(一社)札幌青年会議所 2014年度 

「サマーコンファレンス2014」札幌LOMナイト開催(案)の件

審議

 

 

ファイル名

5R-SYOU-S-1

 

事業名

(一社)札幌青年会議所 2014年度

「サマーコンファレンス2014」札幌LOMナイト開催

 

室名

JCの絆構築室

委員会名

渉外委員会

 

専務理事

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 5月23日

コンプライアンス

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 5月23日

予  算

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 5月23日

公益目的

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 5月23日

担当役職・役員名

副理事長

中村 悌也

確認日

2014年 5月23日

担当役職・役員名

常任理事

森田 宣広

確認日

2014年 5月23日

委員長名

委員長

阿部 英介

確認日

2014年 5月23日

作成者役職・氏名

副委員長

三浦 正勝

作成日時

2014年 5月23日

トップ/事業要綱/事業/審議象資料/前回まで流れ/参考資/事業

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

 

サマーコンファレンスは公益社団法人日本青年会議所の運動を広く発信する場であり、それぞれが問題意識をもち、全国に運動を広げることで国民意識の喚起を行う大会です。札幌青年会議所を代表して志高く出向するメンバーの活躍を激励し、多くのメンバーが積極的に事業へ参画をする機運を高めるためには同志が集い、友情を育むことで絆の構築を図る必要があります。


2.

参加対象者及び人数

 

173

対内参加者 :正会員 172

        特別会員  1名

(参考:2013年度 サマーコンファレンス 出席数79名)

(参考:2014年度 京都会議 出席数128名)


3.

事業目的 (対外)

 

なし


4.

事業目的 (対内)

 

多くのメンバーが集い出向者を支援するとともに、メンバー同士が結束力の向上を図り、LOMの絆を強

固にします。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

2014年 7月19日(土)20:30〜22:00


2.

実施場所・会場

 

 

BENOA YOKOHAMA

住所:〒202−0004 神奈川県横浜市西区北幸2−2−1 ハマボールイアス7F

TEL:0120−753−458

(会場選定理由)

BENOA YOKOHAMAは、横浜駅西口から徒歩5分であり、また、サマーコンファレンス201

4が開催されるパシフィコ横浜から車で約10分と札幌青年会議所メンバーが会場にアクセスしやすい場所

に位置しております。映像放映のための音響設備が充実しており、大迫力なサウンドを楽しむことができ、

心が弾むような会場内となっております。会場の別室にて来賓者の控室も管理されていることから、同時に

多くの来賓者が訪れた場合でも、他のお客様にご迷惑をかけることなくスムーズな導線の確保が行えます。


3.

参加推進方法

 

(1)各委員会へのPR訪問

(2)HOT・MAILの配信

(3)メールマガジンの配信

(4)「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況資料の活用


4.

予算総額

¥50,000

事業計画収予算書へ


5.

外部協力者・協力種別

 

なし


6.

講師名

 

 

なし


7.

テーマ

 

 

高めよう、同志のさらなる結束力と友情を

〜SAPPORO JC IN 横浜〜


8.

対外配布資料の有無

 

 

なし


9.

公益性の有無

 

 

(1)公益目的該当項目

なし

(2)事業における該当部分

なし


10.

事業内容

 

 

(1)事業内容

@出向者紹介(25分)

      公益社団法人日本青年会議所へ出向している各委員会メンバーの皆様にご挨拶していただきま

す。

    A1分間スピーチ(12分)

      各委員会から代表者1名をくじ引きで選出し、渉外委員会が事前に用意したお題をもとに1分間

スピーチを行っていただきます。 

B一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 上半期の思い出スライド写真映像(歓談時)

     2014年度上半期の思い出のスライド写真を歓談時に放映いたします。   

C来賓者挨拶(随時)

      来賓者が会場にご到着された際には、来賓者専用控室にご案内します。受付、司会、会場側と連

携を図り、進行状況を調整のうえ、ご挨拶をいただきます。

 

(2)事業の流れ

2014年 3月 1日 企画・立案

3月10日 現地調査・会場打合せ

4月22日 第4回理事会 協議上程

5月27日 第5回理事会 審議上程

6月23日 HOT・MAIL「サマーコンファレンス2014」札幌LOMナイト開

催のご案内 配信

7月 2日 「サマーコンファレンス2014」メールマガジン特別号 発刊

7月 7日 「サマーコンファレンス2014」札幌LOMナイト事前登録 締切

7月14日 会場との最終打合わせ

7月19日 「サマーコンファレンス2014」札幌LOMナイト 実施

8月26日 第8回理事会 報告上程

 

(3)開催当日のスケジュール

20:00 受付開始

20:30 オープニング映像

20:32 開会

20:33 理事長挨拶        

一般社団法人札幌青年会議所 第63代理事長 池ア 潤 君

20:36 乾杯           

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 直前理事長 竹原 慎雅 君

20:39 歓談

20:45 出向者紹介映像

20:48 出向者紹介        

公益社団法人日本青年会議所 2014年度 各委員会 出向者紹介

21:13 歓談

21:30 1分間スピーチ

21:42 歓談

21:54 締めの挨拶        

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 副理事長 奥山 倫行 君

21:57 集合写真撮影

22:00 閉会


11.

前年度からの引継ぎ事項

 

(1)来賓者がご挨拶に訪問される際は、到着時間を確認するだけではなく、来賓者の到着が遅れた際の

対応も綿密に打ち合わせを行い、遅れが生じた場合でも対応できるような運営をします。

(2)歓談時間は来賓対応の調整時間としての要素もありますが、調整が困難になったときはその他のプ

ログラムの時間調整を図り、臨機応変に対応することで円滑な進行をします。


12.

本年度の工夫と期待される効果

 

(1)出向者紹介では、辛かったことや努力したこと、委員会として活動していることなど、出向の魅力

について語っていただくことで、LOMメンバーに公益社団法人日本青年会議所の運動に興味と理解を深めていただきます。

(2)一般社団法人札幌青年会議所 2014年度上半期のスライド写真を歓談時に放映することで、今

日までの軌跡を振返り親睦を深め、札幌JCメンバーの一体感を感じていただき、さらなる結束力の向上を図ります。

(3)各委員会にまつわる内容で1分間スピーチを行い、委員会に対する熱い想いを発表していただくこ

とで、メンバー同士の結束力の向上を図りLOMの絆を強固にします。

(4)多くのLOMメンバーがサマーコンファレンス2014に参加し、横浜の地に集い出向者を激励す

ることで、出向者支援につなげて参ります。


13.

特記事項

 

 

(1)飲食費として登録料を8,000円といたします。

(2)会場に早く到着したメンバーの皆様にウェルカムドリンクをご用意いたします。

(3)来賓予定の情報を札幌の出向メンバーに確認するなど、詳細を事前に把握し、来賓の対応を行う

ための人員を常駐させ受付、司会、会場との連携を図り、来賓者に対して失礼がないように対応い

たします。さらにスムーズな導線の確保が行えるように、会場の別室に来賓者専用控室をご用意い

たします。

  (4)出向者紹介では事前に出向者の皆様と打ち合わせを行い、挨拶内容を決定いたします。なお、出向

者紹介は委員会単位でご登壇いただき、LOMナイトに参加している出向メンバー全員を紹介し、

一人ひとりご挨拶をいただきます。挨拶時間は1委員会4分以内とします。

  (5)横浜市の受動喫煙防止条例に基づきLOMナイト開催中は会場内での喫煙は禁止となります。な

お、喫煙ブースの使用は来賓者のみといたします。

  (6)「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況資料から、入会年度が浅いメンバー

とフォロワーの出席状況が少ない傾向が見られるため、積極的に参加を促します。

  (7)事前に用意していたガイドライン内容の周知徹底を行い、本番中に制限時間が近づいてきたら連絡

を入れるなどのタイムスケジュールの管理や、状況にあわせた臨機応変なハンドリングを行い、そ

の後に予定していたプログラムを確実に実行します。

  (8)LOMナイトに参加できない出向者がいることを考慮し、LOMナイトの開催から終了まで撮影を

行い、後日メールマガジンにて配信いたします。

  (9)来賓挨拶の時間が長引くことを想定し、歓談時間を長めに設定することで進行の状況を調整いたし

ます。

 (10)食事は着座でのビュッフェ形式といたします。

 (11)サマーコンファレンス2014のセレモニーinサマーコンファレンス2014の終了時間が19

時30分までとなっているため、「サマーコンファレンス2014」札幌LOMナイトの開始時間

を20時30分といたします。なお、各委員会での懇親会の設営準備時間を鑑み、終了時間を22

時00分といたします。

 (12)メンバーが航空チケットや宿泊ホテルを確保しやすくするために「サマーコンファレンス201

4」旅行推奨プラン資料を作成し、委員長メールにて配信いたします。

 (13)1分間スピーチは各委員会から代表者1名をくじ引きで選出し、渉外委員会が用意した各委員会に

まつわる感動する話や、面白い話の内容になりそうなお題をもとに、スピーチを行っていただきま

す。なお、1分間スピーチを行う旨を事前にLOMメンバーへ周知いたします。

 (14)「サマーコンファレンス2014」メールマガジン特別号のなかで、出向者の紹介や現地調査での

レポートなどを組み込み、札幌メンバーが興味を抱き、参加意欲を向上させることで、LOMナイ

トへの参加推進を図ります。


14.

討議・協議・審議のポイント

 

(1)参加推進方法について

(2)出向者紹介について

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

協議・審議対象資料一覧

●電子資料

 

電 子 資 料 名

1

横断(案)

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資 料 名 内 容

1

配布・回覧

なし

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第4回三役会

開催日

2014年

 4月

1日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

事業要綱4.事業目的(対内)のメンバー同士が結束力の向上を図るためには手法が薄いので再考してください。

対応 1:

メンバー同士の結束力の向上を図るための手法を13.特記事項(6)に追記いたしました。

意見 2:

2014年度「京都会議」札幌LOMナイトでの経験を活かして、スケジュールを管理する手法を記載してください。

対応 2:

2014年度「京都会議」札幌LOMナイトでの引継ぎ事項を引用し13.特記事項(7)に記載しました。

意見 3:

7.テーマの中に出向者支援の部分を記載してください。

対応 3:

テーマを再考し7.テーマに記載いたしました。

意見 4:

出向者へのねぎらいライブの内容を再考してください。

対応 4:

内容を再考し、アイスブレイクを行う旨を(10)事業内容(1)事業内容Aに記載しました。

意見 5:

一般社団法人札幌青年会議所音楽同好会MCCSのメンバー名簿の資料を追加してください。

対応 5:

メンバー名簿を作成し、参考資料13に追加しました。

意見 6:

委員会の結束力を高めるための手法を再考してください。

対応 6:

公益社団法人日本青年会議所へ出向しているメンバーへの熱い想いを各委員会メンバーが担当し文章にしていただき、音楽同好会で精査のうえ、楽曲を制作する旨を13.特記事項(6)に記載しました。

意見 7:

出向者挨拶を各委員会から1名に限定する意味を教えてください。

対応 7:

タイムスケジュール管理の都合上、各委員会から代表1名を選定し、事前に挨拶内容の打ち合わせを行い、制限時間を5分以内に収まるようにしました。

意見 8:

参考資料4:オープニング映像絵コンテ写真を見やすいものに変更してください。

対応 8:

参考資料4:オープニング映像絵コンテの写真を一部変更しました。

意見 9:

参考資料10:「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況の資料を活用し、参加率をあげる旨を記載してください。

対応 9:

参考資料10:「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況の資料を活用し参加率を上げる旨を3.参加推進方法(4)に記載しました。

意見10:

参加できない出向者に対する激励の手法を考察してください。

対応10:

出向者への激励ライブを撮影し、後日メールにて配信する旨を13.特記事項(8)に記載しました。

 


第4回常任理事会

開催日

2014年

 4月

 8日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

3.参加推進方法(4)「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況資料の活用方法を13.特記事項に具体的に記載してください。

対応 1:

「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況資料を活用し、参加推進を図る旨を13.特記事項(6)に記載しました。

意見 2:

(1)事業内容@出向者挨拶は代表者1名を選定するのではなく、時間が許す限り多くの出向者にスピーチをしてもらってください。

対応 2:

(1)事業内容@出向者挨拶の内容を再考し、各委員会5分以内で出向者メンバー全員からご挨拶をいただく旨を13.特記事項(4)に記載しました。

意見 3:

(3)開催当日のスケジュールの20時34分の歓談時間を入れるタイミングが適切であるかが不明なので再考してください。

対応 3:

歓談時間は来賓者挨拶を行うための調整時間でもあるので、19時44分と20時34分とさせていただきます。

意見 4:

出向等の理由で、当日参加できないメンバーに対しての配慮を検討してください。

対応 4:

当日LOMナイトに参加できない出向者がいることを考慮し、LOMナイトの開催から終了までを撮影し、後日メールマガジンにて配信する旨を13.特記事項(8)に記載しました。

意見 5:

(1)事業内容が出向者支援に特化しすぎですので、札幌メンバーにも焦点をあてた内容を盛り込んでください。

対応 5:

(1)事業内容のなかでアイスブレイクを行う際に、札幌メンバーが出向者に対し、心を込めた激励の気持ちを伝える内容を盛り込み、札幌メンバーにもご協力をいただく旨を12.本年度の工夫と期待される効果(2)に記載しました。

 


第4回理事会

開催日

2014年

 4月

22日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

10.事業内容(1)事業内容の@出向者挨拶という文言は、挨拶をさせるというニュアンスに取れるので再考してください。

対応 1:

出向者挨拶という文言を再考し、出向者紹介としました。

意見 2:

当日の食事はどのような形式になるのかを記載してください。

対応 2:

当日の食事は着座でのビュッフェ形式とし、詳細を13.特記事項(10)に記載しました。

意見 3:

横浜の宿泊施設の確保が難しい状態になっておりますので、対策を記載してください。

対応 3:

「サマーコンファレンス2014」旅行推奨プラン資料を作成し、委員長メールにて配信する旨を特記事項(12)に記載しました。

意見 4:

1月の「京都会議」札幌LOMナイトの引継ぎ事項を十分に活用して設営してください。

対応 4:

「京都会議」札幌LOMナイトではスケジュール管理ができていなかったため、出向者支援の内容の一部を中止せざるを得ない状況となりました。今回は事業内容の事前打ち合わせ、スケジュール管理を徹底し、出向者支援に特化するという内容で記載させていただきました。

意見 5:

HOTMAILやメールマガジンの配信の段階から、メンバーがより集まり、目的を達成できるような仕掛けを盛り込んでください。

対応 5:

「サマーコンファレンス2014」メールマガジン特別号のなかで、出向者の紹介や現地調査でのレポートなどを組み込み、札幌メンバーが興味を抱き、参加意欲を向上させる旨を、13.特記事項(14)に記載しました。

意見 6:

会場の雰囲気が十分に温まっている歓談のあとにアイスブレイクを行う必要はあるのか再考してください。

対応 6:

歓談時間に来賓者の挨拶が長く続くことが予想されるため、アイスブレイクを行う旨を記載しておりましたが、LOMナイトの開催時間を30分短縮した都合上、アイスブレイクを中止としました。

 


第5回三役会

開催日

2014年

5月

13日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

10.事業内容(1)事業内容@出向者紹介はご挨拶をいただくだけではなく、委員会としてどのような運動を行っているのかも活動内容を踏まえお話しいただけるようにしてください。

対応 1:

出向者紹介のなかで、委員会としてどのような運動を行っているのかお話しいただく旨を、12.本年度の工夫と期待される効果(1)に追記しました。

意見 2:

10.事業内容(1)事業内容A1分間スピーチは楽しい内容になるように設営していただきたいです。お題の内容などの資料を添付してください。

対応 2:

1分間スピーチは感動する話や、面白い話になりそうなお題を事前に準備し、1分間スピーチを行うことを事前にメンバーに周知し、楽しい内容になるように設営する旨を13.特記事項(13)に追記しました。なお、1分間スピーチの概要(案)を作成し参考資料13に添付しました。

意見 3:

アイスブレイクを行わないのであれば、会場選定理由は変更になるのではないでしょうか。

対応 3:

会場の選定はアクセスの利便性や映像放映のための音響設備の充実、来賓者の控室の完備などを考慮した選定理由である旨を2.実施場所・会場の会場選定理由の一部を変更し記載しました。

 


第5回常任理事会

開催日

2014年

 5月

20日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

12.本年度の工夫と期待される効果に多くのメンバーがサマーコンファレンス2014に出席し、出向者支援を行うという旨も追記してください。

対応 1:

多くのLOMメンバーがサマーコンファレンス2014に参加し、横浜の地に集い出向者を激励することで、出向者を支援する旨を12.本年度の工夫と期待される効果(4)に追記しました。

意見 2:

会場選定理由の記載の内情が重要という認識であれば、進行台本のなかにBGMや進行の概要を記載してください。

対応 2:

BGMを参考資料7.進行台本に記載し、進行の概要を参考資料13.1分間スピーチの概要(案)に記載しました。

 


第5回理事会

開催日

2014年

 5月

27日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

 

対応 1:

 

 


トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種 別

資  料  名  内  容

1

電子

年間事業 年間事業フレーム 公益目的23項目

2

電子

出向者紹介像 絵コンテ(案)

3

電子

「サマーコンファレンス」札幌LOMナイト 過去5年間の参加員数について

4

電子

オープニング映像 絵コンテ(案)

5

電子

会場へのアクセス・会場写真(案)

6

電子

会場レイアウト(案)

7

電子

進行台本(案)

8

電子

来賓のアテンド図(案)

9

電子

一般社団法人幌青年会議所 2014年度 出向者一覧

10

電子

「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況

11

電子

参考予算書(案)

12

電子

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 上半期の思い出スライド写真映像 絵コンテ(案)

13

電子

1分間スピーチの概要(案)

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業