２０１３年度（社）札幌青年会議所　理事長杯ゴルフ大会開催報告（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 6R-SYOG-F-1

● | 事業名 | ： | ２０１３年度（社）札幌青年会議所　理事長杯ゴルフ大会開催報告

● | 室名 | ： | ひとづくり室 | ● | 会議・委員会名 | ： | 渉外委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年６月２４日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年６月２４日
● | 決　　算 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年６月２４日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年６月２４日

● | 担当役職・役員名 | ： | 副理事長 | ： | 渡部　裕史 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年６月２４日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常務理事 | ： | 佐藤　直也 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年６月２４日
● | 議長・委員長名 | ： | 委員長 | ： | 山川　嘉寛 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年６月２２日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 副委員長 | ： | 松﨑　孝弘 | ● | 作成日時 | ： | ２０１３年６月２１日

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事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

なし

２． | 参加対象者及び人数

参加者　　　　　　１１８名 ゴルフプレーヤー　　８３名（特別会員３３名　現役５０名） 特別会員　　　　　　３３名（申込者３６名　当日欠席者３名） 現役　　　　　　　　８５名（懇親会から３５名含む） （参考） ２０１２年度　合計１０７名（特別会員３７名　現役７０名） ２０１０年度　合計１１９名（特別会員４１名　現役７８名）

３． | 事業目的　（対外）

なし

４． | 事業目的　（対内）

ゴルフを通じて特別会員と現役メンバーとの交流を促進し、親睦を深める。

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事業概要

１． | 実施日時

開催日程　２０１３年５月１４日（火）１１：３０～１９：３５

２． | 実施場所・会場

札幌国際カントリークラブ　島松コース 北海道北広島市島松４９－５ ＴＥＬ０１１－３７６－２２２１

３． | 決算・予算総額 | 決算総額￥５０，０００ 予算総額￥５０，０００ | 事業計画収支決算書へ

４． | 外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

（１）５月３０日・６月６日の２日間でお礼状をと集合写真を併せて持参しお届けいたしました。

５． | 対外配布資料の有無 | なし

６． | 公益性の有無 | なし

７． | 事業実施内容

（１）事業内容について ①札幌国際カントリークラブ島松コース全２７ホールを使用し、Ａ－Ｂ、Ｂ－Ｃ、Ｃ－Ａのコースの組み合わせによる１ラウンドプレーといたしました。 ②「個人戦」はダブルペリア方式（ダブルパーカット）、ハンディの上限は５０といたしました。 ③「委員会対抗戦」は、委員会メンバー上位３名のネットスコアを合計し表彰しました。 ④参加募集方法として、３月下旬までにお悔やみメールリストを活用し、特別会員と現役メンバーに一斉にメールで流すとともに、過去３年間参加された特別会員と２０１２年度ご卒業者には、別途郵送でご案内を送付いたしました。また、じゃがいもクラブの協力も得て特別会員にお声がけをいたしました。 ⑤特別会員へのアテンドを実施いたしました。アテンド担当者にはアテンドマニュアルと特別会員のＪＣ歴を配信し、車中での懇親を深めていただきました。 ⑥理事長杯ゴルフ大会にご参加いただいた特別会員と現役メンバーとで集合写真を撮影しました。 （２）開催までのスケジュール ２月　６日　ゴルフ場と打合せ ２月２６日　第２回理事会　協議上程 ３月２６日　第３回理事会　審議上程 ３月２９日　特別会員へ開催案内状送付 ４月　２日　ＨＯＴ・ＭＡＩＬにて現役メンバーへ案内送信 ４月２２日　特別会員申込み締め切り ４月２９日　第１回事前特別練習会開催（エルムＣＣショートコース） ５月　５日　第２回事前特別練習会開催（札幌国際カントリークラブ） ５月　９日　開催会場と組み合せ最終打合せ ５月１４日　実施 ５月３０日　集合写真・お礼状を特別会員へお届け ６月２７日　第６回理事会　報告上程 （３）開催当日のスケジュール ９：００　集合 ９：１５　設営開始 １０：００　リハーサル開始 １０：３０　受付開始 １２：２０　開会式 １２：２２　理事長挨拶　　　　第６２代理事長　竹原慎雅　君 １２：２５　競技説明 １２：３２　始球式　　竹原慎雅理事長・石上敬三先輩 １２：４０　スタート（Ａ・Ｂ・Ｃコース　３ヶ所） １８：２５　競技終了 １８：３５　懇親会並びに表彰式開始 １８：３６　理事長挨拶　　　　第６２代理事長　竹原慎雅　君 １８：３８　特別会員代表挨拶　石上敬三先輩（１９８３年度ご卒業） １８：４２　乾杯　　　　　　　第６１代理事長　林　将告　君 １８：４５　２０１３年度（社）札幌青年会議所　各委員会報告 １８：５８　ゴルフ大会各賞発表 １９：２５　一発締め　　　　　大谷直紀先輩（１９９０年度ご卒業） １９：２８　閉会 １９：３５　集合写真撮影

８． | 開催目的の実現と成果

（１）特別会員と現役メンバーが、ゴルフというスポーツを通じて交流し、親睦を図ることができました。また、特別会員をアテンドすることで、貴重なお話を伺うことができ、現役との交流を促進できました。 （２）参加者全員のティショット動画を上映したことで、懇親会前の待ち時間も楽しく過ごせていただけました。特に特別会員と現役メンバーが一緒の組では、動画を見ながらのアドバイスもあり、交流を深めることができました。 （３）案内状に東大邱ＪＣ　姉妹ＪＣ締結４０周年事業のご案内をさせていただいたところ、石上敬三先輩（１９８４年度ご卒業）より、当時の思い出の品をご持参いただき、交流事業創設時の貴重なお話をお聞きすることができました。 （４）事前ラウンドを２回実施し、各回にそれぞれ１８名（初心者７名含）が参加いただき、ゴルフのマナーを学ぶ機会を設けることで、現役メンバーのゴルフマナー向上に寄与いたしました。結果、ゴルフ場よりゴルフマナーを評価していただきました。 （５）公益社団法人 日本青年会議所 グローバルネットワーク確立会議の事業であるＪＣＩ　ＮＯＴＨＩＮＧ ＢＵＴ ＮＥＴＳキャンペーン（マラリア撲滅運動）を行い、チャリティとして８１，７１１円（前年度７５，０００円）の募金を頂戴し、公益社団法人日本青年会議所ＪＣＩ　ＮＯＴＨＩＮＧ　ＢＵＴ　ＮＥＴＳキャンペーンに寄付することで、マラリア蔓延防止・撲滅運動の一助とすることができました。 （６）チャリティを通じて、ＪＣＩは８つの国連ミレニアム開発目標を達成支援するために、マラリア蔓延防止・撲滅運動　ＪＣＩ　ＮＯＴＨＩＮＧ　ＢＵＴ　ＮＥＴＳ キャンペーンを展開していることの認知度をより向上させることができました。 （７）本年度、特別会員に対しお悔やみメールを活用し参加を募った結果、今まで参加されたことがない特別会員にご参加いただくことができました。

９． | 運営上の問題点

（１）参加申し込みをいただいた特別会員に受付確認の返信を行わなかったことで、数名の特別会員から確認の問合せをいただきました。 （２）ゴルフ場より、組合せ表は一週間前までに提出を希望されておりましたが、開催当日朝まで組合せ変更が生じ、ゴルフ場にご迷惑をおかけしました。 （３）特別会員と懇親会からの参加する現役メンバーが交流できるように、懇親会場では席順を決めて設営いたしましたが、事前の周知徹底ができず、特別会員の隣に空席ができてしまったため、特別会員と現役メンバーとの交流が十分にはかれない場面がありました。 （４）懇親会開始時間の告知がなかったため、参加者を混乱させてしまいました。 （５）事前に本年度の（社）札幌青年会議所における事業のＰＲ内容の打合せが不足していました。 （６）口頭のみの表彰式であったため、表彰内容がわかりづらくなってしまいました。 （７）集合写真の撮影時に、事前の周知が不足したために、撮影までに時間がかかりました。 （８）食事の注文方法が不明確であったため、配膳の間違いや遅配が発生いたしました。 （９）スコア表を当日配布できず、参加者にご迷惑をおかけしました。

１０． | 次年度への引継ぎ事項

（１）特別会員からお申し込みをいただいた際に、受付完了のご連絡をすることが必要です。その際、特別会員に対し、アテンド希望を再確認する必要があります。 （２）札幌国際カントリークラブでの開催の場合、組み合わせ作成の際にじゃがいもクラブと綿密に打合せを行い、プレーファーストの観点からメンバー組み合わせを検討するなどの配慮が必要です。参加される特別会員より、組合せ希望を伺うことが必要ですが、必ずしも希望通りにならないことを事前に特別会員に周知する必要があります。 （３）懇親会から参加する現役メンバーの座席は、懇親を深めるために特別会員のそばにすることが必要です。幹事を通じて席順の意味合いを周知徹底すると同時に、個人名を入れた席札等を用意した設営を行う必要があります。 （４）ラウンド終了時、参加者に懇親会開始の時間を周知する必要があります。 （５）（社）札幌青年会議所の事業ＰＲを行う際は、事業内容を十分に把握できているラインの副理事長か委員長が説明することが必要です。 （６）表彰式の際は、順位や表彰者がわかるようパワーポイント等でスクリーンに映すなど設えの工夫が必要です。 （７）集合写真を撮影する際は、担当者を備えてスムーズな運営ができるように事前に周知する必要があります。 （８）懇親会時の食事の注文の取り方を工夫し、ラウンド後スムーズに配膳できるように準備する必要があります。 （９）スコア表は表彰式が終わり次第、素早く配布する必要があります。そのために、担当スタッフを決め確実に配布できるようにすることが必要です。

１１． | 事務局長・委員長所見

理事長杯ゴルフ大会という伝統ある例会の重責を感じ、多くの特別会員と現役メンバーが親睦を深める主たる目的を委員会メンバー全員が胸にしっかりと刻み込み、メンバー一人ひとりがそれぞれの役割を全うできたと思います。また、開催当日は、和やかな雰囲気と時より感じる緊張感の中、スムーズな例会運営を行うことができました。 本年度は、多くの過去の報告上程を確認させていただき、問題点を抽出した上で、「マナー」と言うキーワードを基に、二回の事前練習会を開催し、始めてゴルフされるメンバーや経験の浅いメンバーにも、練習会を通して楽しみながらゴルフの「マナー」を学んでいただきました。また当日は、映像を駆使した懇親会前及び表彰式の設営においては、お忙しい中ご参加いただいた特別会員の皆さま及び現役メンバーに楽しんでいただきたいという委員会メンバーの想いを、表現することができました。そして昨年から引続き、公益社団法人日本青年会議所グローバルコミュニケーション確立会議と連携しＮＯＴＨＩＮＧ　ＢＵＴ　ＮＥＴＳキャンぺーン（マラリア撲滅運動）におけるチャリティーイベントを行いました。ゲーム性を高めることはもちろんのこと、事業を継続することで昨年より募金額が増え特別会員の間にも、意識を高めることができたのではないかと考えております。 最後になりますが、本事業を開催するにあたり当委員会だけではなく、設営準備からサポートをいただきました特別会員の皆様とじゃがいもクラブを始めとする現役メンバーの方々、そして当日ご参加していただいた皆様のご協力の下に、無事に本事業が終了しましたことをお礼申し上げます。ありがとうございました。

１２． | 追記事項

（１）開催当日、石上敬三先輩（１９８３年度ご卒業）より景品１０点を頂戴いたしました。石上敬三先輩には、景品のお礼を含めたお礼状をお渡しいたしました。

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審議対象資料一覧（ここに記載したものは全て審議対象となります）

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 電　　　子　　　資　　料　　名
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第２回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ２月 | ６日 | （水曜日） | 協議

意見１： | 事業概要４．事業目的を精査してください。
対応１： | 事業概要４．事業目的を特別会員と現役メンバーとの交流を促進し、親睦を深めるとしました。

意見２： | 事業概要３．（１）参加推進方法で多くの参加者を募るように工夫してください。
対応２： | 事業概要３．（１）にシニアクラブ会員にお声掛けを行い、参加者を募ることを記載し精査いたしました。

意見３： | 事業概要３．（２）過去に参加されましたＯＢリストを検証してください。
対応３： | 事業概要３．（２）過去に参加されたシニアクラブ会員リストを参考資料に加え、リストを検証し、参加者を募る旨を記載いたしました。

意見４： | 当日の設えで、本年度の工夫を検討し、記載してください。
対応４： | 事業概要１２．本年度の工夫と期待される効果（３）に本年度の新たな工夫を記載いたしました。

意見５： | 事業概要１０．（２）参加者の募集の案内文もしくは送付いたしますとの記載がありますが、ＦＡＸもしくは郵送ですか。
対応５： | 事業概要１０．（２）郵送する旨を記載いたしました。

● | 第２回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ２月 | １４日 | （木曜日） | 協議

意見１： | 事業要項４．事業目的を再度精査してください。
対応１： | 事業要項４．事業目的を、ゴルフを通じて、特別会員と現役メンバーとの交流を促進し、親睦を深めると記載変更いたしました。

意見２： | 事業概要３．ＮＯＴＨＩＮＧ ＢＵＴ ＮＥＴＳキャンペーンのことを案内文に記載してください。
対応２： | 電子資料１の理事長杯ゴルフ大会開催の案内文に記載いたしました。

意見３： | 事業概要１０．（３）特別会員へのアテンド時、同乗者のシートベルト着用の推奨を参考資料に記載しては、どうでしょうか。
対応３： | 参考資料１０．アテンドの心得にシートベルト着用の依頼について記載いたしました。

意見４： | 事業概要１０．（４）開催までのスケジュールの第１回事前特別練習会の日程が地区事業と重なっていますので、変更してください。
対応４： | 事業概要１０．（４）開催までのスケジュールの第１回事前特別練習会の日程を４月２９日（月）へ変更いたしました。

意見５： | 事業概要１０．（５）プレー時間が不明確で、スケジュール時間のばらつきがあることから、参加者が途中で帰らないように工夫してください。
対応５： | 事業概要１２．（３）各スタートホールのティショット動画を作成して懇親会場で上映し、待ち時間を楽しく過ごしていただきます。

意見６： | 事業概要１１．（２）文章を精査してください。
対応６： | 事業概要１１．（２）開会式会場にわかりやすく集合出来るようにご案内いたします。と修正いたしました。

● | 第２回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ２月 | ２６日 | （火曜日） | 協議

意見１： | 事業概要１２．（４）ＮＯＴＨＩＮＧ ＢＵＴ ＮＥＴＳキャンペーンの罰金制に関して検討してください。
対応１： | 事業概要１２．（４）にＪＣＩ ＮＯＴＨＩＮＧ ＢＵＴ ＮＥＴＳキャンペーンへのチャリティ募金を取り入れることを記載いたしました。

意見２： | 事業概要１３．特記事項に参加賞の内容に関して記載してください。
対応２： | 事業概要１３．特記事項（４）追記しました。集合写真を大会後特別会員に直接お渡しすることを記載いたしました。

意見３： | 参考資料９．委員会対抗戦の副議長は、どこに含まれますか。精査してください。
対応３： | 参考資料９．（１）競技方法⑤に、常任理事、副議長チームとする旨を修正、精査いたしました。

意見４： | 記念品は、現役メンバーも配りますか。
対応４： | 事業概要１３．特記事項（４）に、記念品は現役メンバーへお渡しすることを、記載いたしました。

意見５： | 事業概要１２．本年の工夫と効果（１）（２）（３）（４）の文言を精査してください。
対応５： | 事業概要１２．（１）きっかけを提供することで、自身の成長の機会とします。（２）ジャケットを着用していただくことで、ゴルフマナーの順守を促します。（３）懇親話題のきっかけとしていただくことで、特別会員との親睦を深めます。（４）募金していただくことで、マラリア撲滅運動をＪＣＩが推奨していることについて、ご理解いただきます。と以上４点を修正いたしました。

意見６： | 懇親会から参加する現役メンバーが特別会員と交流できるよう、検討してください。
対応６： | 事業概要１３．特記事項に、懇親会から参加したメンバーと特別会員が、懇親を深めることが出来る席順とすることを記載いたしました。

● | 第３回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ３月 | ６日 | （水曜日） | 審議

意見１： | 事業概要３．（２）案内文を送る特別会員の送付人数を精査してください。
対応１： | 事業概要３．（２）過去３年間参加された特別会員と記載変更いたしました。
意見２： | 事業概要１０．（２）案内文の別途郵送分を予算書へ計上してください。
対応２： | 予算書に計上いたしました。
意見３： | 事業概要１３．（４）参加賞に関して、精査してください。
対応３： | 事業概要１３．（４）参加賞を記念品と記載変更いたしました。
意見４： | 参考予算書の内容を精査してください。
対応４： | 参考予算書を精査いたしました。記念品について、特別会員は台紙付集合写真、現役メンバーは台紙無集合写真とすることを記載変更いたしました。
意見５： | 参考資料１２．懇親会　式次第を精査してください。
対応５： | 次第を精査し記載を変更いたしました。
意見６： | ＪＣＩ　ＮＯＴＨＩＮＧ　ＢＵＴ　ＮＥＴＳの募金に関して、振込先を記載してください。
対応６： | 事業概要１３．（６）に、振込先口座を含め追加記載いたしました。

● | 第３回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ３月 | １５日 | （金曜日） | 審議

意見１： | 事業概要１３．（７）の文言を精査してください。
対応１： | 事業概要１３．（７）の文言を精査し、特別会員代表挨拶は、当日参加される特別会員の方で最年長者とする旨を、記載変更いたしました。
意見２： | 横断幕のサイズを記入してください。
対応２： | 横断幕のサイズを追加記載いたしました。

● | 第３回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ３月 | ２６日 | （火曜日） | 審議

意見１： | なし
対応１： | なし

● | 第６回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ６月 | ３日 | （月曜日） | 審議 （報告）

意見１： | 事業概要４．（１）お礼状持参の日程を記載してください。
対応１： | 事業概要４．（１）を精査し、お礼状を持参した日時を追加記載いたしました。
意見２： | 事業概要７．（１）記載内容を精査してください。
対応３： | 事業概要７．（１）を精査し、取りまとめ方法を削除いたしました。
意見３： | 事業概要９．（６）懇親会開始時間のアナウンスが不足していたことを記載してください。
対応３： | 事業概要９．（６）懇親会開始時間を周知する必要があることを追加記載し、事業概要１０．（６）に引継事項として追加記載いたしました。
意見４： | 事業概要９．（７）懇親会中のＰＲは、副理事長、委員長が行う必要があることを記載してください。
対応４： | 事業概要９．（７）事業のＰＲの手法に関して記載し、事業概要１０．（７）に引継事項として追加記載いたしました。
意見５： | 事業概要９．（８）表彰式の際に口頭だけの発表だけでは解りづらかったので、次年度以降に工夫が必要である件を追加記載してください。
対応５： | 事業概要９．（８）に表彰式を設える工夫を事業概要１０（８）に引継事項として記載いたしました。
意見６： | 事業概要９．（９）に集合写真撮影のアナウンスが不足していた件を、追加記載してください。
対応６： | 事業概要９．（９）に集合写真撮影のアナウンス不足の件を追加記載し、事業概要１０．（９）に引継事項として追加記載いたしました。
意見７： | 事業概要９．（１０）に食事の配膳に関してアナウンスが不足していたことを追加記載してください。
対応７： | 事業概要９．（１０）に食事の配膳に関してアナウンスが不足していた件を追加記載し、事業概要１０．（１０）に引継事項として追加記載いたしました。

● | 第６回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ６月 | １８日 | （火曜日） | 審議 （報告）

意見１： | 事業概要９．（５）空席ができてしまったのは設営に問題があったと思いますので、設営の問題点を記載してください。
対応１： | 事業概要９．（５）に設営に問題があった件を記載し、事業概要１０．（５）に引継事項として追加記載いたしました。
意見２： | 事業概要９．（１１）にスコア表が当日配布されなかった旨を記載してください。
対応２： | 事業概要９．（１１）にスコア表が当日配布されなかった旨を記載し、事業概要１０．（１１）に引継事項として、追加記載いたしました。
意見３： | 領収書の形式について、指摘があったことを記載してください。
対応３： | 参考資料１１．参考引き継ぎ書に、追加記載いたしました。

● | 第６回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ６月 | ２６日 | （水曜日） | 審議 （報告）

意見１： |
対応１： |

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参考資料一覧

| 種　　別 | 資　　料　　名
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 参考決算書
3 | 電子 | 事業の様子
4 | 電子 | 参加者リスト　一覧
5 | 電子 | 組み合わせ表
6 | 電子 | 順位表（個人総合） 順位表（委員会対抗戦）
7 | 電子 | アテンドマニュアル
8 | 電子 | お礼状一覧①
9 | 電子 | お礼状一覧②
10 | 電子 | 記念品（集合写真）
11 | 電子 | Ｎｏｔｈｉｎｇ ｂｕｔ ｎｅｔｓ　配布資料
12 | 電子 | ゴルフ表彰　景品リスト
13 | 電子 | 参考引き継ぎ書

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