２０１３年度（社）札幌青年会議所　五月「臨時総会」開催報告（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 6R-SOUM-F-1

● | 事業名 | ： | ２０１３年度（社）札幌青年会議所　五月「臨時総会」開催

● | 室名 | ： | 常務理事 | ● | 会議・委員会名 | ： | 総務広報委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　６月２４日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　６月２４日
● | 決　　算 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　６月２４日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　６月２４日

● | 担当役職・役員名 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　６月２４日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　６月２３日
● | 議長・委員長名 | ： | 委員長 | ： | 小野木完司 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　６月２２日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 副委員長 | ： | 鈴木　隆司 | ● | 作成日時 | ： | ２０１３年　６月２２日

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事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

なし

２． | 参加対象者及び人数

１６６名 内正会員 １６２名 休会者 ２名 特別会員 ２名 議決権総数 １６２名 （内訳） 出席者　　１１４名　　（出席率７０．４％） 委任状数　　３９名　　　（提出８１．３％） 欠席　　　　　９名

３． | 事業目的　（対外）

なし

４． | 事業目的　（対内）

（１）（社）札幌青年会議所の一般社団法人格取得にともない、定款第２７条１号に基づき、定款の変更につき議決します。 （２）（社）札幌青年会議所　定款第４章第２９条に基づき臨時総会を開催します。

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事業概要

１． | 実施日時

２０１３年　５月２１日（火）　１８：３０〜１９：４５

２． | 実施場所・会場

北海道経済センター８階　Ａホール 札幌市中央区北１条西２丁目 ＴＥＬ０１１−２３１−１３１７

３． | 決算・予算総額 |
決算総額￥４０，０００ 予算総額￥４０，０００ | 事業計画収支決算書へ

４． | 外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

なし

５． | 対外配布資料の有無

なし

６． | 公益性の有無

なし

７． | 事業実施内容

（１）（社）札幌青年会議所の最高議決機関である総会において、一般社団法人格取得にともない定款の変更について審議を行いました。 （２）開催当日のスケジュール 五月「臨時総会」 １８：００　登録受付開始 １８：３０　開会 １８：３１　国歌並びにＪＣソング斉唱 １８：３２　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和 １８：３４　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和 １８：３５　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和 １８：３７　定足数の確認 １８：３９　議事並びに資料の確認 １８：４０　議事録署名人並びに作成者の指名 １８：４１　理事長挨拶　理事長　竹原　慎雅　君 １８：４５　直前理事長挨拶　直前理事長　林　将告　君 １８：４８　議長の選出 １８：５０　審議事項 １９：４０　監事講評　監事　千葉　直哉　君 １９：４５　閉会

８． | 開催目的の実現と成果

（１） 入退場の制限を明確にすることで、厳格かつ円滑な運営を行うことができました。 （２） プロジェクターの投影映像が見えにくくなる可能性を考慮し、紙資料を出席者全員に配布したことにより、参加者に内容をより理解してご承認いただくことができました。 （３） 事前の出欠管理を徹底するとともに、当日の受付において受付担当者の役割を明確にすることにより、定足数の把握をスムーズに行うことができました。 （４） ホームページの出欠フォームを利用し、出席状況をホームページで公表することで出席率の向上を促した結果、一月通常総会より出席者が１９名増加し１１４名となりました。

９． | 運営上の問題点

（１）一月通常総会と異なる場所で開催したため、会場設営に不慣れであった結果、マイク音量が適正な音量ではない場面がありました。 （２）審議開始後に会場に到着したことにより、審議採決に加われなかったメンバーが２名おりました。 （３）採決時のボードの掲示が遅く、採決に時間がかかりました。

１０． | 次年度への引継ぎ事項

（１）設営・リハーサルの段階において映像やマイク音量や機器の捜査方法の確認を確実に行う必要があります。 （２）会議体・各委員会を通じて、セレモニー中、ご挨拶中、審議中は入退場ができない旨を周知徹底する必要があります。 （３）採決のスムーズな進行のため、採決時のボード掲示を素早く行えるように、リハーサルを入念に行う必要があります。

１１． | 事務局長・委員長所見

五月「臨時総会」では、一月「通常総会」で問題となった出席率の問題や、運営面での問題を解決するために、事前の会議体・各委員会周りの徹底やスタッフ会議や委員会での議論を重ねスムーズな運営を心がけました。また、定款変更という（社）札幌青年会議所にとって大変重要な案件であったため紙資料の配布を行い、しっかりと変更内容を把握してもらうことに努め、厳粛な総会にすることを心がけました。結果、出席率も一月通常総会よりも大幅に増員となり、運営面でもスムーズな進行ができたと思います。しかし、マイク音量の確認不足や遅刻者が発生したという点では反省すべき点もございます八月「臨時総会」・十一月「臨時総会」では今回の反省を踏まえ、事前準備やリハーサルを入念に行い、より丁寧な総会を運営させていただきます。今回事前準備から、当日の設営に携っていただいた、スタッフ、委員会メンバーにさらには一般社団法人格取得実行委員会の皆様にも感謝申し上げます。ありがとうございました。

１２． | 追記事項

なし

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審議対象資料一覧

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 資　　料　　名
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第３回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ３月 | ６日 | （水曜日） | 協議

意見１： | なし
対応１： | なし

● | 第３回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ３月 | １５日 | （金曜日） | 協議

意見１： | １３．特記事項（２）で紙資料を配布する目的について再考してください。
対応１： | 定款は法人の組織運営の根幹であり参加したメンバーが当日の議決内容の詳細を認識した上で決議ができるようにするために紙資料の配布が必要である旨記載しました。

● | 第３回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ３月 | ２６日 | （火曜日） | 協議

意見１： | １２．本年度の工夫と期待される効果（２）会議体・各委員会ごとの出席状況を総会で発表することについて再考してください。
対応１： | 会議体・各委員会の出席状況をホームページで公開する旨に変更しました。

● | 第４回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ４月 | ５日 | （金曜日） | 審議

意見１： | なし
対応１： | なし

● | 第４回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ４月 | １６日 | （火曜日） | 審議

意見１： | 参考資料３．臨時総会席次表について、会議体・各委員会を横並びにしてください。
対応１： | 席次表における会議体・各委員会配置を４委員会ずつ２段にしていてものを、会議体・各委員会を横並びの１段としました。

● | 第４回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ４月 | ２５日 | （木曜日） | 審議

意見１： | なし
対応１： | なし

● | 第６回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ６月 | ５日 | （水曜日） | 審議 （報告）

意見１： | 事業概要８．開催目的の実現と成果（２）の資料を配布した結果どうなったかを記載してください。
対応１： | 事業概要８．開催目的の実現と成果（２）記載内容を「内容をより理解してご承認いただくことができました。」と変更いたしました。
意見２： | 事業概要１０．次年度への引継ぎ事項（２）の入退場に関する制限を明確にしてください。
対応２： | 事業概要１０．次年度への引継ぎ事項（２）の入退場に関する制限を明確に記載しました。
意見３： | 事業概要８．開催目的の実現と成果に、採決時のボード掲示が遅く採決に時間がかかった旨を追記してください。
対応３： | 事業概要１０．次年度への引継ぎ事項（３）に、「採決のスムーズな進行のため、採決時のボード掲示を素早く行えるように、リハーサルを入念に行う必要があります。」と追記しました。

● | 第６回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ６月 | １８日 | （火曜日） | 審議 （報告）

意見１： | なし
対応１： | なし

● | 第６回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ６月 | ２７日 | （金曜日） | 審議 （報告）

意見１： |
対応１： |

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参考資料一覧

| 種　　別 | 資　　料　　名
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 事業の様子
3 | 電子 | 五月「臨時総会」資料
4 | 電子 | 議事録

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