（一社）札幌青年会議所　２０１４年度 一月「新年交礼会」開催報告（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 2R-TAKU-F-1

● | 事業名 | ： | （一社）札幌青年会議所　２０１４年度 一月「新年交礼会」開催報告

● | 室名 | ： | たくましい人材育成室 | ● | 委員会名 | ： | たくましい青年経済人育成委員会 誇りある日本人育成委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　２月２０日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　２月２０日
● | 決　　算 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年　２月２０日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年 ２月２０日
● | 担当役職・役員名 | ： | 副理事長 | ： | 小田　祐司 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年２月１８日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常任理事 | ： | 油矢　紗也香 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年２月１８日
● | 委員長名 | ： | 委員長 | ： | 羽田野　健 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年２月１７日
● | 委員長名 | ： | 委員長 | ： | 菊地　幸広 | ● | 確認日 | ： | ２０１４年２月１７日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 副委員長 | ： | 加賀谷　由峰 | ● | 作成日時 | ： | ２０１４年２月１７日

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事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

なし

２． | 参加対象者及び人数

参加者数　４２６名（前年比１２３．１％）　　　　　　　　　（２０１３年度参加者　３４６名） 内訳：登録料なし　２１５名 正会員　　　　　　１３６名（前年比１１０．５％）　　　　　　　　　（１２３名） （出席率７８．６％） 特別来賓　　　　　　　　３名　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（２名） 高橋　はるみ　北海道知事 井上　唯文　　札幌副市長 高向　巖　　　札幌商工会議所会頭 一般来賓　　　　　　　６１名（前年比１３５．５％）　　　　　　　　　　（４５名） 報道機関　　　１０社　１５名（前年比１８７．５％）　　　　　　　　（８社　８名） 内訳：登録料あり　２１１名 シニアクラブ会員　　　　　　１０７名（前年比１３０．４％）　　　　　　　　　　（８２名） 議員　　　　　　　２６名（前年比７８．７％）　　　　　　　　　　　（３３名） 各地青年会議所　　　　　　　７８名（前年比１４７．１％）　　　　　　　　　　（５３名）

３． | 事業目的　（対外）

来賓、シニアクラブ会員の皆さまに２０１４年度の理事長所信と新体制を披露し、（一社）札幌青年会議所の運動と方向性を発信し理解を深めていただきます。

４． | 事業目的　（対内）

夢あふれる札幌の創造へ向けた２０１４年度の運動への機運を高めるとともに、ＬＯＭメンバーの結束を図ります。

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事業概要

１． | 実施日時

２０１４年　１月　９日（木）　１８：３５～２１：４０

２． | 実施場所・会場

札幌プリンスホテル　国際館パミール　３階　洞爺 札幌市中央区南３条西１２丁目 ＴＥＬ０１１－２４１－１１１１

３． | 決算・予算総額 | 決算総額￥２，３４２，５７９ 予算総額￥２，２７５，０００ | 事業計画収支決算書へ

４． | 外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

外部協力者・協力種別 司会：北海道放送アナウンサー　川畑　恒一　氏 お礼状発送状況 １月１０日（金）２７８通発送済み （内訳）シニアクラブ会員　　１０５通 特別来賓　　　　　　　　３通 一般来賓　　　　　　　６１通 報道機関　　　　　　　１５通 議員　　　　　　　　　２６通 各地青年会議所　　　　６８通

５． | 対外配布資料の有無 |

なし

６． | 公益性の有無 |

（１）公益目的該当項目 １９．地域社会の健全な発展を目的とする事業 （２）事業における該当部分 札幌青年会議所はまちづくり団体であり、その運動の方向性やあり方をご来賓や報道機関にしっかりと伝え、活動内容が「不特定」かつ「多数」の市民へ利益の増進につながることを理解していただくことで地域社会の発展に寄与しました。

７． | 事業実施内容

（１）第１部　新年交礼会 政界、財界、行政、をはじめ各関係諸団体、メンバー企業の代表者や各地青年会議所、シニアクラブ会員、報道機関の方々をお招きして、理事長所信及び新体制を披露するとともに、（一社）札幌青年会議所２０１４年度の運動の方向性や目的を来場者に発信し、ご理解をいただきました。 第２部　直会 新年度初めてメンバーが集うため、委員会メンバーを紹介するとともに本年度の運動への決意を委員会毎に発表していただきました。 （２）事業の流れ ２０１３年 ９月２０日 事業全体の流れ、作業開始打ち合わせ開始 １０月 １日 進行台本、送付先リスト、運営マニュアル作成開始、案内、返信はがき作成、札青発原稿準備開始 １０月 ８日 受付準備検討開始、プレスリリース原稿作成開始 １０月１６日 案内状、依頼状、お礼状確認 １０月２９日 第１回理事予定者会議　協議上程 １０月３０日 式次第・お礼状、返信はがき原稿準備開始、ＨＯＴ・ＭＡＩＬ作成開始 １１月２１日 第２回理事予定者会議　審議上程 １１月２２日 案内状、返信はがき、お礼状入稿 １１月２７日 進行台本・運営マニュアル完成、司会者打合せ開始 １１月３０日 会場打合せ完了、飲み物など発注先決定 １２月　４日 案内状、返信はがき、送付先リスト完成 １２月　６日 案内状発送、ＨＯＴ・ＭＡＩＬ配信 １２月１２日 食事メニュー準備完了、プレスリリース原稿完成 １２月１３日 シニアクラブ会員への電話かけ開始、第１回室合同リハーサル実施、メンバー向けマニュアル及びＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄなど音源配信 １２月１８日 会場設営準備完了、受付準備完了、映像最終確認、第１回プレスリリース配信 １２月２５日　参加者取りまとめ最終集計・確認、第２回プレスリリース配信及び報道各社電話かけ実施、式次第校了 １２月２６日 室合同会議・第２回室合同リハーサル実施、式次第入稿期限 ２０１４年 １月 ６日 室合同会議・第３回室合同リハーサル実施 １月 ９日 式次第完成、搬入、当日リハーサル、新年交礼会 １月１０日 お礼状発送 ２月２５日 第２回理事会報告上程 （３）開催当日のスケジュール １３：００ 会場設営準備 １４：００ リハーサル開始 １５：３０ 三役・常任理事・委員長集合 １６：００ 現役メンバー登録開始・開場 １６：３０ メンバーリハーサル 注意事項・全体説明、報告事項（ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ、ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ、綱領全体練習） １７：３０ 受付開始（来賓・シニアクラブ会員） １８：００ 開場 １８：３５ オープニング映像 １８：３８ 開会 １８：３９ 国歌並びにＪＣソング斉唱 １８：４２ ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和 一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度　副理事長　中村　悌也　君 １８：４３ ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和 一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度　副理事長奥山　倫行　君 １８：４４ ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和 一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度　副理事長　小田　祐司　君 １８：４５ 理事長挨拶 一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君 １８：５５ 理事長より三役披露 １８：５７ 札幌市副市長挨拶　井上　唯文　様 １９：００ 北海道知事挨拶　高橋　はるみ　様 １９：０５ 札幌商工会議所会頭　高向　巖　様 １９：１０ 鏡開き １９：１２ 乾杯　公益社団法人日本青年会議所 北海道地区北海道ブロック協議会　２０１４年度　会長若佐　誠君 １９：１４ 歓談 １９：２８ 議員紹介 １９：３０ 祝電披露 １９：５０ 締め　一般社団法人札幌青年会議所 シニアクラブ会長　第４８代理事長　橋本　毅　先輩 １９：５４ 閉会 １９：５６ 来賓退場 ２０：０５ 直会会場設営開始 ２０：２０ 直会開会 ２０：２１ 理事長挨拶 一般社団法人札幌青年会議所　第６３代理事長　池﨑　潤　君 ２０：２５ 乾杯 一般社団法人札幌青年会議所　第６２代理事長　竹原　慎雅　君 ２０：３０ メンバー紹介　各委員長 ２１：３５ 一発締め 一般社団法人札幌青年会議所　２０１４年度　副理事長　奥山　倫行　君 ２１：４０ 閉会

８． | 開催目的の実現と成果

（１）オープニング時に法人格の移行や、理事長所信の背景と基本方針を映像にて放映したことで、来場者に理事長所信、運動の方向性や一般社団法人格移行への理解をより一層深めていただくことができました。 （２）各委員会への資料の事前配布や直前リハーサルの実施を行うことで、メンバー全員で取り組むことができ、結束を高めることができました。 （３）多くの方に出席いただくために、電話掛け日時と担当を決め、徹底したお声がけを行ったことで、前年を２３％上回る参加者となりました。それにより２０１４年度の運動と方向性を広く発信し理解を深めていただくことができました。 （４）直会で各委員長から一年間の豊富を発表していただいたことで、２０１４年度の運動への機運を高めることができました。

９． | 運営上の問題点

（１）案内状発送リストの住所が違っていたために、宛先不明で案内状が多数戻って来ることになり、再発送に時間がかかりました。 （２）急遽参加されたお客様や領収書の宛名の変更希望者が多く、担当するメンバーの人員不足になり、十分に丁寧な応対をすることができませんでした。 （３）ご厚志を各受付担当者がそれぞれ受取っていたため、いただいた内容の確認をしておらず、お礼の際にいただいた内容が違い、先方へ失礼がありました。 （４）開会間際に到着されたお客様が多数いたため、受付に時間を要し、開会時刻を５分遅らせました。 （５）予測より参加者が大幅に増えたため、担当ラインで判断して料理と飲み物を追加することになりました。

１０． | 次年度への引継ぎ事項

（１）毎年住所や代表者の変更がある参加者については予めリストに記載し引継ぎし、案内状発送前にリストの住所変更、代表者、役職などの変更、案内状不要など変更点がないか再度確認する必要があります。 （２）領収書の宛名変更がないように、返信はがきに領収書の宛名を明記する欄を作成するとともに、同様に同伴者欄も記載する必要があります。 （３）受付でお預かりしたご厚志を把握、管理するために担当を専属で１名つける必要があります。 （４）案内状に開会直前の受付は混雑が予想されるため、早めの受付をお願いする旨の記載をするとともに、開会直前には入口やエスカレーター付近に人員を増員し動線を確保のうえ、速やかに会場入りしていただく誘導が必要です。 （５）料理と飲み物を追加する際はライン確認の上、専務理事をとおして三役で協議するなどのガイドラインを事前に決めておく必要があります。

１１． | 委員長所見

たくましい青年経済人育成委員会　委員長　羽田野　健 当委員会では、当日の会場内を担当いたしましたが、池﨑理事長率いる本年度の札幌青年会議所の運動と方向性を、厳粛な雰囲気のなかで来場者へ発信できたと感じております。これも、準備段階から多くの助言をいただきました皆さまと、当室メンバー一人ひとりがそれぞれの役割を全うしてくれたこと、そして、当日出席された全メンバーの皆さまのご協力のお陰であります。本当にありがとうございました。この新年交礼会は、池﨑理事長率いる２０１４年度の門出となる例会であると同時に札幌青年会議所メンバーのスタートとなることから、非常に重要な担いであると考え取り組んでまいりました。しかし、当初は私自身がスタッフに対してリーダーシップを発揮することができず、準備を計画どおりに進めることに試行錯誤の繰り返しでした。スタッフ会議を重ねるなかで、スタッフの個性を深く理解することができ、それぞれに合った接し方があることを理解することができました。このことは、委員会を一年間運営するうえで大切なことを学ぶ機会をいただいたと思っております。また、この例会を担当させていただき、ＬＯＭメンバー一丸となって成し遂げられたこと、そして委員長として委員会メンバーに支えられたこと、それが自分の大きな財産となりました。改めまして、委員会メンバーの皆さま、本当にありがとうございました。 誇りある日本人育成委員会　委員長　菊地　幸広 誇りある日本人育成委員会は出席者リスト・案内状・ご依頼状・御礼状・式次第の作成・プレスリリースの作成発送・当日の受付と直会を担当させていただきました。 昨年１１月からリストの精査、電話かけ作業、現地にてオペレーションを何度も繰り返すなど、クリスマスや年末年始を返上し、スタッフ・メンバーには負担をかけましたが、委員会メンバーが一丸となり取り組むことができました。例年よりも多くの来場者を迎えることとなり、当日は受付を増やすなど、最善の体制をとるために変更を繰り返しながら受付をスタートいたしました。少しずつ来場者の数が増えていき、ピーク時には、メンバーが額に大粒の汗をかきながら忙しく動いていました。その姿は一生涯忘れられません。一人ひとりのがんばりに胸が熱くなり、委員長として感謝してもしきれません。新年交礼会を成功させるため、何度も何度も集うことで生まれた委員会メンバーの一体感や思いやりを肌で感じることができ、委員長職ならではの感動と学び、そして新たな気づきも得ました。 最後に新年交礼会の成功のため、ともに同じ室として新年交礼会を作り上げてきた羽田野委員長をはじめとするたくましい青年経済人育成委員会のメンバーの皆さまのご協力、当日の担いを全力で全うしていただいた各委員会メンバー、そして何より２０１４年度の大切なスタートである新年交礼会を任せていただいた池﨑理事長に心から感謝いたします。

１２． | 追記事項

なし

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協議・審議対象資料一覧

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 資　　料　　名
1 | なし

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第１回三役予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １０月 | ８日 | （火曜日） | 協議

意見　１： | オープニング映像は、開会前に放映してください。
対応　１： | オープニング映像は開会前に放映とし、１０．事業内容（３）開催当日のスケジュールを記載修正いたしました。
意見　２： | 案内状発送リストを精査してください。
対応　２： | 案内状発送リストを精査及び一元化し、協議対象資料６案内状発送リストといたしました。また、リスト上部に対象者別の案内状発送数を明記いたしました。
意見　３： | 多くの方にご来場いただけるよう、参加推進方法を検討してください。
対応　３： | 参加推進方法を再検討し、３．参加推進方法（２）及び（３）に追記いたしました。また、参加予定人数を修正し、２．参加対象者及び人数を記載修正いたしました。
意見　４： | 報道関係者の対応は、ＪＣ運動発信委員会と連携を図り対応してください。
対応　４： | 報道関係者の対応は、ＪＣ運動発信委員会と連携することとし、１１．前年度からの引継ぎ事項（４）を記載修正いたしました。

● | 第１回常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １０月 | １７日 | （木曜日） | 協議

意見　１： | 案内状発送リストの精度を上げることと、来賓やシニアクラブ会員、議員、各地青年会議所の参加予定者数とリストの記載人数は整合性を持たせて対応してください。
対応　１： | 案内状発送リストを精査するとともに、過去の参加率や卒業予定者数を考慮し２．参加対象者及び人数を記載修正いたしました。
意見　２： | ２０１４年度の特色となる演出を検討してください。
対応　２： | 映像の内容を再考し、１２．本年度の工夫と期待される効果（１）へ記載いたしました。
意見　３： | 式次第の入稿や参加者の取りまとめ期限を明確にしてください。
対応　３： | 式次第の入稿日及び参加者の取りまとめ期限を、１０．事業内容（２）事業の流れに記載いたしました。
意見　４： | 議員紹介について明確にしてください。
対応　４： | 議員紹介は、参考資料７議員紹介について（案）に資料添付いたしました。
意見　５： | 事業目的に合った本年度の工夫と期待される効果としてください。
対応　５： | １２．本年度の工夫と期待される効果（１）、（２）について記載修正いたしました。
意見　６： | 本年度の工夫を入れた映像絵コンテとしてください。
対応　６： | 映像絵コンテについて、内容を検討し参考資料０５映像絵コンテ（案）を記載修正いたしました。
意見　７： | 理事長挨拶中のライブカメラでの撮影及びスクリーンへの投影は、再考してください。
対応　７： | ライブカメラでの演出は削除いたしました。
意見　８： | シニアクラブ会員への電話かけルールを明確にしてください。
対応　８： | １３．特記事項（１０）へ電話かけについて記載いたしました。
意見　９： | １４．協議のポイントとの記載は、タイトル表記を修正してください。
対応　９： | １４．討議・協議・審議のポイントへと表記変更いたしました。
意見１０： | 協議対象資料は、資料に（案）と記載してください。
対応１０： | 各資料に（案）と記載いたしました。
意見１１： | 演奏者の名前を記載してください。
対応１１： | 参考資料６演奏者プロフィールに名前を記載いたしました。
意見１２： | 歴代理事長の表記は統一し記載してください。
対応１２： | １０．事業内容（３）歴代理事長の表記を統一し記載修正いたしました。

● | 第１回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １０月 | ２９日 | （火曜日） | 協議

意見　１： | 対内目的を精査してください。
対応　１： | ４．事業目的（対内）の内容を精査し、記載修正いたしました。
意見　２： | ９．公益性の有無（２）上記の目的を実現する事業実施において注力する点を再考してください。
対応　２： | ９．公益性の有無（２）上記の目的を実現する事業内容において注力する点を再考し、記載修正いたしました。
意見　３： | シニアクラブ会員への電話かけ日を明確にしてください。
対応　３： | １０．事業内容（２）事業の流れを記載修正いたしました。
意見　４： | 領収書作成コーナーのレイアウトを明確にしてください。
対応　４： | 参考資料８受付レイアウト（案）を添付いたしました。
意見　５： | 理事長所信を深く理解いただくための工夫をしてください。
対応　５： | 参考資料９理事長挨拶中スライド（案）を添付いたしました。
意見　６： | 看板資料を添付してください。
対応　６： | 参考資料１０新年交礼会　看板（案）を添付いたしました。
意見　７： | 議員紹介の資料を精査してください。
対応　７： | 過去の議員紹介の経緯を確認し、参考資料７議員紹介（案）に追記いたしました。
意見　８： | 特別来賓は、早めに日程連絡及び出欠の確認を行ってください。
対応　８： | 専務理事と調整し、早い時期の連絡及び出欠確認となるよう努めます。
意見　９： | 生演奏をする目的を明確にしてください。
対応　９： | １３．特記事項（８）を精査し、記載修正いたしました。
意見１０： | シニアクラブ会員への連絡は、多くの参加につなげるよう、ルールを決めて対応してください。
対応１０： | シニアクラブ会員への連絡方法を検討し、参考資料１２シニアクラブ会員電話かけマニュアルを添付いたしました。

● | 第２回三役常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １１月 | １４日 | （木曜日） | 審議

意見　１： | 高向　巖会頭の漢字を修正してください。
対応　１： | 議案本文及び資料の記載を修正いたしました。
意見　２： | 理事長挨拶中のスライドによる演出を再考してください。
対応　２： | 理事長挨拶中のスライドを削除いたしました。
意見　３： | 議員紹介は、国会議員（衆参）、道・市議会議員の読み上げは行わず前年と同様にＪＣ議員のみ読み上げとしてください。
対応　３： | ＪＣ議員のみ紹介とし、参考資料７議員紹介（案）を記載修正いたしました。
意見　４： | シニアクラブ会員への電話かけ担当者を明確にし、台本の文言も再考してください。
対応　４： | シニアクラブ会員への連絡について、参考資料１１シニアクラブ会員電話かけマニュアルの台本を精査し、記載を修正いたしました。
意見　５： | シニアクラブ会員への連絡は、担当室以外の年次の古いメンバーからも行うことを検討してください。
対応　５： | 年次の古いメンバーやゆかりのあるメンバーの協力を得て連絡することとし、参考資料１１シニアクラブ会員電話かけマニュアルを記載修正いたしました。

● | 第２回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １１月 | ２１日 | （木曜日） | 審議

意見　１： | なし
対応　１： | なし

● | 第２回三役会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ２月 | ４日 | （火曜日） | 審議

（報告）

意見　１： | 事業概要２．参加対象者及び人数　に出席率と前年比を記載してください。
対応　１： | 事業概要２．参加対象者及び人数　に出席率と前年比を追記いたしました。
意見　２： | ８．開催目的の実現と成果に、参加人数が多かった旨を記載してください。
対応　２： | ８．開催目的の実現と成果（３）に追記いたしました。
意見　３： | ８．開催目的の実現と成果に直会の成果を記載してください。
対応　３： | ８．開催目的の実現と成果（４）に２０１４年度の運動の気運を高めることができた旨を追記いたしました。
意見　４： | １０．次年度への引継ぎ事項（３）で「ご厚意」になっているが、「ご厚志」ではないでしょうか。
対応　４： | １０．次年度への引継ぎ事項（３）「ご厚志」に修正いたしました。
意見　５： | １０．次年度への引継ぎ事項（４）案内状へ５分前に入場してくださいという記載は失礼になるのではないでしょうか。文面を精査お願いします。
対応　５： | １０．次年度への引継ぎ事項（４）文面を精査いたしました。
意見　６： | 決算書の記載に誤りがありますので精査してください。
対応　６： | 決算書の誤記載を修正いたしました。

● | 第２回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ２月 | １２日 | （水曜日） | 審議

（報告）

意見　１： | 予測より参加者が大幅に増えた場合の対応を記載してください。
対応　１： | ９．運営上の問題点（５）、１０.次年度への引継ぎ事項（５）にガイドラインが必要な旨を追記いたしました。
意見　２： | 参考資料２．出席者リストを見やすく整頓し体裁を整えてください。
対応　２： | 参考資料２．を修正いたしました。

● | 第２回理事会 | ● | 開催日 | ２０１４年 | ２月 | ２５日 | （火曜日） | 審議

（報告）

意見　１： |
対応　１： |

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参考資料一覧

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 出席者リスト
3 | 電子 | 事業の様子
4 | 電子 | 新年交礼会式次第
5 | 電子 | ご厚志をいただいた方の詳細

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