(社)札幌青年会議所 2014年度 一月「新年交礼会」開催(案)について

協議

 

 

ファイル名

10RY-TAKU-K-1

 

事業名

(社)札幌青年会議所 2014年度 一月「新年交礼会」開催(案)について

 

室名

たくましい人材育成室

委員会名

たくましい青年経済人育成委員会

誇りある日本人育成委員会

 

専務理事

専務理事

佐々木和也

確認日

2013年10月27日

コンプライアンス

専務理事

佐々木和也

確認日

2013年10月27日

予  算

常務理事

赤地 勇己

確認日

2013年10月26日

公益目的

常務理事

赤地 勇己

確認日

2013年10月26日

担当役職・役員名

副理事長

小田 祐司

確認日

2013年10月25日

担当役職・役員名

常任理事

油矢紗也香

確認日

2013年10月24日

議長・委員長名

委員長

羽田野 健

確認日

2013年10月23日

議長・委員長名

委員長

菊地 幸広

確認日

2013年10月23日

作成者役職・氏名

副委員長

山ア 武範

作成日時

2013年10月23日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

なし


2.

参加対象者及び人数

 

参加予定者数 445名         (2013年度参加者 346名)

(内訳:登録料なし 250名)

正会員      187名           (123名)

特別来賓        3名             (2名)

高橋 はるみ 北海道知事

上田 文雄  札幌市長

高向 巌   札幌商工会議所会頭

一般来賓       50名            (45名)

報道機関   10社 10名          (8社 8名)

 

(内訳:登録料あり 195名)

シニアクラブ会員      100名            (82名)

議員       35名            (33名)

各地青年会議所       60名            (53名)


3.

事業目的 (対外)

 

来賓、シニアクラブ会員の皆様に2014年度の理事長所信と新体制を披露し、(社)札幌青年会議所の運動と方向性を発信し理解を深めていただきます。


4.

事業目的 (対内)

 

2014年度の理事長所信と新体制及び一般社団法人として新たな歴史を刻むことへの理解を深め、夢あふれる札幌の創造に向けてLOMメンバーの結束を図ります。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

2014年 1月 9日(木) 18:30〜21:30


2.

実施場所・会場

 

札幌プリンスホテル 国際館パミール 3階 洞爺

札幌市中央区南3条西12丁目

TEL011−241−1111


3.

参加推進方法

 

(1)2014年度の(社)札幌青年会議所が展開する運動を対外に広く発信するために、プレスリリースを配信するとともに報道機関各社に電話掛けを実施し、多くの取材をいただけるよう努めます。

(2)案内状発送後は、過去の実績を踏まえて、シニアクラブ会員及び各地青年会議所メンバーへ電話掛けを行い、出席者数の増加に努めます。

(3)一般来賓については、2013年度の事業にご協力いただいた団体へ電話掛けを行い、出席者の増加に努めます。


4.

予算総額

¥2,275,000

事業計画収支予算書へ


5.

外部協力者・協力種別

 

司会:北海道放送アナウンサー 川畑 恒一 氏

 外部協力選定理由

過去に(社)札幌青年会議所の事業に参加をいただくなど、我々の運動への理解があります。また、テレビリポーターや司会の経験も豊富であることから臨機応変な対応が可能であり、来場者へ本年度の運動の方向性を発信するのに最も適任と考え選定いたしました。


6.

講師名

なし

 


7.

テーマ

夢あふれる札幌の創造に向けて

〜切り拓こう!このまちの未来を情熱で〜

 


8.

対外配布資料の有無

なし

 


9.

公益性の有無

 

(1)「公益目的事業」該当項目

19.地域社会の健全な発展を目的とする事業

(2)上記の目的を実現する事業実施において注力する点

札幌青年会議所はまちづくり団体であり、その運動の方向性やあり方をご来賓や報道機関にしっかりと伝え、活動内容が「不特定」かつ「多数」の市民へ利益の増進につながることを理解していただきます。

 


10.

事業内容

 

(1)第1部 新年交礼会

行政、政界、財界をはじめ各関係諸団体、メンバー企業の代表者や各地青年会議所、シニアクラブ会員、報道機関の方々をお招きして、理事長所信及び新体制を披露するとともに、(社)札幌青年会議所2014年度の運動の方向性や目的を来場者に発信し、ご理解をいただく場とします。

 

第2部 直会

新年度初めてメンバーが集うため、委員会メンバーを紹介するとともに本年度の運動への決意を委員会毎に発表していただきます。

 

(2)事業の流れ

2013年  9月20日  事業全体の流れ、作業開始打ち合わせ開始

10月  1日  進行台本、送付先リスト、運営マニュアル作成開始、案内、返信はがき作成、札青発原稿準備開始

10月  8日  受付準備検討開始、プレスリリース原稿作成開始

10月16日  案内状、依頼状、お礼状確認

10月29日  第1回理事予定者会議 協議上程

10月30日  式次第・お礼状、返信はがき原稿準備開始、HOT・MAIL作成開始

11月21日  第2回理事予定者会議 審議上程

11月22日  案内状、返信はがき、お礼状入稿

11月27日  進行台本・運営マニュアル完成、司会者打合せ開始

11月30日  会場打合せ完了、飲みものなど発注先決定

12月  4日  案内状、返信はがき、送付先リスト完成

12月  6日  案内状発送、HOT・MAIL配信

12月12日  食事メニュー準備完了、プレスリリース原稿完成

12月13日  シニアクラブ会員及び各地青年会議所へ連絡、第1回室合同リハーサル実施、メンバー向けマニュアル及びJCI Creed等音源配信

12月18日  会場設営準備完了、受付準備完了、映像最終確認、第1回プレスリリース配信

12月25日 参加者取りまとめ最終集計・確認、第2回プレスリリース配信及び報道各社電話掛け実施、式次第校了

12月26日  室合同会議・第2回室合同リハーサル実施、式次第入稿期限

 

2014年  1月  6日  室合同会議・第3回室合同リハーサル実施

1月  9日  式次第完成、搬入、当日リハーサル、新年交礼会

1月10日  お礼状発送

2月      第2回理事会報告上程

 

(3)開催当日のスケジュール

13:00  会場設営準備

14:00  リハーサル開始

15:30  三役・常任理事・委員長集合

16:00  現役メンバー登録開始・開場

16:30  メンバーリハーサル

注意事項・全体説明、報告事項(JCI Creed、JCI Mission並びにJCI Vision、綱領全体練習)

17:30  受付開始(来賓・シニアクラブ会員)

18:00  開場

18:30  オープニング映像

18:33  開会

18:34  国歌並びにJCソング斉唱

18:37  JCI Creed唱和   

      一般社団法人札幌青年会議所 2014年度副理事長 中村 悌也君

18:39  JCI Mission並びにJCI Vision唱和

      一般社団法人札幌青年会議所 2014年度副理事長 奥山 倫行君

18:41  JC宣言朗読並びに綱領唱和

      一般社団法人札幌青年会議所 2014年度副理事長 小田 祐司君

18:44  理事長挨拶 

一般社団法人札幌青年会議所 第63代理事長 池ア 潤君

18:56  理事長より三役披露

18:59  北海道知事挨拶 高橋 はるみ様

19:04  札幌市長挨拶 上田 文雄様

19:09  札幌商工会議所会頭 高向 巌様

19:14  鏡開き

19:19  乾杯 公益社団法人日本青年会議所 

北海道地区協議会 2014年度会長 山口 龍二君

19:24  歓談

19:28  議員紹介

19:33  祝電披露

19:55  一本締め 一般社団法人札幌青年会議所 

シニアクラブ会長 第48代理事長 橋本 毅先輩

20:00  閉会

20:01  来賓退場

20:10  直会会場設営開始

20:20  直会開会

20:21  理事長挨拶 

一般社団法人札幌青年会議所 第63代理事長 池ア 潤君

20:25  乾杯 

一般社団法人札幌青年会議所 第62代理事長 竹原 慎雅君

20:30  メンバー紹介 各委員長

21:27  一本締め

21:30  閉会


11.

前年度からの引継ぎ事項

 

(1)理事長所信と運動について広く発信するため、報道機関に対して個別に電話掛けをすることにより、一社でも多くのご出席をいただけるよう努めます。

(2)例年ご出席されているシニアクラブ会員については、電話掛けの日程を設定し出席者を早めに確定いたします。

(3)報道関係者の誘導や取材方法は、JC運動発信委員会と連携を図り対応いたします。また、専務理事への取次方法を事前に打合せいたします。


12.

本年度の工夫と期待される効果

 

(1)オープニング時に法人格の移行や、理事長所信の背景と基本方針を映像にて放映することにより、来場者に一般社団法人化や理事長所信、運動の方向性への理解を深めていただきます。

(2)各委員会へJCI Creedなどの音源を配信し事前練習を十分に行っていただくことにより、青年らしい溌剌としたセレモニーを執り行うとともに、メンバーの結束力を高めます。


13.

特記事項

 

(1) シニアクラブ会員並びに来賓対応を三役・常任・監事・室委員会別に記載した運営マニュアルを作成いたします。また、来賓の入退出を把握するために、人員の配置と確認を徹底します。

(2) シニアクラブ会員並びに来賓より質問を受けた場合のため、想定問答を記載した対応マニュアルを作成し、各委員会へ事前配信いたします。

(3) 当日受付の来場者については、速やかに領収書を発行し会場入りできるよう、領収書作成コーナーを増設し対応いたします。

(4) 登録料をシニアクラブ会員、議員、各地青年会議所メンバーの皆様から徴収させていただきます。また、特別来賓、一般来賓、報道機関の皆様からは従来通り登録料を徴収しないことといたします。

(5) 司会は、厳粛な会場の雰囲気づくり、進行への臨機応変な対応などを考慮し川畑恒一氏と、たくましい人材育成室室長 油矢紗也香君の2名体制にて行います。

(6) 近年の問題点や引き継ぎ事項は事前に対策を検討し、対応方法をリハーサルすることにより、スムーズな進行や受付に努め、おもてなしの心を来場者に感じていただきます。

(7) 特別来賓の皆様には開場時よりご入場していただくこととし、遅参される場合も速やかに席へご案内し、理事長所信や新体制、運動の方向性についてのご理解を深めていただきます。

(8) 開会前及びご歓談中は、生演奏をしていただくことでなごやかな雰囲気を演出いたします。

(9) 出席者が後方に集まることのないよう、遅れてきた方々も適切なテーブルに誘導できるよう人員を配置いたします。

(10)シニアクラブ会員への電話掛けについては、会員ごとの連絡担当者を明確にし、重複した連絡など失礼の無いように対応いたします。


14.

討議・協議・審議のポイント

 

 10.事業内容(3)開催当日のスケジュールについて

 10.事業内容(3)議員紹介について

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

1

案内状封筒(案)

2

返信はがき(案)

3

ご案内状(案)

4

依頼状(案)

5

御礼状(案)

6

式次第(案)

7

承諾書

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

配布

なし

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第1回三役予定者会議

開催日

2013年

10

8日

(火曜日)

協議

 

意見1:

オープニング映像は、開会前に放映してください。

対応1:

オープニング映像は開会前に放映とし、10.事業内容 (3)開催当日のスケジュールを記載修正いたしました。

意見2:

案内状発送リストを精査してください。

対応2:

案内状発送リストを精査及び一元化し、協議対象資料 6 案内状発送リストといたしました。また、リスト上部に対象者別の案内状発送数を明記いたしました。

意見3:

多くの方にご来場いただけるよう、参加推進方法を検討してください。

対応3:

参加推進方法を再検討し、3.参加推進方法(2)及び(3)に追記いたしました。また、参加予定人数を修正し、2.参加対象者及び人数を記載修正いたしました。

意見4:

報道関係者の対応は、JC運動発信委員会と連携を図り対応してください。

対応4:

報道関係者の対応は、JC運動発信委員会と連携することとし、11.前年度からの引継ぎ事項(4)を記載修正いたしました。


第1回常任理事予定者会議

開催日

2013年

10月

17日

(木曜日)

協議

 

意見1:

案内状発送リストの精度を上げることと、来賓やシニアクラブ会員、議員、各地青年会議所の参加予定者数とリストの記載人数は整合性を持たせて対応してください。

対応1:

案内状発送リストを精査するとともに、過去の参加率や卒業予定者数を考慮し2.参加対象者及び人数を記載修正いたしました。

意見2:

2014年度の特色となる演出を検討してください。

対応2:

映像の内容を再考し、12.本年度の工夫と期待される効果(1)へ記載いたしました。

意見3:

式次第の入稿や参加者の取りまとめ期限を明確にしてください。

対応3:

式次第の入稿日及び参加者の取りまとめ期限を、10.事業内容 (2)事業の流れに記載いたしました。

意見4:

議員紹介について明確にしてください。

対応4:

議員紹介は、参考資料7 議員紹介について(案)に資料添付いたしました。

意見5:

事業目的に合った本年度の工夫と期待される効果としてください。

対応5:

12.本年度の工夫と期待される効果(1)、(2)について記載修正いたしました。

意見6:

本年度の工夫を入れた映像絵コンテとしてください。

対応6:

映像絵コンテについて、内容を検討し参考資料05映像絵コンテ(案)を記載修正いたしました。

意見7:

理事長挨拶中のライブカメラでの撮影及びスクリーンへの投影は、再考してください。

対応7:

ライブカメラでの演出は削除いたしました。

意見8:

シニアクラブ会員への電話掛けルールを明確にしてください。

対応8:

13.特記事項(10)へ電話掛けについて記載いたしました。

意見9:

14.協議のポイントとの記載は、タイトル表記を修正してください。

対応9:

14.討議・協議・審議のポイントへと表記変更いたしました。

意見10:

協議対象資料は、資料に(案)と記載してください。

対応10:

各資料に(案)と記載いたしました。

意見11:

演奏者の名前を記載してください。

対応11:

参考資料6演奏者プロフィールに名前を記載いたしました。

意見12:

歴代理事長の表記は統一し記載してください。

対応12:

10.事業内容(3)歴代理事長の表記を統一し記載修正いたしました。


第1回理事予定者会議

開催日

2013年

10月

29日

(火曜日)

協議

 

意見1:

対応1:


第2回三役会予定者会議

開催日

2013年

11月

14日

(木曜日)

審議

 

意見1:

対応1:


第2回理事予定者会議

開催日

2013年

11月

21日

(木曜日)

審議

 

意見1:

対応1:


トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種 別

資  料  名  内  容

1

電子

年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的23項目

2

電子

会場図(案)

3

電子

進行台本(案)

4

電子

案内状発送リスト(案)

5

電子

オープニング映像絵コンテ(案)

6

電子

司会者プロフィール演奏者プロフィール

7

電子

議員紹介について(案)

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算