（社）札幌青年会議所　２０１４年度　ホームページ及びメールマガジンなどの企画・運営（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 12RY-HASS-S-1

● | 事業名 | ： | （社）札幌青年会議所　２０１４年度 ホームページ及びメールマガジンなどの企画・運営

● | 室名 | ： | 組織運営室 | ● | 委員会名 | ： | ＪＣ運動発信委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年１２月１６日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年１２月１６日
● | 予　　算 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年１２月１６日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年１２月１６日

● | 担当役職・役員名 | ： | 専務理事 | ： | 佐々木　和也 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年１２月１６日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常務理事 | ： | 赤地　勇己 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年１２月１６日
● | 委員長名 | ： | 委員長 | ： | 三品　幸司 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年１２月１６日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 副委員長 | ： | 大野　仁宏 | ● | 作成日時 | ： | ２０１３年１２月１６日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

札幌青年会議所は１９５１年の創立以来、明るい豊かな社会の実現を理想とした運動を、様々な形で発信してまいりました。しかしながらインターネットや携帯電話の隆盛にともない、ホームページやメールマガジンなどで、多くの情報や運動を能動的に発信できるようになった反面、情報があふれた現代社会においては、高い精度と組織の透明性も求められるようになってきたのも事実です。当会議所においても、メンバー自身が情報を共有し、精度が高く時代の変化に対応したホームページ及びメールマガジンによる効果的な発信をする必要があります。

２． | 参加対象者及び人数

対外参加者：市　民 対内参加者：正会員　　１８１名 特別会員　　　１名

３． | 事業目的　（対外）

札幌青年会議所の情報と運動を理解していただき、事業への積極的な参画を促します。

４． | 事業目的　（対内）

札幌青年会議所及びメンバーの情報や活動の様子を共有するとともに、事業に対する積極的な参画意識を高めます。

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事業概要

１． | 実施日時

２０１４年１月１日～２０１４年１２月３１日

２． | 実施場所・会場

なし

３． | 参加推進方法

なし

４． | 予算総額 | ￥１，０００，０００ | 事業計画収支予算書へ

５． | 外部協力者・協力種別

なし

６． | 講師名 |

なし

７． | テーマ |

なし

８． | 対外配布資料の有無 |

なし

９． | 公益性の有無

（１）「公益目的事業」該当項目：１９．地域社会の健全な発展を目的とする事業。 （２）上記の項目を実現する事業実施において注力する点：青年会議所運動の目的意義を明確に伝えるとと もにまちづくり運動の情報発信を行います。

１０． | 事業内容

（１）ホームページ制作会社選定理由 ２０１３年度からの引き継ぎを踏まえて初期の構築や更新がスムーズなことや、会員拡大のメン バー紹介ページへの協力など、最適な情報を市民目線で提供していただいていることから（株）フ ェリクシード社に選定いたしました。 （２）事業内容 ①ホームページでは、札幌青年会議所の情報を掲載することとし、メインバナーには会員拡大の情報 及び十月特別事業、わんぱく相撲の情報など、時宜に合わせた内容を発信いたします。 ②公式ブログでは、札幌青年会議所の事業報告とともに、全国各地にて開催される各種大会でメンバ ーが活動している様子も掲載いたします。 ③メールマガジンでは、理事長メッセージ及びメンバーの日々の活動、新入会員を紹介して定期的に 現役メンバーに向けて配信いたします。 （３）事業の流れ ２０１３年１０月 １日　企画立案 １１月２１日　第２回理事予定者会議 協議上程 １２月１９日　第３回理事予定者会議 審議上程 １２月２７日　完成 ２０１４年　１月　１日　２０１４年度　ホームページ稼働　ページ内容更新（１２月まで随時） １月　６日　ホームページ　一般社団法人を追記して記載 メールマガジン　第１号発刊 １月１１日　システム運用説明資料の配信及びホームページ上掲載 １月１１日　ページ更新検討（１２月まで随時） リンク先追加　（１２月まで随時） ２月　３日　メールマガジン　第２号発刊 ３月　３日　メールマガジン　第３号発刊 ４月　１日　メールマガジン　第４号発刊 ５月　１日　メールマガジン　第５号発刊 ５月２６日　メールマガジン　第６号発刊 ７月　１日　メールマガジン　第７号発刊 ７月２８日　メールマガジン　第８号発刊 ７月２９日　第７回理事会　２０１５年度ホームページ検討報告 ８月３１日　全メンバー対象の本年度ホームページアンケート実施 ９月　１日　メールマガジン　第９号発刊 ９月２９日　メールマガジン　第１０号発刊 １０月２０日　次年度への引き継ぎ １０月２７日　メールマガジン　第１１号発刊 １２月１５日　メールマガジン　第１２号発刊 １２月１６日　第１２回理事会　報告上程

１１． | 前年度からの引継ぎ事項

（１）会員拡大運動への効果がみられた現役メンバー紹介を引き続きトップページのバナーに掲載すると ともに、２０１３年度に構築した掲載内容及びホームページ上のレイアウトを活用して、より多く の現役メンバーを紹介いたします。 （２）ホームページとメールマガジンの内容が重複しないように十分に計画し、他の委員会と連携を取り ながら、取材から配信までの確認を含め無理のないスケジュールで作成いたします。 （３）ＪＡＹＣＥＥ拡大・交流委員会と連絡を綿密に取り、会員拡大に結びつくようなホームページとメ ールマガジンの発信をいたします。 （４）公式ブログは２０１３年度に構築したホームページ上のレイアウトを活用して、当委員会と業者で の作業分担を検討し、業者への費用負担が増えることのないように作業を依頼いたします。

１２． | 本年度の工夫と期待される効果

（１）各事業の議案担当者に事前に作成した事業掲載事項確認シート（案）を議案の参考資料に添付していただき、審議通過後に迅速にホームページ上で告知を行うことで、少しでも早く見ていただける機会を創出し、より多くの市民やメンバーに事業への参画を促すことができます。 （２）公式ブログに札幌青年会議所の事業報告や、（公社）日本青年会議所及び同北海道地区協議会が行っている運動への参画や活動の報告も掲載することにより、市民が我々の幅広い活動を理解していただくことができます。 （３）ＪＣ運動発信委員会が取材した、各委員会の活動内容の特色を掲載することで、メンバー同士に情報の共有をしていただくとともに、市民が札幌青年会議所の情報を理解していただくことができます。 （４）各事業のアンケートにホームページを見て参加したとの項目を設けていただき、集約することで、ホームページを閲覧して事業への参画したことの検証ができます。 （５）ＪＡＹＣＥＥ拡大・交流委員会が仮入会者研修を実施する際のアンケートにおいて、入会動機の項目に、ホームページを見てと記載していただくことで、収集後にホームページからの入会動機の検証をすることができます。 （６）全メンバー対象にホームページの改善点や引き継ぎ事項、ホームページによる動員の影響などについてのアンケートを実施し集約することで、次年度への引き継ぎやホームページの閲覧による参画状況の検証をすることができます。

１３． | 特記事項

（１）事業・例会開催報告は公式ブログに一元化して重複することなく公開いたします。 （２）各ページにドロップダウンメニューを導入することにより、閲覧性を高め、多くのコンテンツにスムーズに移動することが可能になります。 （３）一月「通常総会」及び八月「臨時総会」、十一月「臨時総会」の持つ意義と、重要性をより多くのメンバーに浸透させるため、１２月下旬に総務委員会と万密な打ち合わせを行い、開催前にメールマガジン等で周知いたします。

１４． | 討議・協議・審議のポイント

予算及びホームページのデザイン、メールマガジンの掲載スケジュール変更について

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審議対象資料一覧（ここに記載したものは全て審議対象となります）

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 電　　　子　　　資　　料　　名
1 | トップページフレーム
2 | セカンドページフレーム

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第２回三役常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １１月 | １４日 | （木曜日） | 協議

意見　１： | 事業名にメールマガジンの記載がないので過去の経緯を検証してホームページ以外に含まれる記載に変更してください。
対応　１： | 事業名に（社）札幌青年会議所２０１４年度ホームページ及びメールマガジンなどの企画・運営と記載いたしました。
意見　２： | ３．事業目的（対外）に運動と情報を迅速に周知することにより、とありますが情報の中に運動も含まれているので表記を改めてください。
対応　２： | ３．事業目的（対外）の運動という表記を削除いたしました。
意見　３： | １０．事業内容（１）開催当日の進行内容、（３）開催当日のスケジュール、記載内容を改めてください。
対応　３： | １０．事業内容（１）開催当日の進行内容、（３）開催当日のスケジュール、を削除いたしました。
意見　４： | １３．特記事項（２）のドロップダウンフィールドについて分かりやすい資料を添付してください。
対応　４： | １３．特記事項（２）のドロップダウンフィールドをドロップダウンメニューと記載変更し、詳細な説明を参考資料０７に添付いたしました。
意見　５： | トップページのレイアウトやコンテンツの表記についてより市民に伝わりやすい内容に検討してください。
対応　５： | 審議対象資料０１のトップページのレイアウトを変更いたしました。また、コンテンツについて市民向けに表記を改め、参考資料０３を添付いたしました。
意見　６： | メールマガジンがスマートフォンにも対応できるようにしてください。
対応　６： | メールマガジンのフォーマットについて、スマートフォンの対応を視野に入れながら作成を進めてまいります。

● | 第２回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １１月 | ２１日 | （木曜日） | 協議

意見　１： | 審議対象資料０１トップイメージですが配色など具体的なイメージが湧きませんので、もう少し詳細な資料を記載してください。
対応　１： | トップイメージのデザインを変更して、審議対象資料０１トップワイヤーフレーム及び、審議対象資料０２セカンドワイヤーフレームを添付いたしました。
意見　２： | 公式ブログやホームページの公開の内容は十分注意を払う必要があると考えることから、２０１３年度は、ブログは委員長確認、事業報告は専務確認のうえ、公開となっております。２０１４年度は公式ブログに一元化となっておりますが、公開までの確認系統を教えてください。
対応　２： | ２０１４年度の公式ブログは専務確認を経てからの掲載とさせていただきます。
意見　３： | メールマガジンのスケジュールは、効果的に出向者を取り上げるタイミングを考慮したうえで、無理のないスケジュールで再考してください。
対応　３： | メールマガジンのスケジュールを無理がなく、出向者紹介の他、各コンテンツを効果的に発信できるスケジュールに改め、参考資料０８メールマガジン掲載内容及び年間スケジュール（案）に添付いたしました。
意見　４： | ２０１３年度と２０１４年度のホームページの切り替えにつきまして負担の無いスケジュールにして下さい。
対応　４： | ２０１３年度の切り替えと同じくタイマーにて切り替えますので、２０１４年１月１日０：００に切り替えとさせていただきます。
意見　５： | 事業概要１０．事業内容の記載がありませんが、事業内容の詳細を記載してください。
対応　５： | 事業概要１０．事業内容につきまして詳細を記載いたしました。
意見　６： | ホームページの制作会社の詳細を記載してください。
意見　６： | ホームページの制作会社を３社相見積りの結果と、２０１３年度からの引き継ぎを踏まえて選定し、企業の詳細を、参考資料１０ホームページ制作会社として添付させていただきました。
意見　７： | 事業名.（社）札幌青年会議所２０１４年度ホームページ及びメールマガジン等の企画・運営（ 案）のなどを付けた意図を教えてください。
意見　７： | ホームページ及びメールマガジンの他に、ＦＡＣＥＢＯＯＫなどのソーシャルネットワークサービスへの対応も視野に入れた作成を考えております。

● | 第３回三役予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １２月 | ５日 | （木曜日） | 審議

意見　１： | １．事業実施に至る背景について、背景から全てが連動するので記載を検討してください。
対応　１： | １．事業実施に至る背景を記載いたしました。
意見　２： | ２．参加対象者及び人数を正確に記載してください。
対応　２： | ２．参加対象者及び人数を正会員１８１名、特別会員１名と記載変更させていただきました。
意見　３： | ３．事業目的（対外）について運動を理解していただくだけではなく札幌青年会議所の存在についても理解していただける内容に精査してください。
対応　３： | ３．事業目的（対外）を札幌青年会議所の存在の認識と運動を理解していただくとともにと、追記させていただきました。
意見　４： | ４．事業目的（対内）をメンバーの情報だけではなく活動の様子も共有できるように精査してください。
対応　４： | ４．事業目的（対内）をメンバーの情報や活動の様子を共有するとともに、と追記させていただきました。
意見　５： | １０．事業内容（１）事業内容、①ですが、メインバナーの内容を限定しないでください。
対応　５： | １０．事業内容（１）事業内容、①に時宜に合わせた内容と追記いたしました。
意見　６： | １０．事業内容について２０１４年度の新たな試みを記載してください。
対応　６： | １０．事業内容（１）事業内容、④にＦＡＣＥＢＯＯＫ等のソーシャルネットワークサービスによる発信を視野に入れた広報と、メールマガジンをスマートフォンで閲覧可能にする旨を、記載いたしました。
意見　７： | １０．事業内容（１）事業内容の１２月１６日報告を文言精査してください。
対応　７： | １０．事業内容（１）事業内容の１２月１６日報告を、第１２回理事会報告上程と記載変更させていただきました。
意見　８： | １２．本年度の工夫と期待される効果（３）は誰が取材して掲載するのか記載してください。
対応　８： | １２．本年度の工夫と期待される効果（３）にＪＣ運動発信委員会が取材して、掲載する旨を追記いたしました。
意見　９： | 第２回理事予定者会議の意見対応２ですが、重要なことなので議案内に記載してください。
対応　９： | １４．特記事項（４）に公式ブログは専務確認を経てから掲載する旨を記載させていただきました。
意見１０： | ホームページ制作会社の選定理由を第２回理事予定者会議の意見対応６だけではなく、議案内に記載してください。
対応１０： | ホームページ制作会社の選定理由を１０．事業内容（１）に記載いたしました。
意見１１： | 参考資料０８のメールマガジン掲載内容及び年間スケジュールの理事長メッセージですが毎月掲載するように精査してください。
対応１１： | 参考資料０８のメールマガジン掲載内容及び年間スケジュールの理事長メッセージのスケジュールを精査し、毎月掲載させていただきます。
意見１２： | 参考資料０８のメールマガジン掲載内容及び年間スケジュールに会員拡大の情報も盛り込んでください。
対応１２： | 参考資料０８のメールマガジン掲載内容及び年間スケジュールに会員拡大の情報を配信する旨を追記いたしました。
意見１３： | 審議対象資料０１トップワイヤーフレーム及び０２セカンドワイヤーフレームですが、分かりやすい名称に精査してください。
対応１３： | 審議対象資料０１トップワイヤーフレーム及び０２セカンドワイヤーフレームを審議対象資料０１トップページフレーム及び０２セカンドページフレームと記載し変更いたしました。
意見１４： | 予算について、妥当であるかを検討し更新内容を減らすなどメンバー自身での更新などを視野に入れて相見積りを取ってください。
対応１４： | 前年度で構築されたシステムを確認し、見積りについても他社との相見積りで比較して妥当であるかを検討いたしました。また、参考資料１２に相見積り一覧として添付いたしました。

● | 第３回常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １２月 | １２日 | （木曜日） | 審議

意見　１： | １．事業実施に至る背景ですが、全体的にホームページの役割についての内容になっておりません。事業目的へのつながりを考慮し事業名に則した背景に精査してください。
対応　１： | １．事業実施に至る背景を修正して記載いたしました。
意見　２： | ３．事業目的（対外）に存在の認識と運動の理解と記載されていますが、正しい表現に精査してください。
対応　２： | ３．事業目的（対外）の表現を、札幌青年会議所の情報と運動を理解していただき、と修正し記載いたしました。
意見　３： | ３．事業目的（対外）に積極的な参画を促しますと記載されていますが、どのようにして検証するかを１２．本年度の工夫と期待される効果に記載してください。
対応　３： | １２．本年度の工夫と期待される効果（４）に、各事業のアンケートにホームページを見て参加したとの項目を記載させいただき、収集後に集約し検証する旨を記載して、参考資料１３各委員会へのお願い及びホームページ・メールマガジン（特別号）掲載ガイドライン（案）を添付いたしました。
意見　４： | １２．本年度の工夫と期待される効果（５）に、全メンバー対象のアンケートを実施して検証する旨を記載させていただき、１０．事業内容（３）事業内容に追記いたしました。
対応　４： | １２．本年度の工夫と期待される効果（１）を、迅速にホームページ上で告知を行うことで少しでも早く見ていただける機会を創出し参画につなげる、との記載を追記いたしました
意見　５： | １０．事業内容（１）ホームページ制作会社選定理由を今一度詳しく記載してください。
対応　５： | １０．事業内容（１）ホームページ制作会社選定理由を精査し追記いたしました。
意見　６： | ２０１５年度のホームページ制作会社の選定を、内容の引き継ぎに時間が足りないことや、価格の妥当性を鑑みて、１０．事業内容（３）事業の流れに盛り込んでください。
対応　６： | １０．事業内容（３）事業の流れに７月２９日　第７回理事会　２０１５年度ホームページ検討報告との記載を追記いたしました。
意見　７： | １１．前年度からの引き継ぎ事項に、２０１３年度の報告上程からの引き継ぎを記載してください。
対応　７： | １１．前年度からの引き継ぎ事項に、２０１３年度の報告上程からの引き継ぎを記載いたしました。
意見　８： | １２．本年度の工夫と期待される効果（１）は、迅速にホームページ上に告知を行うことだけでは事業への参画を促すことには結びつきませんので、記載を再度改めてください。
対応　８： | １２．本年度の工夫と期待される効果（１）の記載を変更し記載いたしました。
意見　９： | １２．本年度の工夫と期待される効果（２）の表現を改めてください。
対応　９： | １２．本年度の工夫と期待される効果（２）の表現を改めて記載いたしました。
意見１０： | １３．特記事項、（３）の総会の持つ意義との記載は一月「通常総会」を示していると思われますが、八月、十一月の臨時総会も視野に入れているのであれば、含まれた表現に改めてください。
対応１０： | １３．特記事項、（３）に、一月「通常総会」及び八月「臨時総会」、十一月「臨時総会」と追記いたしました。
意見１１： | １３．特記事項、（４）に、公式ブログやホームページの公開の内容は、専務確認を経てからの掲載とさせていただきますと記載されていますが、２０１３年度も既に行っていますので特記事項より削除してください。
対応１１： | １３．特記事項、（４）を削除いたしました。
意見１２： | １４．討議・協議・審議のポイントに予算について記載してください。
対応１２： | １４．討議・協議・審議のポイントに予算について、を追記して記載いたしました。
意見１３： | 参考資料１２　相見積り一覧に、実名を記入せずＡ社及びＢ社と記載変更してください。また、各項目と金額の詳細を記載して比較できるようにしてください。
対応１３： | 参考資料１２　相見積り一覧を精査し変更いたしました。
意見１４： | ２０１３年度のメールマガジンは発刊日を決定していないことから、遅延等の問題がありましたので、時宜に合った内容も計画し発刊日を予め決定してください。
対応１４： | 時宜に合わせた内容の計画とメールマガジン発刊日決定して、参考資料０８　メールマガジン掲載内容及び年間スケジュール（案）及び１０．事業内容（３）事業内容に追記いたしました。
意見１５： | 京都会議の報告も大切ですが、多くのメンバーが京都に集うことが大切です。その意義を伝え、京都会議やＬＯＭナイトの参加意欲を掻き立てる内容を１月６日のメールマガジンで発信してください。
対応１５： | 渉外委員会と綿密な打ち合わせを行い、１月６日のメールマガジンにおいて、京都会議及びＬＯＭナイトの案内を配信いたします。
意見１６： | 他の委員会からの依頼で発刊するメールマガジンは、臨時号や特別号などの枠を設けてください。また、各委員会とスムーズに連携がとれるようにガイドラインを作成してください。
対応１６： | 各委員会からの依頼により発刊する特別号の詳細を、参考資料０８メールマガジン掲載内容及び年間スケジュール（案）に記載いたしました。また、発刊する際に各委員会とスムーズに連携がとれるように、参考資料１３　各委員会へのお願い及びホームページ・メールマガジン（臨時号・特別号）掲載ガイドラインを添付いたしました。

● | 第３回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１３年 | １２月 | １９日 | （木曜日） | 審議

意見１： |
対応１： |

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

参考資料一覧

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | ２０１４年度ホームページの改善点（案）
3 | 電子 | コンテンツの構成及び表記変更について（案）
4 | 電子 | ２０１４年度ホームページコンテンツ一覧（案）
5 | 電子 | 事業•例会内容ホームページ掲載までの流れ（案）
6 | 電子 | ２０１４年度ホームページ掲載事項確認シート（案）
7 | 電子 | ドロップダウンメニューについて(案)
8 | 電子 | メールマガジン掲載内容及び年間スケジュール（案）
9 | 電子 | ２０１３年度ホームページ作業依頼記録（案）
10 | 電子 | ホームページ制作会社（案）
11 | 電子 | 相見積り一覧（案）
12 | 電子 | 各委員会へのお願い及びホームページ・メールマガジン（特別号）掲載ガイドライン（案）

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