（一社）札幌青年会議所　２０１４年度 一月「通常総会」開催報告（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 2R-SOUM-F-1

● | 事業名 | ： | （一社）札幌青年会議所　２０１４年度 一月「通常総会」開催報告

● | 室名 | ： | 組織運営室 | ● | 委員会名 | ： | 総務委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　２月２０日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　２月２０日
● | 決　　算 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　２月２１日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　２月２０日
● | 担当役職・役員名 | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　２月２０日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　２月１９日
● | 委員長名 | ： | 委員長 | ： | 斉藤　慎也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　２月１９日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 副委員長 | ： | 勝木　征史 | ● | 作成日時 | ： | ２０１４年　２月１８日

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事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

一般社団法人法に基づき運動を展開するためには、定款に沿って開催される総会の重要性を認識しなければなりません。メンバー一人ひとりが、主体的に意思を決定する場に参加することで、札幌青年会議所が掲げる理念と運動を広く市民に伝播させる必要があると考えます。

２． | 参加対象者及び人数

１２７名 対内参加者：正会員 １２６名 特別会員　　　　　　　　　１名 会員総数　　　　　　　　　　　　　　１７３名 （内訳）　　　出席者１２７名　（出席率７３．４％） （２０１３年度実績５８．６％） （２０１２年度実績７６．５％） （２０１１年度実績８１．２％） （２０１０年度実績６９．９％） （２００９年度実績７７．４％） 委任状提出者４０名　（提出率８７．０％） 委任状未提出者 ６名

３． | 事業目的　（対外）

なし

４． | 事業目的　（対内）

（１）一般社団法人札幌青年会議所　定款第４章第１５条に基づき通常総会を開催します。 （２）一般社団法人札幌青年会議所の最高意思決定機関である総会をとおして、メンバーの意識の統一を図ります。

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事業概要

１． | 実施日時

２０１４年　１月２９日（水）１８：３０～２０：１０

２． | 実施場所・会場

札幌プリンスホテル　国際館パミール 札幌市中央区南３条西１２丁目 ＴＥＬ０１１－２４１－１１１１

３． | 決算・予算総額 | 決算総額￥１２５，８５０ 予算総額￥１２８，０００ | 事業計画収支決算書へ

４． | 外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

なし

５． | 対外配布資料の有無 |

なし

６． | 公益性の有無 |

なし

７． | 事業実施内容

（１）一月「通常総会」では２０１３年度の事業報告（案）及び収支決算（案）、２０１４年度の収支予算（案）などの審議事項９件の審議を行いました。また、スローガン並びにシンボルマークの発案者へ感謝状贈呈、２０１３年度社団法人札幌青年会議所　第６２代理事長　竹原　慎雅　君への特別感謝状と記念品の贈呈を行いました。 （２）開催当日のスケジュール １８：００　登録受付開始 １８：３０　開会 １８：３１　国家並びにＪＣソング斉唱 １８：３３　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和 １８：３４　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和 １８：３５ ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和 １８：３６　定足数の確認 １８：３７　議事並びに資料の確認 １８：３９　議事録署名人並びに作成者の指名 １８：３９　理事長挨拶　一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君 １８：４８　直前理事長挨拶　一般社団法人札幌青年会議所　直前理事長　竹原　慎雅　君 １８：５２　議長の選出 １８：５３　審議事項 （１）２０１３年度（社）札幌青年会議所　国際アカデミー基金会計並びに６０周年記念事業特別会計のＪＣ基金会計移動（案）承認の件 （２）２０１３年度（社）札幌青年会議所　事業報告（案）並びに収支決算（案）承認の件 （３）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　委員会年間事業計画変更及び委員会年間事業フレーム変更（案）承認の件 （４）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　委員会配属変更（案）承認の件 （５）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　出向者変更（案）承認の件 （６）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　例会計画変更（案）承認の件 （７）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　特別負担金取扱い（案）承認の件 （８）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　地区大会他登録料（案）承認の件 （９）（一社）札幌青年会議所　収支予算（案）承認の件 １９：３９　休憩 １９：４５　その他 （１）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　スローガン・シンボルマーク発案者感謝状贈呈 （２）（一社）札幌青年会議所　２０１４年度　特別感謝状授与並びに記念品贈呈 １９：５９　監事講評　一般社団法人札幌青年会議所　監事　田﨑　秀明　君 ２０：１０ 閉会

８． | 開催目的の実現と成果

（１）一般社団法人札幌青年会議所　定款第４章第１５条に定められたとおり通常総会を開催することができました。 （２）紙芝居を用いた事前のＰＲなどによりメンバーに総会の重要性を認識していただいた結果、前年度比１４．８％増の出席率を達成するとともに、メンバーの意識統一を図ることができました。

９． | 運営上の問題点

（１）委任状の取り纏めに日数がかかり、事前に提出状況の把握ができませんでした。 （２）やむを得ず欠席するメンバーの一部から委任状を提出していただけなかったため、全メンバーに議決権を行使していただくことができませんでした。 （３）全体をとおして事前の準備や進行の確認が不十分であったため、閉会のゴングが準備できていなかったことなど、円滑な運営を行うことができませんでした。 （４）進行台本の精度が低く当日に修正をしたため、議長を務められた理事長に事前にしっかりと進行を伝えきることができませんでした。

１０． | 次年度への引継ぎ事項

（１）欠席者の委任状をすべて回収するために、各委員会へ定期的に提出状況の確認をする必要があります。 （２）やむを得ず欠席する場合でも議決権を行使していただくために、各委員会や同期入会者と密な連絡を取り合うなど、欠席する場合は必ず委任状を提出していただくよう働きかける必要があります。 （３）円滑な運営を行うために、委員会や拡大スタッフ会議を行い、入念なリハーサルと過去の総会資料を読み込むなどして、当日の役割についてわかりやすく説明をするとともに、全体指揮者を配置し事前に指示を出す必要があります。 （４）厳粛に総会を進行するために、進行台本の精度を高め、議長他、当日の進行に関わるメンバーへ、前日までに進行内容を伝える必要があります。

１１． | 委員長所見

一月「通常総会」とは、一般社団法人法及び定款に沿って開催が義務付けされており、メンバー一人ひとりが主体的に意思を決定する大変重要な場であります。本年度は、入会して３年目未満のメンバーに、総会の意義を認識していただくため、委員会ＰＲで紙芝居を用いたことや、同期入会者同士での連携も行っていただいたことで、多くのメンバーに重要性をご理解いただけたと思います。出席率について、前年度を上回ったものの、当委員会が掲げた出席率８４．４％には及ばなかったため、さらに参画意識を高める準備が必要であると考えます。この度の通常総会での問題点は、札幌青年会議所メンバーの意思を決定しなければならない場において、私自身の認識が甘く、緊張感が欠けてしまったことだと痛感しております。ただ、委員会メンバーにご協力いただき、大きな問題もなく総会を終えられたことに関しては感謝しております。最後に、八月・十一月の臨時総会では、委員長である私自身が誰よりも総会に対しての重要性について認識と意識を改め、委員会メンバーと協力し円滑で厳正な総会となるため運動に邁進してまいります。

１２． | 追記事項

なし

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協議・審議対象資料一覧

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 資　　料　　名
1 | なし

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第２回三役常任予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １１月 | １４日 | （木曜日） | 協議

意見　１： | １０．事業内容（２）ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎのスペルを修正してください。
対応　１： | １０．事業内容（２）の記載を修正いたしました。
意見　２： | 表記のルールに従い各所を修正してください。
対応　２： | 表記のルールに従い各所の記載を修正いたしました。
意見　３： | １３．特記事項（１）招集の漢字を修正してください。
対応　３： | １３．特記事項（１）の記載を修正いたしました。
意見　４： | １３．特記事項（１）招集通知をＨＯＴ・ＭＡＩＬで送信するのであれば、ＨＯＴ・ＭＡＩＬと記載してください。
対応　４： | １３．特記事項（１）の記載を修正いたしました。
意見　５： | 十一月「アワードバンケット」例会はプリンスホテルで開催する予定でしょうか。
対応　５： | 十一月「アワードバンケット」例会は、８月協議となっておりますが、事業目的に最も適した会場を検討しております。
意見　６： | 芳名録に名前を記入するだけで、総会に出席しないで帰るメンバーが、昨今増えておりますので、対策を考えてください。
対応　６： | 芳名録に名前を記入するだけで総会に出席しないメンバーの対策を考え、１３．特記事項（４）に記載いたしました。また、参考資料６総会出席のルール（案）を各委員会へ案内いたします。
意見　７： | 総会に参加する人が期待感をもつような工夫をしてください。
対応　７： | １３．特記事項（５）に記載いたしました。
意見　８： | メンバーの総会に対する参加推進の方法を検討してください。
対応　８： | メンバーの参加推進の方法について検討し、３．参加推進方法の記載を修正いたしました。
意見　９： | 参考資料２．３．４式次第について「次第」の表記を修正してください。
対応　９： | 各次第の表記を見直し、参考資料２．３．４の表記を修正いたしました。
意見１０： | 参考資料５総会座席表を精査してください。
対応１０： | 参考資料総会座席表を精査し、記載を修正いたしました。
意見１１： | 記念品の受賞者は３名となりますので、予算書（案）を修正してください。
対応１１： | 受賞者数にあわせ、予算書（案）の記載を修正いたしました。

● | 第２回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １１月 | ２１日 | （木曜日） | 協議

意見　１： | １３．特記事項（４）過去開会前に帰ったメンバーがどれくらいいるか検証してください。
対応　１： | 本年度の担当委員会から引き継ぎ及び資料の確認を行いましたが、正確な人数を把握できなかったため、参考資料６過去５年間の出席者数を検証するとともに出席者の向上を図る指針といたします。
意見　２： | 総会の運営に対して一番力を入れたいことをお聞かせください。
対応　２： | 出席率の向上に注力したいと考え、参考資料６過去５年間の出席を添付いたしました。
意見　３： | 過去の出席率、出席者数、２０１４年度の目標を参考資料として添付してください。
対応　３： | 過去の実績を調査するとともに、目標を設定し、参考資料６過去５年間の出席を添付いたしました。
意見　４： | １．事業実施日時に誤字がありますので修正してください。
対応　４： | １．事業実施日時の記載を修正いたしました。
意見　５： | 最初の総会前に新入会員に意義を伝えることが今後の総会における出席率の向上につながると思いますので、総会の重要性をしっかりと伝える方法を検討してください。
対応　５： | より多くのメンバーへ総会の重要性を伝えるため、１３．特記事項（２）（３）の記載を修正いたしました。
意見　６： | 出席率向上には委員長同士の連携が必要と思いますので、連携を取る方法を検討してください。
対応　６： | 各委員会の連携を検討し、１３．特記事項（６）に記載いたしました。
意見　７： | 規律や礼節を大事にするためにも、時には誰が開会前に帰っているか調べることも必要だと思います。
対応　７： | １３．特記事項（５）の記載を修正いたしました。
意見　８： | 予算書（案）記念品（一月）の数量が３となっておりますが、３名の受賞ということでよろしいでしょうか。
対応　８： | 合作が受賞候補となっておりますので３名で予算計上しております。

● | 第３回三役予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １２月 | ５日 | （木曜日） | 審議

意見　１： | 事業名から（案）を削除してください。
対応　１： | 事業名の記載を修正いたしました。
意見　２： | 事業要綱１．事業実施に至る背景を記載してください。
対応　２： | 事業要綱１．事業実施に至る背景を記載いたしました。
意見　３： | 事業要綱２．参加対象者及び人数ですが、正会員１８１名、特別会員１名と変更になりましたので修正してください
対応　３： | 事業要綱２．参加対象者及び人数の記載を修正いたしました。
意見　４： | ２．実施場所・会場の３階を削除してください。
対応　４： | ２．実施場所・会場の記載を修正いたしました。
意見　５： | ３．参加推進方法ですが、ＰＲ方法を工夫して、意味合いを分かりやすく伝える方法を検討してください。
対応　５： | ＰＲ方法を検討し、３．参加推進方法及び１２．本年度の工夫と期待される効果の記載を修正し、参考資料７委員会ＰＲについて（案）を添付いたしました。
意見　６： | １０．事業内容（１）事業の流れにメールマガジンの発信時期を記載してください。
対応　６： | １０．事業内容（１）事業の流れの記載を修正し、参考資料８一月「通常総会」メールマガジン（案）を添付いたしました。
意見　７： | １１．前年度からの引継ぎ事項（１）（２）の文章を読みやすくなるよう精査してください。
対応　７： | １１．前年度からの引継ぎ事項（１）（２）を精査し、読みやすくなるよう記載を修正いたしました。
意見　８： | １２．本年度の工夫と期待される効果を目的との関係に注意して記載してください。
対応　８： | １２．本年度の工夫と期待される効果を精査し、目的との関係性に注意し記載を修正いたしました。
意見　９： | １３．特記事項（２）資料を添付してください。
対応　９： | 参考資料９通常総会・臨時総会について（案）を添付いたしました。
意見１０： | １４．討議・協議・審議のポイントを明確に記載してください。
対応１０： | １４．討議・協議・審議のポイントの記載を精査し、修正いたしました。
意見１１： | 年間事業計画に入っているのに、臨時総会という名称になる理由を教えてください。
対応１１： | 参考資料９通常総会・臨時総会について（案）を添付いたしました。
意見１２： | 参考資料６過去５年間の出席率を精査してください。
対応１２： | 参考資料６過去５年間の出席率を精査し、記載を修正いたしました。

● | 第３回常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １２月 | １２日 | （木曜日） | 審議

意見　１： | 事業要綱１．事業実施に至る背景に、法律に基づき定款があるという流れがわかるように精査し記載してください。
対応　１： | 事業要綱１．事業実施に至る背景を精査し、記載を修正いたしました。
意見　２： | 事業要綱３．参加推進方法（１）８月１日と１１月１日に配信予定のメールマガジンはＪＣ運動発信委員会で毎月配信する日程での記載でしょうか。
対応　２： | ＪＣ運動発信委員会の日程での配信予定としております。
意見　３： | １１．前年度からの引継ぎ事項（１）ホテルの従業員も入退場を禁止するのは、実質難しいと思いますので、入退場の時間を設けるなどの措置を検討してください。
対応　３： | ホテルの従業員及び遅れてきたメンバーの出席を考慮し、１１．前年度からの引継ぎ事項（１）１２．本年度の工夫と期待される効果（２）を精査し、記載を修正いたしました。
意見　４： | １２．本年度の工夫と期待される効果ですが、各総会の目的と特徴をしっかりと認識したうえで、記載をするとともに、紙芝居を制作してください。
対応　４： | 各総会の目的を認識したうえで、１２．本年度の工夫と期待される効果を精査し、記載を修正いたしました。
意見　５： | １３．特記事項ですが、どの総会についての記載なのか、区別できるよう記載してください。
対応　５： | １３．特記事項を精査し、個別の総会については、記載を修正いたしました。
意見　６： | 定款には総会が会員のもつ権利と義務とは記載されていません。各所の記載を精査してください。
対応　６： | 会員のもつ権利と義務に関する記載を精査し、修正いたしました。
意見　７： | 途中退席及び途中参加する人への対応を検討してください。
対応　７： | 対応を検討し、１２．本年度の工夫と期待される効果（２）１３．特記事項（１）（７）に記載をいたしました。
意見　８： | １３．特記事項（４）委員会メンバーに対して、出席者と芳名録との照合作業を増やすと、定足数の確認などに時間がかかり、総会が遅れてしまうかと思います。人手間増やすことが良いことか検討してください。
対応　８： | 照合作業の是非を検討し、１３．特記事項（４）を精査し、記載を修正いたしました。
意見　９： | 参考資料７．１０ですが、メンバーの一票が組織の方向性を決めるという表現のほうが伝わるのではないでしょうか。
対応　９： | 紙芝居の内容を検討し、参考資料７．１０の記載を修正いたしました。
意見１０： | 参考資料７．１０ですが、過去の総会資料から意見を抜粋してみてはいかがでしょうか。
対応１０： | 過去５年間の資料を検証し、参考資料１１過去５年間の意見を添付いたしましたが、紙芝居に記載するには内容が深いため、委員会ＰＲ時に配布いたします。
意見１１： | 参考資料７．１０ですが、ニコニコ金など総会で決議される内容を伝えてください。
対応１１： | 紙芝居の内容を検討し、参考資料７．１０の記載を修正いたしました。

● | 第３回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１４年 | １２月 | １９日 | （木曜日） | 審議

意見　１： | 紙芝居ですが、十分に台本を読み込んで臨場感をもたせ、メンバーの意識喚起につなげてください。
対応　１： | 委員会ＰＲ前にリハーサルを行い、臨場感をもったＰＲとさせていただきます。
意見　２： | 紙芝居という手法の効果をしっかりと検証し、今後につなげてください。
対応　２： | 工夫と効果を検証し、結果を報告いたします。

● | 第２回三役会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ２月 | ４日 | （火曜日） | 審議 （報告）

意見　１： | ８．開催目的の実現と成果ですが、４．事業目的（対内）と連動した記載に修正してください。
対応　１： | 事業目的と連動するよう８．開催目的の実現と成果を精査し、記載を修正いたしました。
意見　２： | ８．開催目的の実現と成果（１）ですが、前年度比の出席率が増加したのか減少したのかわかりやすく記載をしてください。
対応　２： | ８．開催目的の実現と成果を精査し、出席率が向上した旨記載を修正いたしました。
意見　３： | ８．開催目的の実現と成果（１）ですが、後年の委員会が参考にできるように、紙芝居を用いたＰＲについて参考資料を添付してください。
対応　３： | 紙芝居を用いたＰＲについて、参考資料９．委員会ＰＲの様子を添付いたしました。
意見　４： | ８．開催目的の実現と成果（２）ですが、文言が不自然なので修正してください。
対応　４： | ８．開催目的の実現と成果の文言を精査し、記載を修正いたしました。
意見　５： | ９．運営上の問題点（２）ですが、取り纏め以降に欠席者が増えたことについて、改善策を検討してください。
対応　５： | ９．運営上の問題点（２）の改善策を検討し、１０．次年度への引継ぎ事項（２）に追加記載いたしました。
意見　６： | ９．運営上の問題点ですが、内容が重複している部分をまとめるなど、精査してください。
対応　６： | ９．運営上の問題点を精査し、記載を修正いたしました。
意見　７： | ９．運営上の問題点（３）ですが、防ぎようのない部分があったと思われますので、記載が必要かどうか精査してください。
対応　７： | ９．運営上の問題点（３）の記載が必要か検討し、記載を削除いたしました。
意見　８： | ９．運営上の問題点ですが、議長である理事長に対し、事前に進行を伝えきれていないなど、運営側として問題点があると思いますのであると思いますので、反省点として記載を検討してください。
対応　８： | 問題点を検討し、９．運営上の問題点（４）に記載いたしました。
意見　９： | 参考資料４．５．ですが、写真を綺麗なものに変更してください。
対応　９： | 写真を精査し、参考資料４．５．を修正いたしました。
意見１０： | 参考資料４．記念品・感謝状ですが、次年度以降の担当者が参考にできるよう元の文面を追記してください。
対応１０： | 次年度以降の担当者が参考にできるよう、資料を追記いたしました。
意見１１： | 参考資料５．一月「通常総会」議事録ですが、理事長挨拶などが改行なしで読みづらいため、体裁を整えてください。
対応１１： | 参考資料５．一月「通常総会」議事録を精査し、記載を修正いたしました。
意見１２： | 参考資料７．出席者の差異ですが、資料として中途半端なので、改善点や対応策について追記してください。
対応１２； | 参考資料７の名称を「委任状未提出者について」に変更し、対応策について追記いたしました。

● | 第２回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ２月 | １２日 | （水曜日） | 審議 （報告）

意見　１： | ９．運営上の問題点（４）ですが、最後の一文が（３）と重複していますので、記載を検討してください。
対応　１： | ９．運営上の問題点（４）の内容を精査し、重複している部分を削除いたしました。
意見　２： | １１．委員長所見ですが、法律の正式名称を記載してください。
対応　２： | １１．委員長所見ですが、法律名を正式名称に修正いたしました。
意見　３： | 参考資料８．委員会ＰＲの様子ですが、シナリオなどの詳細を記載するなど、次年度以降の参考となるような記載に修正してください。
対応　３： | 参考資料８．委員会ＰＲの様子を次年度以降の参考となるよう内容を精査し、シナリオを追記いたしました。

● | 第２回理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ２月 | ２５日 | （火曜日） | 審議 （報告）

意見　１： |
対応　１： |

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参考資料一覧

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 事業の様子
3 | 電子 | 一月「通常総会」資料
4 | 電子 | 記念品・感謝状
5 | 電子 | 一月「通常総会」議事録
6 | 電子 | 過去５年間の出席率
7 | 電子 | 委任状未提出者について
8 | 電子 | 委員会ＰＲの様子

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