２０１３年度（社）札幌青年会議所　八月「臨時総会」開催報告（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 9R-SOUM-F-1

● | 事業名 | ： | ２０１３年度（社）札幌青年会議所　八月「臨時総会」開催報告

● | 室名 | ： | 常務理事 | ● | 会議・委員会名 | ： | 総務広報委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　９月１９日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　９月１９日
● | 決　　算 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　９月１９日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　９月１９日

● | 担当役職・役員名 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　９月１８日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　９月１８日
● | 議長・委員長名 | ： | 委員長 | ： | 小野木完司 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　９月１６日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 副委員長 | ： | 鈴木　隆司 | ● | 作成日時 | ： | ２０１３年　９月１６日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業決算書

事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

なし

２． | 参加対象者及び人数

１６５名　内正会員　１６１名 休会者　　　２名 特別会員　　　２名 議決権総数　　　　　１６１名 （内訳）　　出席者　１０５名　　（出席率６５．２％） （２０１２年度実績６０．９％） （２０１１年度実績６６．０％） （２０１０年度実績６６．０％） 委任状数　　５６名　（提出率１００％） 欠席　　　０名

３． | 事業目的　（対外）

なし

４． | 事業目的　（対内）

（１）（社）札幌青年会議所　定款第４章第２９条に基づき臨時総会を開催します。 （２）（社）札幌青年会議所の最高議決機関であることを自覚していただき、メンバーの参加意識を高めます。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業決算書

事業概要

１． | 実施日時

２０１３年　８月２７日（火）　１８：３０〜１９：３３

２． | 実施場所・会場

札幌プリンスホテル　国際館パミール　３階 札幌市中央区南３条西１２丁目 ＴＥＬ０１１−２４１−１１１１

３． | 決算・予算総額 |
決算総額￥８６，０００ 予算総額￥８６，０００ | 事業計画収支決算書へ

４． | 外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

なし

５． | 対外配布資料の有無

なし

６． | 公益性の有無

なし

７． | 事業実施内容

（１）八月「臨時総会」では、新法人格取得にともなう諸規程変更（案）承認の件や２０１４年度理事長予定者（案）承認の件などの審議事項６件の審議を行いました。 （２）開催当日のスケジュール 一月「通常総会」 １８：００　登録受付開始 １８：３０　開会 １８：３１　国歌並びにＪＣソング斉唱 １８：３３　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和 １８：３５　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和 １８：３７　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和 １８：４０　定足数の確認 １８：４１　議事並びに資料の確認 １８：４２　議事録署名人並びに作成者の指名 １８：４３　理事長挨拶　理事長　竹原　慎雅　君 １８：４８　直前理事長挨拶　直前理事長　林　将告　君 １８：５２　議長の選出 １８：５３　審議事項 （１）２０１３年度（社）札幌青年会議所 会議体・各委員会年間事業フレーム変更（案）承認の件 （２）２０１３年度（社）札幌青年会議所 例会計画変更（案）承認の件 （３）２０１３年度（社）札幌青年会議所 一般会計・基金会計中間収支決算補正（案）承認の件 （４）２０１３年度（社）札幌青年会議所 諸規程変更（案）承認の件 （５）２０１３年度（社）札幌青年会議所 ブルーアース助成金授与団体及び給付金額（案）承認の件 （６）２０１３年度（社）札幌青年会議所 ２０１４年度理事長予定者（案）承認の件 １９：２８　監事講評　監事　千葉　直哉　君 １９：３３　閉会

８． | 開催目的の実現と成果

重要な審議案件について、出席者各々がその場で資料に目を通すことができるよう紙資料を出席者全員に配布したことにより、参加者に内容をより理解してご承認いただくことができました。

９． | 運営上の問題点

（１） 会場受付場所が狭く、開場前にメンバーが溜まってしまいました。 （２） 次年度理事長所信（案）の配布に手間取り、メンバー全員にいきわたるまで時間を要しました。 （３） 出席者が１０５名と五月「臨時総会」に比べて減少しました。 （４） 理事長挨拶の最中で、ホテル関係者の退室がありました。

１０． | 次年度への引継ぎ事項

（１） 会場受付のレイアウトについても、事前確認を行い、十分なスペースを確保するとともに、スムーズな受付動線を検討する必要があります。 （２） 総会途中で紙資料を配布する際には、配布資料の十分な準備と配布タイミングの設営メンバーへの伝達を徹底する必要があります。 （３） 出席率の向上に向けて、総会の意義と重要性をメンバーに再認識していただくため、総会開催に向けた委員会ＰＲを行うとともに、事務局長・各委員長及び幹事へ一人でも多く出席いただくよう開始日当日まで働きかけを継続して行う必要があります。さらに、ホームページ上で現状の出欠状況を誰でも確認できるように取り纏めフォーマットを有効に活用することも必要になります。 （４） ドアクローズの最中は、ホテル関係者の入退室も遠慮していただくよう、ホテル側と事前に申し合わせる必要があります。

１１． | 委員長所見

八月「臨時総会」では、五月「臨時総会」で問題となった遅刻者が発生したという点の反省を踏まえ早めの取り纏めを心がけるとともに、事務局長・各委員長及び幹事に対して総会への出席を積極的に働きかけ、スムーズな運営を心がけました。また、（社）札幌青年会議所の諸規程変更という大変重要な案件であったため紙資料の配布を行い、しっかりと諸規定の変更内容を把握してもらうことに努め、厳粛な総会にすることを心がけました。しかし、出席率の低下という大変残念な結果となってしまい、新たな課題が発生してしまいました。今回の反省を踏まえ、委員会回りの徹底や、早目の取り纏め、さらには事務局長・各委員長及び幹事へ一人でも多く出席いただくよう開始日当日まで働きかけを継続し総会の重要性を伝え、十一月「臨時総会」には、多くのメンバーに参加していただけるよう事前準備やリハーサルを入念に行い、より丁寧な総会を運営させていただきます。今回事前準備から、当日の設営に携っていただいた、スタッフ、委員会メンバーの皆様には大変感謝申し上げます。ありがとうございました。

１２． | 追記事項

重要な案件については理解を深めて充実した審議を行なうために、別に紙出しを行い、全員に配布させていただきました。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業決算書

審議対象資料一覧

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 資　　料　　名
1 |
2 |

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名
1 | 配布 | なし

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業決算書

前回までの流れ（意見と対応）

● | 第２回三役常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １１月 | ５日 | （月曜日） | 協議

意見１： | ＨＯＴ・ＭＡＩＬを配信することを、１０．事業内容に記載してください。
対応１： | １０．事業内容（１）事業の流れに、各総会でメンバーにＨＯＴ・ＭＡＩＬを発信することを記載いたしました。
意見２： | １１．前年度からの引き継ぎ事項に、審議中の入退室を禁止する旨を記載して下さい。
対応２： | １１．前年後からの引き継ぎ事項に、審議中の入退室を禁止する旨を記載いたしました。
意見３： | １２．本年度の工夫と期待される効果について、会議体・各委員会のスタッフに落し込める記載をして下さい。
対応３： | １２．本年度の工夫と期待される効果おいて、委員長メールや幹事メールを活用し会議体・各委員会のスタッフから各メンバーへ総会の開催意義・参加の促進・運営上の注意点を伝えていただき、メンバーの能動的な参画を促し、スムーズな総会運営をいたす旨を記載いたしました。

● | 第２回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １１月 | １５日 | （木） | 協議

意見１： | 八月「臨時総会」時に、法人格移行にともなう決算並びに予算は必要になるのではないでしょうか。
対応１： | 参考資料３の八月「臨時総会」次第内１２．審議事項に追記いたしました。

● | 第３回三役予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １２月 | ５日 | （水） | 審議

意見１： | １２本年度の工夫と期待される効果及び１３．特記事項の内容を精査して下さい。
対応１： | １２本年度の工夫と期待される効果及び１３．特記事項の内容を精査し記載いたしまし　　　た。

● | 第３回常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １２月 | １２日 | （水） | 審議

意見１： | 参考資料５．総会席次表に北嶋顧問を追加して下さい。
対応１： | 参考資料５．総会席次表に北嶋顧問を追加いたしました。

● | 第３回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １２月 | ２０日 | （水） | 審議

意見１： | 参考資料５．総会席次表に北嶋顧問を追加して下さい。
対応１： | 参考資料５．総会席次表に北嶋顧問を追加いたしました。

● | 第９回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ９月 | ５日 | （木曜日） | 審議 （報告）

意見１： | 運営上の問題点にホテル関係者の入退室について追加して下さい。
対応１： | 運営上の問題点に（４）として、理事長挨拶時にホテル関係者の退出があった旨記載するとともに、次年度への引継ぎ事項に（４）として、ホテル側へ事前に申しあわせる必要がある旨、追加いたしました。

意見２： | 出席者の低下に関する今後の対策を記載して下さい。
対応２： | １０．次年度への引継ぎ事項（３）の記載を修正いたしました。

● | 第９回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ９月 | １３日 | （金曜日） | 審議 （報告）

意見１： | なし
対応１： | なし

● | 第９回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ９月 | ２５日 | （水曜日） | 審議 （報告）

意見１： |
対応１： |

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業決算書

参考資料一覧

| 種　　別 | 資　　料　　名
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 事業の様子
3 | 電子 | 八月「臨時総会」資料
4 | 電子 | 議事録

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業決算書