２０１３年度（社）札幌青年会議所「サマーコンファレンス２０１３」札幌ＬＯＭナイト開催報告（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 8R-SYOG-F-1

● | 事業名 | ： | ２０１３年度（社）札幌青年会議所「サマーコンファレンス２０１３」札幌ＬＯＭナイト開催報告

● | 室名 | ： | ひとづくり室 | ● | 会議・委員会名 | ： | 渉外委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　８月２２日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　８月２２日
● | 決　　算 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　８月２２日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　８月２２日

● | 担当役職・役員名 | ： | 副理事長 | ： | 渡部　裕史 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　８月２０日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常任理事 | ： | 佐藤　直也 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　８月２０日
● | 議長・委員長名 | ： | 委員長 | ： | 山川　嘉寛 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　８月１９日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 幹事 | ： | 山吹　公太 | ● | 作成日時 | ： | ２０１３年　８月１９日

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事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

（社）札幌青年会議所の運動を展開していく上では、メンバーの結束力をさらに高めることが必要です。メンバー一人ひとりが出向者の活躍をたたえ、出向することの素晴らしさを感じることで、強い絆を生み出し、今後のより良い運動につなげていく必要があります。

２． | 参加対象者及び人数

参加員数　　　　　　７９名（参加率４８％） 内訳　正会員　　７９名 特別会員　　０名 過去５年間の参加状況について 「サマーコンファレンス２０１３」札幌ＬＯＭナイト参加状況

３． | 事業目的（対外）

なし

４． | 事業目的（対内）

公益社団法人日本青年会議所への出向者をねぎらうとともに、横浜の地へ集った（社）札幌青年会議所メンバー同士の友情と絆を深めます。

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事業概要

１． | 実施日時

２０１３年　７月２０日（土）１９：３１～２１：５７

２． | 実施場所・会場

横浜モノリス 〒２３１－８３３１　横浜市中区桜木町１丁目１－７　ＴＯＣみなとみらい１７Ｆ ＴＥＬ：０４５－６６３－１７８８ 会場位置図 横浜モノリス　フロアガイド

３． | 決算・予算総額 | 決算総額￥５０，０００ 予算総額￥５０，０００ | 事業計画収支決算書へ

４． | 外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

２０１３年７月２１日（日）、以下の方にお礼状を発送いたしました。 （１）公益社団法人　日本青年会議所　未来の企業創造委員会　委員長　宮田　孔君 （２）公益社団法人　仙台青年会議所　理事長　山田　宗基君 （３）一般社団法人　熊本青年会議所　理事長　鎌田　剛君 （４）公益社団法人　日本青年会議所　アジアアライアンス確立委員会　委員長　納庄　国英君 （５）一般社団法人　横浜青年会議所　理事長　高見澤　尚弘君 （６）公益社団法人　日本青年会議所　国家グループ担当常任理事　河本　大成君 お礼状 ご挨拶・ご厚意をいただいた方の詳細 出向者一覧

５． | 対外配布資料の有無 |

なし

６． | 公益性の有無 |

（１）公益目的該当項目 なし （２）事業における該当部分 なし

７． | 事業実施内容

（１）事業内容 ①オープニング映像 公益社団法人日本青年会議所へ出向しているメンバーを紹介し、出向先で活躍しております姿を放映し、出向のすばらしさを伝えました。 ②出向者ねぎらいメッセージ 公益社団法人日本青年会議所出向者とゆかりのある方からメッセージをいただいて放映しました。 Ⅰ．公益社団法人 日本青年会議所 財政審査会議　議長　岡部　祥司君 Ⅱ. 公益社団法人 日本青年会議所　アジアアライアンス確立委員会　納庄　国英君 Ⅱ．公益社団法人 日本青年会議所 副会頭　橋本　龍生君 ③出向者クイズ 三役・監事・常任理事、会議体・各委員会の対抗戦とし、公益社団法人　日本青年会議所へ出　　　　向しておりますメンバーにちなんだクイズを出題し、ＬＯＭメンバーの絆をさらに高める設えをいたしました。 （２）事業実施までの流れ ２０１３年　３月１８日　企画・立案 ４月１９日　現地調査・会場打合せ ４月２５日　第４回理事会　協議上程 ５月２８日　第５回理事会　審議上程 ６月２２日　現地調査・会場打合せ ７月　１日　ＨＯＴ・ＭＡＩＬ「サマーコンファレンス２０１３」札幌ＬＯＭナイトのご案内　配信 ２０１３年　７月 １日　２０１３年度「サマーコンファレンス２０１３」旅のしおり（追録　　　 分）　配信 ７月　５日　「サマーコンファレンス２０１３」札幌ＬＯＭナイト事前登録締切日 ７月１９日　会場との最終打合わせ ７月２０日　「サマーコンファレンス２０１３」札幌ＬＯＭナイト　実施 ７月２１日　お礼状　発送 ８月２６日　第８回理事会　報告上程 （３）当日のスケジュール １９：００　受付開始 １９：３１　開会 １９：３２　オープニング映像 １９：３７　理事長挨拶　　　　第６２代理事長　　　竹原　慎雅君 １９：４２　乾杯　　　　　　　副理事長　　　　　　佐藤　光展君 １９：４４　歓談 ２０：１２　来賓挨拶 公益社団法人 日本青年会議所　未来の企業創造委員会　委員長　宮田　孔君 公益社団法人 仙台青年会議所　理事長　山田　宗基君 一般社団法人　熊本青年会議所　監事　緒方　堅志郎君 ２０：３０　歓談 ２０：３５　公益社団法人　日本青年会議所出向者へのねぎらいメッセージ 公益社団法人　日本青年会議所　財政審査会議　議長　岡部　祥司君 公益社団法人　日本青年会議所　アジアアライアンス確立委員会　委員長　納庄　国英君 ２０：５１　出向者クイズ ２１：３６　公益社団法人日本青年会議所出向者へのねぎらいメッセージ 公益社団法人　日本青年会議所　副会頭　橋本　龍生君 ２１：５４　締めの挨拶　　　　副理事長　大越　誠之君 ２１：５６　集合写真撮影 ２１：５７　閉会 事業の様子 進行概要

８． | 開催目的の実現と成果

（１）「サマーコンファレンス２０１３」の概要やフォーラム等の資料を会議体・各委員会にご案内して周知できたことで、出向者が活躍するフォーラムやセミナーに多くの参加者が募り、出向者支援につながりました。また、メンバーの仲間意識と結束力を高めることができました。 （２）オープニング映像で出向者の日々の活動している映像を流したことによって、出向者の活躍をメンバーに理解していただき、出向者を激励する気持ちと出向への意欲を高めました。 （３）公益社団法人日本青年会議所への出向者とゆかりのある方からねぎらいのお言葉をいただき、出向者の鋭気を養い、活躍をたたえ、メンバー全員で出向の意識を高めました。 （４）出向者クイズを通して、日本青年会議所出向者に対して、興味を抱き、出向者の活躍をたたえ、メンバー同士の友情と絆をさらに深めることができました。

９． | 運営上の問題点

（１）当日の来賓者のスケジュールを事前に把握していましたが、到着時間に遅れが生じたため、終了時刻が遅れ、会場側には大変ご迷惑をおかけしました。 （２）出向者クイズにおいて、当初「サマーコンファレンス２０１３」のセミナーに関連した問題を出題する予定でしたが、事前の内容の確認が難しく予定していた内容を急遽変更する必要が生じました。 （３）乾杯のご挨拶が事前の確認不足のため変更になり、直前でご挨拶をお願いするかたちとなりました。 （４）事前の告知およびホットメールの配信が遅れたことによりに、旅行推進プランが多くのメンバーに伝わらずメンバーの参加率の低下につながってしまいました。

１０． | 次年度への引き継ぎ事項

（１）当日、来賓者が訪れる際は、事前に到着時間を確認するだけではなく、来賓者の到着が遅れた際の対応を綿密に打合せし遅れが生じた場合でも対応できような運営が必要です。 （２）アトラクション等を行う場合は、事前に十分な内容確認を行うことが必要です。 （３）ご挨拶をいただく方に関しては、事前に十分な確認と変更の場合の対応を考えておくことが必要です。 （４）会議体・各委員会へのＰＲ、多くのメンバーが参加しやすいよう安価な旅行プランを早期に周知することで参加を促進することが必要です。

１１． | 事務局長・委員長所見

本年度のＬＯＭナイトは、「志を同じくする仲間との出会いを大切に」～出向者をねぎらわナイト～をテーマに掲げ、日本ＪＣ出向メンバーにスポットライトを当てた出向者支援について委員会で議論を重ねてまいりました。一人でも多くのメンバーがサマーコンファレスにて出向メンバーが行う事業に参加いただけるように、旅のしおりに各事業の資料や場所、時間などメンバーの行動を円滑にすることに注力いたしました。また出向者の頑張りを出向メンバーからではなく、そのラインである副会頭や議長・委員長に激励メッセージを映像にて放映することで、出向者を支援する機運と結束力が高められたと感じております。更に、出向者クイズでは公益社団法人日本青年会議所への出向メンバーにちなんだクイズをメンバー全員にしていただき、楽しみながら、仲間と協力し合うことの素晴らしさを感じていただき会場は笑いが絶えない和やかな雰囲気の中、会議体・各委員会の親交を深められたのではないかと感じております。 最後に、ご参加いただきましたメンバーの皆さまには本ＬＯＭナイトを大いに盛り上げていただいて、ご協力下さいましたことに感謝申し上げるとともに今後とも出向されておりますメンバーをねぎらい、盛り立てていただけますことを心よりお願い申し上げます。

１２． | 追記事項

なし

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協議･審議対象資料一覧

●電子資料

| 電　　　子　　　資　　料　　名
1 | なし

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 配布・回覧 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第４回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ４月 | ５日 | （金曜日） | 協議

意見１： | 事業概要３．参加推進方法を簡潔に記載し、詳細は事業概要１３．特記事項に記載してください。
対応１： | 事業概要３．参加推進方法を簡潔に記載し、詳細を事業概要１３．特記事項に記載いたしました。

意見２： | 事業概要７．志を同じくする仲間と楽しく集おう～みんなで盛り上げナイト～というテーマを再考してください。
対応２： | 事業概要７．テーマのとおり、変更いたしました。

意見３： | 喫煙場所への動線を確認してください。
対応３： | 参考資料６．横浜モノリス　フロアガイドに喫煙場所を追記いたしました。

意見４： | 事業概要１０．事業内容（４）開催当日のスケジュールの出向者クイズの内容を参考資料に入れてください。
対応４： | 参考資料９．出向者クイズの概要として添付いたしました。

意見５： | 公益社団法人日本青年会議所への出向者の事業の開催場所等を参考資料に入れてください。
対応５： | サマーコンファレンス２０１３の公式スケジュール等が公開され次第、参考資料として添付いたします。

意見６： | 参考資料１０．お礼状の後段の文言を２０１３年度（社）札幌青年会議所の運動にちなんだ表現に変更してください。
対応６： | 参考資料１０．お礼状のとおり、後段の文言を変更いたしました。

● | 第４回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ４月 | １６日 | （火曜日） | 協議

意見１： | 事業概要７．ＬＯＭナイトの趣旨に添った内容にテーマを再考してください。
対応１： | 事業概要７．テーマを再考いたしました。

意見２： | 事業概要１０．事業内容（１）会場選定理由が会場の説明に終わっており、選定理由が明確でないので精査してください。
対応２： | 事業概要１０．事業内容（１）会場選定理由のとおり、文言を精査いたしました。

意見３： | 事業概要１３．特記事項（６）は、喫煙場所だけではなく、喫煙する際の留意事項についてもメンバーに周知徹底してください。
対応３： | 事業概要１３．特記事項（６）のとおり、来賓からご挨拶をいただく際の喫煙統制について追記いたしました。

意見４： | 審議対象資料の電子資料１．横断幕の背景色などを工夫してください。
対応４： | 審議対象資料の電子資料１．のとおり、変更いたしました。

意見５： | 参考資料１０．お礼状（絵はがき）のイメージ写真は、メンバーの集合写真だけではなく、来賓の写真も入れるなどの工夫をしてください。
対応５： | 参考資料１０．お礼状（絵はがき）のとおり、変更いたしました。

● | 第４回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ４月 | ２５日 | （木曜日） | 協議

意見１： | 事業概要１０．（２）②公益社団法人日本青年会議所出向者へのお礼メッセージは、何に対するメッセージでしょうか。
対応１： | 事業概要１０．（２）②のとおり、公益社団法人日本青年会議所出向者へのねぎらいメッセージとし、文言を精査したしました。

意見２： | 事業概要１０．（２）②公益社団法人日本青年会議所出向者へのお礼メッセージは、出向者からお礼メッセージをいただくのでしょうか。
対応２： | 事業概要１０．（２）②のとおり、出向者とゆかりのある方から、出向者をねぎらうメッセージをいただきます。

意見３： | 出向者は、札幌ＬＯＭナイト会場にいるのでしょうか。
対応３： | 事業概要１．実施日時のとおり、開会時間を１８：３０から１９：３０に変更し、サマーコンファレンスの事業を担当した出向者が参加しやすい時間といたします。

意見４： | 事業概要１０．（２）③出向者クイズは、ＬＯＭナイトの出席メンバー数が会議体・各委員会のポイントに加算されるよう工夫し、多くのメンバーの参加を促すものにしてみてはどうでしょうか。
対応４： | 参考資料９．出向者クイズの概要に会議体・各委員会の出席状況がポイントに加算されることを追記し、札幌ＬＯＭナイトのご案内のＨＯＴ・ＭＡＩＬに添付いたします。

● | 第５回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ５月 | ８日 | （水曜日） | 審議

意見１： | 事業概要１３．特記事項（５）の文言を精査してください。
対応１： | 事業概要１３．特記事項（５）の文言のとおり精査しました。また、参考資料１４、喫煙ルールを作成し、追加いたしました。

意見２： | 「サマーコンファレンス２０１３」札幌ＬＯＭナイトの出席率を高める工夫をしてください。
対応２： | 本年度の工夫と期待される効果１２．（３）に追記いたしました。

意見３： | 審議資料１．横断幕の「ナイト」の赤字にしている意味を教えてください。
対応３： | ｢ナイト｣の文字を白色に変更いたしました。

意見４： | 事業概要７．テーマについて再考してください。
対応４： | 事業概要７．目的に添ったテーマに再考いたしました。

意見５： | 事業要綱１．事業実施に至る背景の文言を精査してください。
対応５： | 事業要綱１．事業実施に至る背景の文言を、メンバーの結束力を高めることによって、今後のより良い運動に展開していくという文言に変更いたしました。

● | 第５回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ５月 | １６日 | （木曜日） | 審議

意見１： | 事業概要７．テーマについて再考してください。
対応１： | 事業概要７．目的に添ったテーマに変更させていただきました。

意見２： | 横断幕の文字の配色を見やすく変更してください。
対応２： | 横断幕の文字の配色を修正いたしました。

● | 第５回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ５月 | ２８日 | （火曜日） | 審議

意見１： | なし
対応１： | なし

● | 第８回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ８月 | ６日 | （火曜日） | 審議 （報告）

意見１： | 事業概要７．（１）③出向者クイズについては、出向者の活動内容に関するものにするとのことでしたが、そのような内容になっていませんでした。また、内容が急に変更になったことを問題点等に追記してください。
対応１： | 事業概要９．（２）に記載し、事業概要１０（２）にも記載いたしました。

意見２： | 事業概要９．当日、急遽乾杯を予定していた役員が変更になったことを運営上の問題点等に記載してください。
対応２： | 事業概要９．（３）に記載し、事業概要１０（３）にも記載いたしました。

意見３： | 事業概要９．（１）について、来賓の到着時間に遅れが生じることは事前に予測できたことだと思います。その点に関する対応を次年度の引き継ぎ事項に記載してください。
対応３： | 事業概要１０．（１）に記載いたしました。

● | 第８回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ８月 | １６日 | （金曜日） | 審議 （報告）

意見１： | 事業概要１０．に今後のＬＯＭナイトの参加率を上げる工夫を記載してください。
対応１： | 事業概要９．（４）に記載し、事業概要１０（４）にも追加記載いたしました。

● | 第８回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ８月 | ２６日 | （月曜日） | 審議 （報告）

意見１： |
対応１： |

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参考資料一覧

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 参考決算書
3 | 電子 | 過去５年間の参加状況について
4 | 電子 | 会場位置図 横浜モノリス　フロアガイド
5 | 電子 | お礼状
6 | 電子 | ご挨拶・ご厚意をいただいた方の詳細
7 | 電子 | 出向者一覧
8 | 電子 | 喫煙ルール
9 | 電子 | 事業の様子
10 | 電子 | 進行概要
11 | 電子 | 「サマーコンファレンス２０１３」札幌ＬＯＭナイト参加状況

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