(一社)札幌青年会議所 2014年度

六月「創立記念」例会開催(案)の件

審議

 

 

ファイル名

4R-SOSHI-S-1

 

事業名

(一社)札幌青年会議所 2014年度

六月「創立記念」例会開催(案)

 

室名

組織運営室

委員会名

JC運動発信委員会

総務委員会

 

専務理事

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 4月18日

コンプライアンス

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 4月18日

予  算

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 4月18日

公益目的

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 4月18日

担当役職・役員名

専務理事

佐々木 和也

確認日

2014年 4月17日

担当役職・役員名

常務理事

赤地 勇己

確認日

2014年 4月16日

委員長名

委員長1

三品 幸司

確認日

2014年 4月16日

委員長名

委員長2

斉藤 慎也

確認日

2014年 4月13日

作成者役職・氏名

副委員長

遠藤 雄一郎

作成日時

2014年 4月11日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

  

本年で63年の歴史を数える札幌青年会議所は、夢あふれる札幌の創造に向けて一般社団法人として確かな第一歩とするために、新たな歴史を歩み始めました。今一度、先輩諸氏が築いてこられた足跡を振り返り歴史と伝統を認識するとともに、感謝の想いを込めて創立の日を祝う必要があると考えます。


2.

参加対象者及び人数

 

参加対象者           1396名

 (内訳)  正会員       172名

       シニアクラブ会員 1224名

 (2014年度参加者見込)

            合計272名(シニアクラブ会員100名 正会員172名)

 (参考)2013年度 合計180名(シニアクラブ会員 73名 正会員107名)

     2012年度 合計174名(シニアクラブ会員 65名 正会員109名)


3.

事業目的 (対外)

 

なし


4.

事業目的 (対内)

  

シニアクラブ会員と現役メンバーが創立の日を祝い、交流を深めるとともに、運動への機運を高める。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

 

 

 

2014年 6月11日(水)18:30〜20:30


2.

実施場所・会場

 

札幌パークホテル 3階パークホール

札幌市中央区南10条西3丁目

TEL:011−511−3131


3.

参加推進方法

 

(1)メールマガジン及びHOT・MAILの配信による事前告知を行います。

(2)例会前の時期に各委員会を訪問し、本例会のPRを行います。

(3)シニアクラブ会員に対しては案内状を送付するとともに、未返信者の内過去5年以内の「創立記念」例会参加者に電話掛けを行います。

(4)出欠について未返信のシニアクラブ会員の内、本年度の一月「新年交礼会」に出席いただいた方に対しても電話掛けを行います。


4.

予算総額

¥1,500,000

事業計画収支予算書へ


5.

外部協力者・協力種別

 

なし


6.

講師名

 

 

なし


7.

テーマ

 

 

ともに祝おう創立の日を

〜受け継がれた想いを胸に刻んで〜


8.

対外配布資料の有無

 

 

なし


9.

公益性の有無

 

 

なし


10.

事業内容

  

(1)開催当日の進行内容

@第一部 プレゼンテーション

一般社団法人格移行の元年に、新たな事業として開催されるサッポロスマイルアワードへの取り組みについてプレゼンテーションし、先輩諸氏の熱い想いによって築き上げてこられた札幌青年会議所の歴史と伝統を、明るい未来へとつないでいく決意をお伝えいたします。

A第二部 懇親会

シニアクラブ会員の方々と現役メンバーの配席は同席とし、和やかな雰囲気のなかで懇親を深めていただきます。

 

(2)事業の流れ

2014年 3月 5日 会場打ち合わせ

2014年 3月13日 映像打ち合わせ

2014年 3月14日 シニアクラブ会員リスト準備

2014年 3月25日 第3回理事会協議上程

2014年 4月22日 第4回理事会審議上程

2014年 4月30日 案内状発送

2014年 5月 7日 HOT・MAIL配信

2014年 5月16日 シニアクラブ会員出欠締め切

2014年 5月20日 シニアクラブ会員電話掛け

2014年 5月30日 シニアクラブ会員出欠最終確認

2014年 6月11日 六月「創立記念」例会開催

2014年 6月12日 お礼状発送

2014年 7月29日 第7回理事会報告上程

 

(3)開催当日のスケジュール

13:00 室メンバー集合

13:05 最終打ち合わせ・会場設営開始

14:00 全体リハーサル開始

15:50 各委員長集合

16:00 第一部プレゼンテーション練習開始(各委員長)

16:10 現役メンバー受付開始

16:40 現役メンバー全体説明・リハーサル開始 ※参考資料12参照

17:55 会場内スタンバイ

18:00 シニアクラブ会員受付開始

18:30 オープニング映像

18:33 開会

18:34 国歌並びにJCソング斉唱

18:36 JCI Creed唱和

18:38 JCI Mission並びにJCI Vision唱和

18:40 JC宣言文朗読並びに綱領唱和

18:42 理事長挨拶

 一般社団法人札幌青年会議所 第63代理事長 池ア 潤 君

18:50 シニアクラブ会長挨拶

一般社団法人札幌青年会議所 シニアクラブ会長

第49代理事長 松下 直樹 先輩

18:58 第一部 プレゼンテーション

19:09 第二部 懇親会 乾杯

      一般社団法人札幌青年会議所 シニアクラブ幹事長

第59代理事長 玉腰 勇吉 先輩

19:17 歓談(49分)

20:06 会員拡大及びJCI NOTHING BUT NETSキャンペーンPR

20:12 若い我等斉唱アナウンス・移動

20:15 若い我等斉唱

20:20 一発締め

20:25 シニアクラブ会員退場

20:30 閉会


11.

前年度からの引継ぎ事項

  

(1)お見送りの方法に関して、例会最後を締めくくる役割になるためリハーサル時にしっかりとメンバーに周知することが必要です。

(2)シニアクラブ会員取り纏めの電話掛けについて、2回目以降は携帯電話への連絡や再度FAXにて送付するなどの工夫が必要です。


12.

本年度の工夫と期待される効果

  

(1)シニアクラブ会員と現役メンバーを同席とし、札幌青年会議所の歴史や魅力についてより多くを学んでいただく機会とすることで、歴史と伝統への感謝を胸に刻んでいただきます。

(2)各委員会を訪問し、周知事項を徹底することで、歴史や伝統を改めて認識していただき、当日のシニアクラブ会員との交流がより深まるようにいたします。

(3)第一部プレゼンテーションを行い、シニアクラブ会員に現役メンバーの意気込みを伝えることで、本年度の運動への機運を高めます。


13.

特記事項

  

(1)過去5年以内の「創立記念」例会参加者で出欠について未返信のシニアクラブ会員への電話掛けは原則として勤務先に行いますが、連絡が取れず結果的に何度も電話掛けをしてしまうことによりご迷惑をお掛けすることを防止するため、歴代理事長以外の先輩に対しては、勤務先の方の了解を得たうえで2回目以降は携帯電話など連絡が取りやすい方法を用いることといたします。

(2)2013年度シニアクラブ総会での決議に従い、昨年度と同様、シニアクラブ会員の読み上げは行わず、各テーブル上に出席者名簿を配布いたします。

(3)出席者名簿については、開催日前日までに出席が確認されているシニアクラブ会員につき記載いたします。

(4)シニアクラブ会員の方々にはおもてなしの気持ちをもって接していただきますが、懇親会において過度な配膳を行わないように周知徹底し、先輩諸氏に余計な気遣いをしていただかないよう配慮いたします。

(5)シニアクラブ会員のお出迎えからお見送りに至るまでスムーズに進行できるよう、リハーサルの時間を十分に確保し、現役メンバーに対してしっかりと周知いたします。

(6)過去5年以内の「創立記念」例会参加者で出欠について未返信のシニアクラブ会員への電話掛けの際には、電話の相手方に年次が近い出席が確定しているシニアクラブ会員の情報を提供するなどして、より多くの先輩諸氏にご出席いただけるように促します。

(7)出欠について未返信のシニアクラブ会員の方で、本年度の一月「新年交礼会」にご出席いただいている方に対しても、個別の電話掛けを行います。

(8)現役メンバーはシニアクラブ会員を拍手でお出迎えし、誘導され座席の近くに着いたら元気よく「こんばんは」と挨拶してお出迎えします。

  (9)シニアクラブ会員の方々と現役メンバーが互いに肩を組み合いながら若い我等を斉唱することで、世代を超えた一体感を感じていただけるようにいたします。

 (10)ご来場いただいたシニアクラブ会員に全現役メンバーがおもてなしの心をもって対応できるように、HOT・MAIL、委員長メール、幹事メールを活用するとともに、全体説明の時間を多くとり、周知事項についてしっかりと落とし込みをいたします。また、周知事項がメンバーに行き届いているかを確認するため、委員会へPRに伺う際に、各メンバーに周知した内容を認識しているか確認いたします。

 (11)シニアクラブ会員の配席については入会年度を基準といたします。また、歴代理事長を務められた先輩には、三役・常任理事・監事と同じテーブルの座席におかけいただきます。


14.

討議・協議・審議のポイント

  

シニアクラブ会員への電話掛けについて

テーブル配席について

プレゼンテーション及びPR内容について

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

1

横断幕(案)

2

式次第(案)

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

配布

なし

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第3回三役会

開催日

2014年

 3月

 4日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

1.事業実施に至る背景について、一般社団法人としての初年度であることを踏まえて、文言を加えるなどしてください。

対応 1:

上記意見に基づき、1.事業実施に至る背景に文言を追記し、修正いたしました。

意見 2:

4.事業目的(対内)が、手法に寄った記載になっておりますので、創立記念日を祝ってどのようにするかについて記載してください。

対応 2:

4.事業目的(対内)の記載について検討し、修正いたしました。

意見 3:

審議対象資料03の横断幕について、フォントを変えるなどして歴史や伝統をイメージさせる重みを出してください。

対応 3:

審議対象資料03を、より歴史や伝統をイメージさせるようフォントを変更いたしました。

意見 4:

全体的に、期待感が出るような特色をもっと出すようにしてください。

対応 4:

上記について検討し、10.事業内容(1)@及び参考資料08について修正するとともに、12.本年度の工夫と期待される効果(1)と(2)を追記、参考資料12を追加いたしました。

意見 5:

昨年も使用した歴史を綴ったパネルの使用について、意味合いを検討してください。

対応 5:

札幌青年会議所の歴史パネルの使用及び意味合いについて検討し、13.特記事項(7)及び参考資料10を追記いたしました。

意見 6:

十月特別事業及び会員拡大のPRの時間を設けてください。

対応 6:

上記意見に基づき、10.事業内容(3)及び参考資料03を修正いたしました。

意見 7:

現役メンバーが当事者意識をもってとりくめるような内容にしてください。

対応 7:

現役メンバーの当事者意識について検討し、12.本年度の工夫と期待される効果(2)に記載いたしました。

意見 8:

プレゼンテーション映像の内容について検討し、内容の濃いものとしてください。

対応 8:

プレゼンテーション映像の内容について精査し、10.事業内容(1)@及び参考資料08を修正いたしました。

意見 9:

時間配分のバランスを考え、先輩が懇親を深められる時間をしっかり取るようにしてください。

対応 9:

当日の進行について検討し、10.事業内容(3)及び参考資料03を修正いたしました。

意見10:

より多くのシニアクラブ会員に、ご来場いただけるような方法について検討してください。

対応10:

より多くのシニアクラブ会員に、ご来場いただけるよう検討し、13.特記事項(8)に記載いたしました。

意見11:

新年交礼会における決算報告時の反省を活かし、慎重な予算組みをしてください。

対応11:

予算の構成につき精査し、予算書を修正いたしました。


第3回常任理事会

開催日

2014年

 3月

11日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

10.事業内容(2)について、返信期間を考えて案内状の送付日を決定してください。また、案内状に日付を記載してください。

対応 1:

シニアクラブの方に余裕をもって返信いただける案内状の送付日を設定し、10.事業内容(2)の記載を変更するとともに審議対象資料01 案内状(案)に日付を追記いたしました。

意見 2:

昨年度の資料を参考にし、電話掛けマニュアルの資料を作成してください。

対応 2:

上記意見に基づき、参考資料12 シニアクラブ会員電話掛けマニュアルを添付いたしました。

意見 3:

リハーサルの時間が適切かどうかについて検討し、内容を詳細に記載してください。

対応 3:

リハーサルの時間について精査し、詳細を参考資料13 全体説明・セレモニー練習タイムスケジュール(案)に記載いたしました。

意見 4:

式次第の記載を進行に則したかたちにしてください。

対応 4:

式次第の記載について精査し、審議対象資料04 式次第(案)の記載を修正いたしました。

意見 5:

若い我等を斉唱する際やシニアクラブ会員のお見送りをする際の導線について図に追記してください。

対応 5:

上記意見に基づき、参考資料07 会場導線図(案)に追記いたしました。

意見 6:

予算をかけてプレゼンテーション映像と内容が重複するパネルを設置する意味があるのかについて検討してください。

対応 6:

パネル設置の意味合いや予算の使途について再度検討し、パネルは設置しないことといたしました。

意見 7:

参考資料11は専務理事からの周知事項であるべきなので、記載を修正してください。また、覚えやすいように記載の仕方を工夫してください。

対応 7:

専務からの周知事項として参考資料10 HOT・MAIL(案)を、その添付資料として参考資料11 事前周知資料(案)を作成させていただきました。


第3回理事会

開催日

2014年

 3月

25日

(火曜日)

協議

 

意見 1:

4.事業目的(対内)に関して、感謝の念を胸に刻むことよりも創立を祝うことの方が重要だと思います。また、感謝の念を胸に刻むことを前面に出すのであれば、議案上弱く感じますのでご検討お願いいたします。

対応 1:

本例会の目的及び事業実施による効果について検討し、4.事業目的(対内)を修正し、それに伴い7.テーマ並びに12.本年度の工夫と期待される効果(3)を追記いたしました。

意見 2:

JCI NOTHING BUT NETSキャンペーンの報告について、日本青年会議所で行っている事業でもありますので、ただ集まった金額を報告するだけで終わるのではなく、趣旨も含めてしっかりとしたPRを検討してください。

対応 2:

JCI NOTHING BUT NETSキャンペーンの報告について、しっかりとしたPRを行えるよう時間の配分を見直し、10.事業内容(3)及び参考資料06の記載を修正いたしました。

意見 3:

例年以上に多くの先輩諸氏が来場されることが予想されますので、特に入会年度の浅いメンバーに対して、礼儀作法などを周知徹底してください。

対応 3:

全現役メンバーに礼儀作法などを周知徹底するための方法について検討し、13.特記事項(11)を追記するとともに、10.事業内容(3)及び参考資料06の記載を修正いたしました。

意見 4:

第一部プレゼンテーションについて、この組織の未来が明るいということをお伝えすることが先輩への最大の敬意だと思われますので、ご検討ください。

対応 4:

第一部プレゼンテーション内容について検討し、先輩諸氏に札幌青年会議所の明るい未来をイメージしていただけるよう、10.事業内容(1)@及び参考資料08を修正いたしました。


第4回三役会

開催日

2014年

 4月

 1日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

1.事業実施に至る背景の記載に読点が多く、読みづらいので精査してください。

対応 1:

1.事業実施に至る背景について、読みやすいように記載を修正いたしました。

意見 2:

第一部プレゼンテーションは現役メンバー全員で行うかたちではなく、例えば委員長のみで行うなど方法について検討してください。

対応 2:

第一部プレゼンテーションの方法について精査し、8人の委員長のみで行うかたちに変更するとともに、参考資料06、参考資料08、参考資料12を修正いたしました。

意見 3:

会場図について、役員や各委員会のメンバーの座席位置がわかるように追記してください。

対応 3:

参考資料11につき、役員や各委員会のメンバーの座席位置がわかるように記載を修正いたしました。

意見 4:

開会前に長い映像を上映すると間延びする危険性がありますので、オープニング映像を少し短めにしてください。また、イメージが伝わりにくいので絵コンテをより詳細なものにしてください。

対応 4:

オープニング映像の長さについて見直し、10.事業内容(3)及び参考資料06の記載を修正いたしました。また、参考資料07及び参考資料08についてイメージがより伝わりやすくなるように修正いたしました。


第4回常任理事会

開催日

2014年

 4月

 8日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

13.特記事項(4)の文言を精査し、丁寧な記載に改めてください。また、「過度な配膳」とはどのようなことかを年次の若いメンバーにもわかりやすく示すため、周知する資料に追記してください。

対応 1:

13.特記事項(4)の文言を丁寧な記載に修正するとともに、参考資料10に追記いたしました。

意見 2:

第一部プレゼンテーション資料の@とAを一つにまとめるなどして、イメージがより伝わりやすくなるように修正してください。

対応 2:

参考資料08を一つにまとめ、イメージがより伝わりやすくなるように修正いたしました。

意見 3:

第一部プレゼンテーションの発表にサッポロスマイルアワード以外の他の事業も含めるように工夫してください。

対応 3:

参考資料08の内容について精査し、サッポロスマイルアワード以外の事業もプレゼンテーションに追加いたしました。

意見 4:

当日のスケジュールについて、委員長8名のリハーサルを全体リハーサルの前に入れるなど、配慮してスケジュールを組んでください。

対応 4:

当日のスケジュールを精査し、10.事業内容(3)及び参考資料06、参考資料14を修正いたしました。

意見 5:

司会の人選は例会を成功させるうえで大変重要な要素ですので、しっかりとした進行をできる人を選定してください。

対応 5:

司会の人選について検討し、赤地常務理事を選定いたしました。


第4回理事会

開催日

2014年

 4月

22日

(火曜日)

審議

 

意見 1:

 

対応 1:

 


第7回三役会

開催日

2014年

 7月

 8日

(火曜日)

報告

 

意見 1:

 

対応 1:

 


第7回常任理事会

開催日

2014年

 7月

15日

(火曜日)

報告

 

意見 1:

 

対応 1:

 


第7回理事会

開催日

2014年

 7月

29日

(火曜日)

報告

 

意見 1:

 

対応 1:

 


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参考資料一覧

 

 

種 別

資  料  名  内  容

1

電子

年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的23項目

2

電子

案内状(案)

3

電子

お礼状(案)

4

電子

過去の例会内容

5

電子

過去5年間の出席者

6

電子

進行台本(案)

7

電子

オープニング映像内容絵コンテ(案)

8

電子

プレゼンテーション内容絵コンテ(案)

9

電子

事前周知資料(案)

10

電子

お出迎え図(案)

11

電子

会場平面図(案)

12

電子

会場導線図(案)

13

電子

シニアクラブ会員電話掛けマニュアル(案)

14

電子

全体説明・リハーサルタイムスケジュール(案)

15

電子

若い我等歌詞

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