(一社)札幌青年会議所 2014年度 

「サマーコンファレンス2014」札幌LOMナイト開催(案)について

協議

 

 

ファイル名

4R-SYOU-K-1

 

事業名

(一社)札幌青年会議所 2014年度

「サマーコンファレンス2014」札幌LOMナイト開催(案)

 

室名

JCの絆構築室

委員会名

渉外委員会

 

専務理事

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 4月18日

コンプライアンス

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 4月18日

予  算

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 4月18日

公益目的

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 4月18日

担当役職・役員名

副理事長

中村 悌也

確認日

2014年 4月18日

担当役職・役員名

常任理事

森田 宣広

確認日

2014年 4月18日

委員長名

委員長

阿部 英介

確認日

2014年 4月17日

作成者役職・氏名

副委員長

三浦 正勝

作成日時

2014年 4月17日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

 

 

サマーコンファレンスは公益社団法人日本青年会議所の運動を広く発信する場であり、それぞれが問題意識をもち、全国に運動を広げることで国民意識の喚起を行う大会です。札幌青年会議所を代表して志高く出向するメンバーの活躍を激励し、多くのメンバーが積極的に事業へ参画をする機運を高めるためには同志が集い、友情を育むことで絆の構築を図る必要があります。


2.

参加対象者及び人数

 

173

対内参加者 :正会員 172

        特別会員  1名

(参考:2013年度 サマーコンファレンス 出席数79名)

(参考:2014年度 京都会議 出席数128名)


3.

事業目的 (対外)

 

なし


4.

事業目的 (対内)

 

出向者支援とメンバー同士が結束力の向上を図り、LOMの絆を強固にします。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

2014年 7月19日(土)19:30〜21:30


2.

実施場所・会場

 

BENOA YOKOHAMA

住所:〒202−0004 神奈川県横浜市西区北幸2−2−1 ハマボールイアス7F

TEL:0120−753−458

(会場選定理由)

BENOA YOKOHAMAは、横浜駅西口から徒歩5分であり、また、サマーコンファレンス201

4が開催されるパシフィコ横浜から車で約10分と札幌青年会議所メンバーが会場にアクセスしやすい場所

に位置しております。音楽祭やディスコ会場にも使用することが可能であり、ライブハウスさながらの大迫

力なサウンドを楽しむことができ、心が弾むような会場内となっております。会場の別室にて来賓者の控室

も管理されていることから、同時に多くの来賓者が訪れた場合でも、他のお客様にご迷惑をかけることなく

スムーズな導線の確保が行えます。


3.

参加推進方法

 

(1)各委員会へのPR訪問

(2)HOT・MAILの配信

(3)メールマガジンの配信

(4)「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況資料の活用


4.

予算総額

¥50,000

事業計画収支予算書へ


5.

外部協力者・協力種別

 

なし


6.

講師名

 

 

なし


7.

テーマ

 

 

高めよう、同志のさらなる結束力と友情を

〜SAPPORO JC IN 横浜〜


8.

対外配布資料の有無

 

 

なし


9.

公益性の有無

 

 

(1)公益目的該当項目

なし

(2)事業における該当部分

なし


10.

事業内容

 

 

(1)事業内容

@出向者挨拶(30分)

      公益社団法人日本青年会議所へ出向している各委員会メンバーの皆様にご挨拶していただきま

す。

    Aアイスブレイク(10分)  

B来賓者挨拶(随時)

      来賓者が会場にご到着された際には、来賓者専用控室にご案内します。受付、司会、会場側と連

携を図り、進行状況を調整のうえ、ご挨拶をいただきます。

 

(2)事業の流れ

2014年 3月 1日 企画・立案

3月10日 現地調査・会場打合せ

4月22日 第4回理事会 協議上程

5月27日 第5回理事会 審議上程

6月23日 HOT・MAIL「サマーコンファレンス2014」札幌LOMナイト開

催のご案内 配信

7月 2日 「サマーコンファレンス2014」メールマガジン特別号 発刊

7月 7日 「サマーコンファレンス2014」札幌LOMナイト事前登録 締切

7月14日 会場との最終打合わせ

7月19日 「サマーコンファレンス2014」札幌LOMナイト 実施

8月26日 第8回理事会 報告上程

 

(3)開催当日のスケジュール

19:00 受付開始

19:30 オープニング映像

19:33 開会

19:34 理事長挨拶        

一般社団法人札幌青年会議所 第63代理事長 池ア 潤 君

19:39 乾杯           

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 直前理事長 竹原 慎雅 君

19:44 歓談

19:59 出向者紹介映像

20:04 出向者挨拶        

公益社団法人日本青年会議所 2014年度 各委員会 出向者挨拶

20:34 歓談

21:12 アイスブレイク

21:22 締めの挨拶        

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 副理事長 奥山 倫行 君

21:25 集合写真撮影

21:30 閉会


11.

前年度からの引継ぎ事項

 

(1)来賓者がご挨拶に訪問される際は、到着時間を確認するだけではなく、来賓者の到着が遅れた際の

対応も綿密に打ち合わせを行い、遅れが生じた場合でも対応できるような運営をします。

(2)歓談時間は来賓対応の調整時間としての要素もありますが、調整が困難になったときはその他のプ

ログラムの時間調整を図り、臨機応変に対応することで円滑な進行をします。


12.

本年度の工夫と期待される効果

 

(1)出向者挨拶のなかで、辛かったことや努力したこと、そして出向の魅力などを語っていただくこと

で、LOMメンバーに公益社団法人日本青年会議所の運動に興味と理解を深めていただきます。

(2)アイスブレイクのなかで、札幌メンバーが出向者に対し、心を込めた激励の気持ちを表す内容を盛

り込み、会場の一体感を出向者の皆様に感じていただくことで、札幌メンバーのさらなる結束力の

向上を図ります。


13.

特記事項

 

(1)飲食費として登録料を8,000円といたします。

(2)会場に早く到着したメンバーの皆様にウェルカムドリンクをご用意いたします。

(3)来賓予定の情報を札幌の出向メンバーに確認するなど、詳細を事前に把握し、来賓の対応を行う

ための人員を常駐させ受付、司会、会場との連携を図り、来賓者に対して失礼がないように対応い

たします。さらにスムーズな導線の確保が行えるように、会場の別室に来賓者専用控室をご用意い

たします。

  (4)出向者挨拶では事前に出向者の皆様と打ち合わせを行い、挨拶内容を決定いたします。なお、出向

者挨拶は委員会単位でご登壇いただき、LOMナイトに参加している出向メンバー全員からご挨拶

をいただきます。挨拶時間は1委員会5分以内とします。

  (5)横浜市の受動喫煙防止条例に基づきLOMナイト開催中は会場内での喫煙は禁止とします。なお、

喫煙ブースの使用は来賓者のみとします。

  (6)「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況資料から、入会年度が浅いメンバー

とフォロワーの出席状況が少ない傾向が見られるため、積極的に参加を促します。

  (7)事前に用意していたガイドライン内容の周知徹底を行い、本番中に制限時間が近づいてきたら連絡

を入れるなどのタイムスケジュールの管理や、状況にあわせた臨機応変なハンドリングを行い、そ

の後に予定していたプログラムを確実に実行します。

  (8)LOMナイトに参加できない出向者がいることを考慮し、LOMナイトの開催から終了まで撮影を

行い、後日メールマガジンにて配信いたします。

  (9)来賓挨拶の時間が長引くことを想定し、歓談時間を長めに設定することで進行の状況を調整いたし

ます。


14.

討議・協議・審議のポイント

 

(1)参加推進方法について

(2)アイスブレイクについて

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

協議・審議対象資料一覧

●電子資料

 

電 子 資 料 名

1

横断幕(案)

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資 料 名 内 容

1

配布・回覧

なし

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第4回三役会

開催日

2014年

 4月

1日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

事業要綱4.事業目的(対内)のメンバー同士が結束力の向上を図るためには手法が薄いので再考してください。

対応 1:

メンバー同士の結束力の向上を図るための手法を13.特記事項(6)に追記いたしました。

意見 2:

2014年度「京都会議」札幌LOMナイトでの経験を活かして、スケジュールを管理する手法を記載してください。

対応 2:

2014年度「京都会議」札幌LOMナイトでの引継ぎ事項を引用し13.特記事項(7)に記載しました。

意見 3:

7.テーマの中に出向者支援の部分を記載してください。

対応 3:

テーマを再考し7.テーマに記載いたしました。

意見 4:

出向者へのねぎらいライブの内容を再考してください。

対応 4:

内容を再考し、アイスブレイクを行う旨を(10)事業内容(1)事業内容Aに記載しました。

意見 5:

一般社団法人札幌青年会議所音楽同好会MCCSのメンバー名簿の資料を追加してください。

対応 5:

メンバー名簿を作成し、参考資料13に追加しました。

意見 6:

委員会の結束力を高めるための手法を再考してください。

対応 6:

公益社団法人日本青年会議所へ出向しているメンバーへの熱い想いを各委員会メンバーが担当し文章にしていただき、音楽同好会で精査のうえ、楽曲を制作する旨を13.特記事項(6)に記載しました。

意見 7:

出向者挨拶を各委員会から1名に限定する意味を教えてください。

対応 7:

タイムスケジュール管理の都合上、各委員会から代表1名を選定し、事前に挨拶内容の打ち合わせを行い、制限時間を5分以内に収まるようにしました。

意見 8:

参考資料4:オープニング映像絵コンテ写真を見やすいものに変更してください。

対応 8:

参考資料4:オープニング映像絵コンテの写真を一部変更しました。

意見 9:

参考資料10:「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況の資料を活用し、参加率をあげる旨を記載してください。

対応 9:

参考資料10:「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況の資料を活用し参加率を上げる旨を3.参加推進方法(4)に記載しました。

意見10:

参加できない出向者に対する激励の手法を考察してください。

対応10:

出向者への激励ライブを撮影し、後日メールにて配信する旨を13.特記事項(8)に記載しました。

 


第4回常任理事会

開催日

2014年

 4月

 8日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

3.参加推進方法(4)「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況資料の活用方法を13.特記事項に具体的に記載してください。

対応 1:

「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況資料を活用し、参加推進を図る旨を13.特記事項(6)に記載しました。

意見 2:

(1)事業内容@出向者挨拶は代表者1名を選定するのではなく、時間が許す限り多くの出向者にスピーチをしてもらってください。

対応 2:

(1)事業内容@出向者挨拶の内容を再考し、各委員会5分以内で出向者メンバー全員からご挨拶をいただく旨を13.特記事項(4)に記載しました。

意見 3:

(3)開催当日のスケジュールの20時34分の歓談時間を入れるタイミングが適切であるかが不明なので再考してください。

対応 3:

歓談時間は来賓者挨拶を行うための調整時間でもあるので、19時44分と20時34分とさせていただきます。

意見 4:

出向等の理由で、当日参加できないメンバーに対しての配慮を検討してください。

対応 4:

当日LOMナイトに参加できない出向者がいることを考慮し、LOMナイトの開催から終了までを撮影し、後日メールマガジンにて配信する旨を13.特記事項(8)に記載しました。

意見 5:

(1)事業内容が出向者支援に特化しすぎですので、札幌メンバーにも焦点をあてた内容を盛り込んでください。

対応 5:

(1)事業内容のなかでアイスブレイクを行う際に、札幌メンバーが出向者に対し、心を込めた激励の気持ちを伝える内容を盛り込み、札幌メンバーにもご協力をいただく旨を12.本年度の工夫と期待される効果(2)に記載しました。

 


第4回理事会

開催日

2014年

 4月

22日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

対応 1:

 


第5回三役会

開催日

2014年

5月

13日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

対応 1:

 


第5回常任理事会

開催日

2014年

 5月

20日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

 

対応 1:

 

 


第5回理事会

開催日

2014年

 5月

27日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

 

対応 1:

 

 


トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種 別

資  料  名  内  容

1

電子

年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的23項目

2

電子

出向者紹介映像 絵コンテ(案)

3

電子

「サマーコンファレンス」札幌LOMナイト 過去5年間の参加員数について

4

電子

オープニング映像 絵コンテ(案)

5

電子

会場へのアクセス・会場写真(案)

6

電子

会場レイアウト(案)

7

電子

進行台本(案)

8

電子

来賓のアテンド図(案)

9

電子

一般社団法人札幌青年会議所 2014年度 出向者一覧

10

電子

「サマーコンファレンス2013」札幌LOMナイト参加状況

11

電子

参考予算書(案)

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算