります。本年度は、近年の出席率の低下について考え、出席率の向上に心掛けて運動した結果、出席率が７６．７％となり過去５年間の出席率を上回ったため、多くのメンバーに総会のもつ重要性をご理解いただけたと思います。１１月にも行われる臨時総会でも、丁寧な説明及び設営を心掛けて、さらに出席率の向上を図りたいと考えます。この度の臨時総会での問題点は、事前の準備が悪く当日の資料の紙出しに時間がかかってしまい、入念なリハーサルができなかったことであります。しかし、私自身の通常総会での反省を踏まえ、緊張感を常に高くもつことにより、委員会メンバーに伝播し、皆様のご協力により大きな問題がなく終えることができたことに感謝を申し上げます。最後に、十一月「臨時総会」は今回の反省点を活かし円滑で厳正な総会とするため、委員会メンバーが結束し、運動へ邁進いたします。

１２． | 追記事項

なし

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協議・審議対象資料一覧

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 資　　料　　名
1 | なし

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第２回三役常任予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １１月 | １４日 | （木曜日） | 協議

意見　１： | １０．事業内容（２）ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎのスペルを修正してください。
対応　１： | １０．事業内容（２）の記載を修正いたしました。
意見　２： | 表記のルールに従い各所を修正してください。
対応　２： | 表記のルールに従い各所の記載を修正いたしました。
意見　３： | １３．特記事項（１）招集の漢字を修正してください。
対応　３： | １３．特記事項（１）の記載を修正いたしました。
意見　４： | １３．特記事項（１）招集通知をＨＯＴ・ＭＡＩＬで送信するのであれば、ＨＯＴ・ＭＡＩＬと記載してください。
対応　４： | １３．特記事項（１）の記載を修正いたしました。
意見　５： | 十一月「アワードバンケット」例会はプリンスホテルで開催する予定でしょうか。
対応　５： | 十一月「アワードバンケット」例会は、８月協議となっておりますが、事業目的に最も適した会場を検討しております。
意見　６： | 芳名録に名前を記入するだけで、総会に出席しないで帰るメンバーが、昨今増えておりますので、対策を考えてください。
対応　６： | 芳名録に名前を記入するだけで総会に出席しないメンバーの対策を考え、１３．特記事項（４）に記載いたしました。また、参考資料６総会出席のルール（案）を各委員会へ案内いたします。
意見　７： | 総会に参加する人が期待感をもつような工夫をしてください。
対応　７： | １３．特記事項（５）に記載いたしました。
意見　８： | メンバーの総会に対する参加推進の方法を検討してください。
対応　８： | メンバーの参加推進の方法について検討し、３．参加推進方法の記載を修正いたしました。
意見　９： | 参考資料２．３．４式次第について「次第」の表記を修正してください。
対応　９： | 各次第の表記を見直し、参考資料２．３．４の表記を修正いたしました。
意見１０： | 参考資料５総会座席表を精査してください。
対応１０： | 参考資料総会座席表を精査し、記載を修正いたしました。
意見１１： | 記念品の受賞者は３名となりますので、予算書（案）を修正してください。
対応１１： | 受賞者数にあわせ、予算書（案）の記載を修正いたしました。

● | 第２回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １１月 | ２１日 | （木曜日） | 協議

意見　１： | １３．特記事項（４）過去開会前に帰ったメンバーがどれくらいいるか検証してください。
対応　１： | 本年度の担当委員会から引き継ぎ及び資料の確認を行いましたが、正確な人数を把握できなかったため、参考資料６過去５年間の出席者数を検証するとともに出席者の向上を図る指針といたします。
意見　２： | 総会の運営に対して一番力を入れたいことをお聞かせください。
対応　２： | 出席率の向上に注力したいと考え、参考資料６過去５年間の出席を添付いたしました。
意見　３： | 過去の出席率、出席者数、２０１４年度の目標を参考資料として添付してください。
対応　３： | 過去の実績を調査するとともに、目標を設定し、参考資料６過去５年間の出席を添付いたしました。
意見　４： | １．事業実施日時に誤字がありますので修正してください。
対応　４： | １．事業実施日時の記載を修正いたしました。
意見　５： | 最初の総会前に新入会員に意義を伝えることが今後の総会における出席率の向上につながると思いますので、総会の重要性をしっかりと伝える方法を検討してください。
対応　５： | より多くのメンバーへ総会の重要性を伝えるため、１３．特記事項（２）（３）の記載を修正いたしました。
意見　６： | 出席率向上には委員長同士の連携が必要と思いますので、連携を取る方法を検討してください。
対応　６： | 各委員会の連携を検討し、１３．特記事項（６）に記載いたしました。
意見　７： | 規律や礼節を大事にするためにも、時には誰が開会前に帰っているか調べることも必要だと思います。
対応　７： | １３．特記事項（５）の記載を修正いたしました。
意見　８： | 予算書（案）記念品（一月）の数量が３となっておりますが、３名の受賞ということでよろしいでしょうか。
対応　８： | 合作が受賞候補となっておりますので３名で予算計上しております。

● | 第３回三役予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １２月 | ５日 | （木曜日） | 審議

意見　１： | 事業名から（案）を削除してください。
対応　１： | 事業名の記載を修正いたしました。
意見　２： | 事業要綱１．事業実施に至る背景を記載してください。
対応　２： | 事業要綱１．事業実施に至る背景を記載いたしました。
意見　３： | 事業要綱２．参加対象者及び人数ですが、正会員１８１名、特別会員１名と変更になりましたので修正してください
対応　３： | 事業要綱２．参加対象者及び人数の記載を修正いたしました。
意見　４： | ２．実施場所・会場の３階を削除してください。
対応　４： | ２．実施場所・会場の記載を修正いたしました。
意見　５： | ３．参加推進方法ですが、ＰＲ方法を工夫して、意味合いを分かりやすく伝える方法を検討してください。
対応　５： | ＰＲ方法を検討し、３．参加推進方法及び１２．本年度の工夫と期待される効果の記載を修正し、参考資料７委員会ＰＲについて（案）を添付いたしました。
意見　６： | １０．事業内容（１）事業の流れにメールマガジンの発信時期を記載してください。
対応　６： | １０．事業内容（１）事業の流れの記載を修正し、参考資料８一月「通常総会」メールマガジン（案）を添付いたしました。
意見　７： | １１．前年度からの引継ぎ事項（１）（２）の文章を読みやすくなるよう精査してください。
対応　７： | １１．前年度からの引継ぎ事項（１）（２）を精査し、読みやすくなるよう記載を修正いたしました。
意見　８： | １２．本年度の工夫と期待される効果を目的との関係に注意して記載してください。
対応　８： | １２．本年度の工夫と期待される効果を精査し、目的との関係性に注意し記載を修正いたしました。
意見　９： | １３．特記事項（２）資料を添付してください。
対応　９： | 参考資料９通常総会・臨時総会について（案）を添付いたしました。
意見１０： | １４．討議・協議・審議のポイントを明確に記載してください。
対応１０： | １４．討議・協議・審議のポイントの記載を精査し、修正いたしました。
意見１１： | 年間事業計画に入っているのに、臨時総会という名称になる理由を教えてください。
対応１１： | 参考資料９通常総会・臨時総会について（案）を添付いたしました。
意見１２： | 参考資料６過去５年間の出席率を精査してください。
対応１２： | 参考資料６過去５年間の出席率を精査し、記載を修正いたしました。

● | 第３回常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １２月 | １２日 | （木曜日） | 審議

意見　１： | 事業要綱１．事業実施に至る背景に、法律に基づき定款があるという流れがわかるように精査し記載してください。
対応　１： | 事業要綱１．事業実施に至る背景を精査し、記載を修正いたしました。
意見　２： | 事業要綱３．参加推進方法（１）８月１日と１１月１日に配信予定のメールマガジンはＪＣ運動発信委員会で毎月配信する日程での記載でしょうか。
対応　２： | ＪＣ運動発信委員会の日程での配信予定としております。
意見　３： | １１．前年度からの引継ぎ事項（１）ホテルの従業員も入退場を禁止するのは、実質難しいと思いますので、入退場の時間を設けるなどの措置を検討してください。
対応　３： | ホテルの従業員及び遅れてきたメンバーの出席を考慮し、１１．前年度からの引継ぎ事項（１）１２．本年度の工夫と期待される効果（２）を精査し、記載を修正いたしました。
意見　４： | １２．本年度の工夫と期待される効果ですが、各総会の目的と特徴をしっかりと認識したうえで、記載をするとともに、紙芝居を制作してください。
対応　４： | 各総会の目的を認識したうえで、１２．本年度の工夫と期待される効果を精査し、記載を修正いたしました。
意見　５： | １３．特記事項ですが、どの総会についての記載なのか、区別できるよう記載してください。
対応　５： | １３．特記事項を精査し、個別の総会については、記載を修正いたしました。
意見　６： | 定款には総会が会員のもつ権利と義務とは記載されていません。各所の記載を精査してください。
対応　６： | 会員のもつ権利と義務に関する記載を精査し、修正いたしました。
意見　７： | 途中退席及び途中参加する人への対応を検討してください。
対応　７： | 対応を検討し、１２．本年度の工夫と期待される効果（２）１３．特記事項（１）（７）に記載をいたしました。
意見　８： | １３．特記事項（４）委員会メンバーに対して、出席者と芳名録との照合作業を増やすと、定足数の確認などに時間がかかり、総会が遅れてしまうかと思います。人手間増やすことが良いことか検討してください。
対応　８： | 照合作業の是非を検討し、１３．特記事項（４）を精査し、記載を修正いたしました。
意見　９： | 参考資料７．１０ですが、メンバーの一票が組織の方向性を決めるという表現のほうが伝わるのではないでしょうか。
対応　９： | 紙芝居の内容を検討し、参考資料７．１０の記載を修正いたしました。
意見１０： | 参考資料７．１０ですが、過去の総会資料から意見を抜粋してみてはいかがでしょうか。
対応１０： | 過去５年間の資料を検証し、参考資料１１過去５年間の意見を添付いたしましたが、紙芝居に記載するには内容が深いため、委員会ＰＲ時に配布いたします。
意見１１： | 参考資料７．１０ですが、ニコニコ金など総会で決議される内容を伝えてください。
対応１１： | 紙芝居の内容を検討し、参考資料７．１０の記載を修正いたしました。

● | 第３回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１４年 | １２月 | １９日 | （木曜日） | 審議

意見　１： | 紙芝居ですが、十分に台本を読み込んで臨場感をもたせ、メンバーの意識喚起につなげてください。
対応　１： | 委員会ＰＲ前にリハーサルを行い、臨場感をもったＰＲとさせていただきます。
意見　２： | 紙芝居という手法の効果をしっかりと検証し、今後につなげてください。
対応　２： | 工夫と効果を検証し、結果を報告いたします。

● | 第９回三役会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ９月 | ２日 | （火曜日） | 審議 （報告）

意見　１： | ８．開催目的の実現と成果（３）に紙芝居を用いた事前ＰＲにより出席率の向上とメンバーの意識統一を図ることができたと記載されていますが、次年度以降へ引き継げるように詳細資料を添付してください。
対応　１： | 次年度以降へ引き継ぐことができるよう、参考資料０７．八月「臨時総会」紙芝居を添付いたしました。
意見　２： | 議案本文及び参考資料０２．事業の様子（案）に誤字がありますので、記載を修正してください。
対応　２： | 議案及び参考資料を見直し、誤りを修正いたしました。

● | 第９回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ９月 | １６日 | （火曜日） | 審議 （報告）

意見　１： | 出席率の向上のために紙芝居以外にどのような工夫や努力をしたのか記載してください。
対応　１： | 出席率の向上のための工夫と行動について、８．開催目的の実現と成果（３）に追記いたしました。
意見　２： | 参考資料０３．八月「臨時総会」資料ですが、アジェンダシステムではフォルダへのリンクがとびませんので、修正をしてください。
対応　２： | アジェンダシステムから参照できるように、参考資料０３．八月「臨時総会」資料をＰＤＦデータに変更いたしました。
意見　３： | １１．委員長所見に記載されている問題点について、入念なリハーサルができなかった原因と対策を、９．運営上の問題点及び１０．次年度の引継ぎ事項へ記載してください。
対応　３： | 入念なリハーサルができなかった原因と対策を、９．運営上の問題点（５）及び１０．次年度の引継ぎ事項（５）に記載いたしました。

● | 第９回理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ９月 | ３０日 | （火曜日） | 審議 （報告）

意見　１： |
対応　１： |

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参考資料一覧

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 事業の様子
3 | 電子 | 八月「臨時総会」資料
4 | 電子 | 八月「臨時総会」議事録
5 | 電子 | 過去５年間の出席率
6 | 電子 | 委員会ＰＲの様子
7 | 電子 | 八月「臨時総会」紙芝居

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