２０１３年度（社）札幌青年会議所　六月「創立記念」例会開催（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 4R-GLOB-S-1

● | 事業名 | ： | ２０１３年度（社）札幌青年会議所　六月「創立記念」例会開催

● | 室名 | ： | ひとづくり室 | ● | 会議・委員会名 | ： | グローバル人材育成委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　４月２２日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　４月２２日
● | 予　　算 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　４月２２日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　４月２２日

● | 担当役職・役員名 | ： | 副理事長 | ： | 渡部　裕史 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　４月２２日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常任理事 | ： | 佐藤　直也 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　４月２２日
● | 議長・委員長名 | ： | 委員長 | ： | 森田　宣広 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　４月２２日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 幹事 | ： | 三浦　正勝 | ● | 作成日時 | ： | ２０１３年　４月２２日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/参考資料/事業予算

事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

なし

２． | 参加対象者及び人数

参加対象者数 ２６２名 内訳　　正会員 １６２名 特別会員 １００名

３． | 事業目的　（対外）

なし

４． | 事業目的　（対内）

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特別会員と現役メンバーが集い、共に（社）札幌青年会議所の創立を祝う。

事業概要

１． | 実施日時

２０１３年　６月１１日（火）　１８：３０～２０：３０

２． | 実施場所・会場

札幌パークホテル　３階パークホール 札幌市中央区南１０条西３丁目 ＴＥＬ：０１１－５１１－３１３１

３． | 参加推進方法

（１）ＨＯＴ・ＭＡＩＬにて例会内容を早期に周知いたします。 （２）会議体・各委員会を訪問し、本例会の意義や重要性を事前に周知いたします。 （３）特別会員に対しては、案内状を送付するとともに、過去の３年間に出席いただいた特別会員に電話掛けを行います。

４． | 予算総額 | ￥１，６３０，０００ | 事業計画収支予算書へ

５． | 外部協力者・協力種別

なし

６． | 講師名 |

なし

７． | テーマ |

創立の精神を今ここに　～輝かしい未来の札幌青年会議所を目指して～

８． | 対外配布資料の有無 |

なし

９． | 公益性の有無 |

なし

１０． | 事業内容

（１）開催当日の進行内容 ①第一部　プレゼンテーション 映像(９分) 創立時からの歴史を振り返り、創立の精神を再確認し本年度の理事長所信の具現化に向けた会議体・各委員会の運動内容を特別会員の皆様へお伝えするとともに、現代から未来へと継承し発展していく決意を映像にて上映いたします。 ②第二部　懇親会 特別会員と現役メンバーの親睦をより深められる様に同席といたします。 歓談中映像（９分） 第一部映像と関連付けるために、現代から過去へ遡るとともに、姉妹ＪＣである東大邱 との歴史も振り返り、姉妹ＪＣ締結４０周年ＰＲに繋げる映像を上映いたします。 （２）事業の流れ ２０１３年　２月２５日　会場打合せ ２０１３年　２月２６日　特別会員リスト準備 ２０１３年　３月２６日　第３回理事会　協議上程 ２０１３年　４月２５日　第４回理事会　審議上程 ２０１３年　５月　７日　案内状発送 ２０１３年　５月　７日　ＨＯＴ・ＭＡＩＬ配信 ２０１３年　５月１７日　出欠締切 ２０１３年　５月２０日　特別会員電話掛け ２０１３年　５月３１日　特別会員出欠最終確認 ２０１３年　６月１１日　創立記念例会開催 ２０１３年　６月１２日　お礼状発送 ２０１３年　７月２９日　第７回理事会　報告上程 （３）開催当日のスケジュール ６月１１日 １３：００　委員会メンバー集合 １３：０５　最終打ち合せ・設営開始 １４：００　全体リハーサル開始 １６：３０　現役メンバー受付開始 １７：００　現役メンバー全体説明 １８：００　特別会員受付開始 １８：３０　開会 １８：３１　国歌並びにＪＣソング斉唱 １８：３３　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和 １８：３５　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和 １８：３７　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和 １８：３９　理事長挨拶　第６２代理事長　竹原　慎雅　君 １８：４４　シニアクラブ会長挨拶　シニアクラブ会長　第４８代理事長　橋本　穀　先輩 １８：４９　オープニング映像上映（９分） １８：５８　第二部　懇親会　祝杯　シニアクラブ幹事長　第５８代理事長　佐々木　和宏　先輩 １９：０３　歓談（５０分） １９：５３　映像上映（９分）　姉妹ＪＣ　２０１３年度東大邱理事長のコメント含む ２０：０２　姉妹ＪＣ締結４０周年ＰＲ　ひとづくり室　渉外委員会　委員長　山川　嘉寛　君 ２０：０７　会員拡大ＰＲ　会員拡大組織活性化会議　事務局長　村重　順土　君 ２０：１２　若い我等斉唱アナウンス・移動 ２０：１５　若い我等斉唱 ２０：２０　一発締め ２０：２５　特別会員退場 ２０：３０　閉会

１１． | 前年度からの引継ぎ事項

（１）現役メンバーに対して事前にリハーサルへの参加を要請し、リハーサルのために十分な時間を確保 いたします。 （２）当日上映する映像にナレーションや字幕を入れる等の工夫を行い、視聴者の目線に立った分かりや すいものを制作いたします。 （３）特別会員への電話掛けの対応に関しては、丁寧な対応を心がけるとともに、スケジュールにゆとり をもって計画的に行います。

１２． | 本年度の工夫と期待される効果

（１）第一部プレゼンテーション内の映像にて、会議体・各委員会の本年度の運動を発信することで、 特別会員の皆様にご理解を深めていただくことができます。 （２）懇親会でのテーブル配席は特別会員と現役メンバーの同席とすることで、先輩諸氏から青年会議所の歴史や魅力などについて学ぶ機会をつくり、そして懇親を深めることができます。 （３）東大邱ＪＣ理事長からのメッセージを上映することで、姉妹ＪＣ締結４０周年記念式典への参加意欲を高めることができます。 （４）会員拡大ＰＲブース及びＰＲを実施することで、本年度掲げる２００名ＬＯＭ達成への機運を高めることができます。 （５）「（社）札幌青年会議所　６１年間の歩み」パネルを設置することで、特別会員の皆様が当時をより鮮明に思い起こし、現役メンバーに伝えていただくことができます。 （６）式次第に会議体・各委員会の運動方針を記載することにより、特別会員とのコミュニケーションを図りやすくできます。

１３． | 特記事項

（１）当日は宴席を円卓にし、テーブル上には出席者名簿を配布いたします。 （２）例会後にはご臨席いただいた特別会員へ感謝の気持ちを伝えるためのお礼状を発送いたします。 （３）会場内に会員拡大ＰＲ用ブースを出展いたします。 （４）若い我等を特別会員の皆様と肩を組みながら斉唱いたします。 （５）本年度からは、シニアクラブ総会での決議に従い、特別会員の読み上げは行わず、出席者名簿を配布いたします。 （６）現役メンバーは飲食をともないますが、特別会員へのおもてなしの心を持って対応していただきます。 （７）当日配布する出席者名簿については、開催前日までの出欠状況を記載いたします。 （８）懇親会にて特別会員と現役メンバーが懇親を深められる様、参加される特別会員のＪＣ歴を参考 に、関連性のある配席の工夫を行います。

１４． | 討議・協議・審議のポイント

第一部プレゼンテーション映像内容について

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審議対象資料一覧（ここに記載したものは全て審議対象となります）

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 電　　　子　　　資　　料　　名
1 | 案内状
2 | 御礼状
3 | 横断幕
4 | 次第表 次第中面

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第３回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０３月 | ６日 | （水曜日） | 協議

意見１： | １０．歓談最中にＰＲなどを入れるのではなく、スムーズな流れになるように再考してください。
対応１： | 【事業内容】１０．（３）開催当日のスケジュールに歓談を第一段歓談２４分と第二段歓談３０分と分け、歓談を一纏めにして５６分とし、祝杯のあとに会員拡大ＰＲ、若い我等合唱の前に姉妹ＪＣ締結４０周年ＰＲするという内容に変更いたしました。

意見２： | シニアクラブ会長である橋本毅先輩から、特別会員の先輩たちに対して会員拡大の協力のお願いをするのではなく、自分たちのできることを考えてください。
対応２： | 事業内容１２．特記事項（３）に、会員拡大ＰＲを会員拡大組織活性化実践会議村重順土事務局長からＰＲしていただくという内容に変更いたしました。
意見３： | ６１年間の歩みのパネル製作費用を予算計上してください。
対応３： | 既存のパネルに追加部分のパネル製作費を予算に計上いたしました。
意見４： | 事業概要７．創立の精神を今ここに　～輝かしい未来の札幌青年会議所を夢見て～というテーマを変更してください。
対応４： | 事業概要７．創立の精神を今ここに　～輝かしい未来の札幌青年会議所を目指して～という未来へつながるテーマに変更いたしました。
意見５： | １０．事業内容（１）開催当日の進行内容①第一部映像放映の内容についてですが、現在から過去にさかのぼるという内容についてもう一度再考してください。
対応５： | 創立時までさかのぼり創立の精神を再確認するという意味と、創立があったからこそ現在までの歴史があり、今後も発展していくという意味をもっています。その旨を１０．事業内容（１）開催当日の進行内容②に記載いたしました。

● | 第３回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０３月 | １２日 | （火曜日） | 協議

意見１： | １０．事業内容（１）開催当日の進行内容の表記を精査してください。
対応１： | １０．事業内容（１）開催当日の進行内容について、第一部プレゼンテーション、第二部懇親会という内容に精査いたしました。
意見２： | １０．事業内容（２）案内状の発送日を記載してください。
対応２： | １０．事業内容（２）案内状の発送日を５月７日と追記し、締切日を５月１７日と記載させていただきました。
意見３： | １０．事業内容（３）開催当日の流れを検討してください。
対応３： | １０．事業内容（１）ⅱ．（３）に、第一部プレゼンテーションにて事務局長・各委員長より本年度の運動のＰＲをする内容を追加いたしました。
意見４： | １０．事業内容（３）歓談中に会員拡大ＰＲと姉妹ＪＣ締結４０周年記念式典ＰＲを現役メンバーからのＰＲに関して事前にリハーサルを行ってください。
対応４： | １０．事業内容（３）開催当日のスケジュールに、ＰＲをする会員拡大組織活性化会議と渉外委員会に１５時３０分に集合していただきリハーサルを行っていただく内容に変更いたしました。
意見５： | １０．事業内容（３）歓談は長くても４０分以内の方がいいと思います。
対応５： | 歓談が間延びしないためにも予定では６０分で設定しておりましたが、各委員会の本年度のＰＲを優先することで歓談が４０分になり、間延びすることなく円滑に進めることで変更になりました。

● | 第３回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０３月 | ２６日 | （火曜日） | 協議

意見１： | 特記事項（３）会場図に６０周年記念パネルの設置場所が記入がされていないので、どこに設置するのか教えてください。
対応１： | 会場入口に入りまして右側に設置致します。資料４会場図を精査いたしました。
意見２： | 出席者名簿をテーブルに設置するとありますが、期日までに出欠の返信がない場合のことを考慮してください。
対応２： | １３．特記事項（８）に、出席者名簿について記載いたしました。
意見３： | 懇親会での特別会員の配席に関しては、十分検討し決定してください。
対応３： | 出席される特別会員同士の繋がりを入会年度や同じ委員会経験等をもとに検討いたします。
意見４： | 東大邱ＪＣの本年度会長の映像を上映するのではなく、創立記念例会に出席してもらうのはいかがでしょうか。
対応４： | 東大邱ＪＣの担当委員長とメール連絡が取れ、創立記念に参加できるか検討していただいておりますが、出席できない場合はメッセージ映像をいただき放映いたします。
意見５： | ６１年間の歩みのパネルの必要性はありますか。
対応５： | ６１年間の歩みのパネルの必要性につきまして、１２．本年度の工夫と期待される効果（４）に記載いたしました。

● | 第４回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０４月 | ０９日 | （火曜日） | 審議

意見１： | 第一部プレゼンテーションの映像の構成を過去と現代に分けるなどの工夫を考えてください。
対応１： | 参考資料９絵コンテを過去と本年度を分け、本年度の運動を伝えられる構成へと精査いたしました。
意見２： | 当日のスケジュールで若い我ら斉唱に１０分時間をかけてますが、細かい時間割の詳細を記載してください。
対応２： | 事業概要１０．事業内容（３）開催当日のスケジュールに、アナウンス・移動の項目を追記いたしました。
意見３： | 案内状に本年度の創立記念例会の目的や意味を追記してください。
対応３： | 審議対象資料１案内状を、本年度の例会の目的や意味を記載いたしました。
意見４： | 横断幕のデザインを再考してください。
対応４： | 審議対象資料３横断幕のデザインを、白地に黒文字のスタンダードなデザインへ再考いたしました。
意見５： | 次第の内容を精査してください。
対応５： | 審議対象資料４次第の内容を、細かく項目を記載するのではなく、シンプルにわかりやすい内容へと精査いたしました。
意見６： | 東大邱ＪＣ会長へ無理なお声掛けはしないように配慮してください。
対応６： | ９月の周年事業でお招きするため、出席していただくのではなくビデオメッセージにて対応することといたします。
意見７： | 次第と出席者名簿を一緒の作成物にし、送る夕べなどで使用している三つ折り版などにできないか検討してください。
対応７： | 出席者名簿に記載するデータが例会前日のものを反映するため、業者に確認したところ日程的に難しいとのことでしたので、別々に配布することといたします。

● | 第４回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０４月 | １６日 | （火曜日） | 審議

意見１： | 出席者名簿を前日までの出欠を反映して記載するということですが、当日来られる特別会員への配慮を考えてください。
対応１： | 懇親会スタート時に司会より出席者名簿の記載についてアナウンスを致します。
意見２： | 特別会員と現役が同じテーブルになる際、コミュニケーションを図るための手法を考えてください。
対応２： | １２．本年度の工夫と期待される効果（６）に、コミュケーションを図るための工夫を記載いたしました。参考資料２．進行台本にて当日の配席の趣旨をアナウンスいたします。審議資料４．次第を３つ折り状のものを作成し、本年度の会議体・各委員会の運動方針を記載させていただきました。
意見３： | 配席を工夫してください。
対応３： | １３．特記事項（９）に、懇親会にて特別会員と現役メンバーが懇親を深めることのできる工夫を記載いたしました。
意見４： | 案内状の文章を精査してください。
対応４： | 審議対象資料１．案内状を、本年度の運動を伝える内容とともに本例会の意気込みを特別会員の皆様に伝えられる文章に精査いたしました。
意見５： | 全メンバーを招集する時間を１７：００にして、短時間で集中して現役メンバー全体説明を行ってください。
対応５： | １０．事業内容（３）開催当日のスケジュールを変更させていただきました。
意見６： | 第一部プレゼンテーション内での会議体・各委員会ＰＲですが、映像の中に反映することはできないでしょうか。また、出向者を紹介する内容も追加してください。
対応６： | 第一部プレゼンテーションでの映像内容を、会議体・各委員会ＰＲを映像にまとめ、また、出向者メンバーも紹介できる内容に精査いたしました。

● | 第４回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０４月 | ２５日 | （火曜日） | 審議

意見１： |
対応１： |

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参考資料一覧

| 種　　別 | 資　　料　　名
１ | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
２ | 電子 | 進行台本
３ | 電子 | 若い我等歌詞
４ | 電子 | 会場平面図 会場平面図２
５ | 電子 | 現役メンバー向け事前周知事項
６ | 電子 | 第一部映像絵コンテ
７ | 電子 | 受付マニュアル
８ | 電子 | 過去３年間出欠表
９ | 電子 | 歓談中絵コンテ

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