２０１３年度（社）札幌青年会議所　五月「臨時総会」開催（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 4R-SOUM-S-1

● | 事業名 | ： | ２０１３年度（社）札幌青年会議所五月「臨時総会」開催

● | 室名 | ： | 常務理事 | ● | 会議・委員会名 | ： | 総務広報委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年４月２２日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年４月２２日
● | 予　　算 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年４月２２日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年４月２２日

● | 担当役職・役員名 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年４月２２日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年４月２２日
● | 議長・委員長名 | ： | 委員長 | ： | 小野木完司 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年４月２０日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 副委員長 | ： | 鈴木　隆司 | ● | 作成日時 | ： | ２０１３年４月１９日

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事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

なし

２． | 参加対象者及び人数

参加対象者　　　　　　１６４名 内訳　正会員　　１６２名 特別会員　　　２名

３． | 事業目的　（対外）

なし

４． | 事業目的　（対内）

（１）（社）札幌青年会議所の一般社団法人格取得にともない、定款第２７条１号に基づき、定款の変更につき議決します。 （２）（社）札幌青年会議所　定款第４章第２９条に基づき臨時総会を開催します。

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事業概要

１． | 実施日時

２０１３年　５月２１日（火）　１８：３０〜１９：３０

２． | 実施場所・会場

北海道経済センター８階　Ａホール 札幌市中央区北１条西２丁目 ＴＥＬ０１１−２３１−１３１７

３． | 参加推進方法

ＨＯＴ・ＭＡＩＬの配信による事前告知を行うことにより、（社）札幌青年会議所の最高議決機関である総会の出席率向上を図ります。

４． | 予算総額 | ￥４０，０００ | 事業計画収支予算書へ

５． | 外部協力者・協力種別

なし

６． | 講師名 |
なし

７． | テーマ |
なし

８． | 対外配布資料の有無 |
なし

９． | 公益性の有無 |

なし

１０． | 事業内容

（社）札幌青年会議所の最高議決機関である総会において、一般社団法人格取得にともない定款の変更について審議を行います。 （１）事業の流れ ２０１３年　３月２６日　第３回理事会　協議上程 ３月２７日　ＨＯＴ・ＭＡＩＬによるメンバーへの開催日時を配信 ４月２５日　第４回理事会　審議上程 ４月３０日　ＨＯＴ・ＭＡＩＬによるメンバーへの招集通知配信 ＨＯＴ・ＭＡＩＬによるメンバーへ総会資料送信 ５月１０日　総会出欠返信締切 ５月１４日　総会出欠集計 委任状取りまとめ 総会出欠確認　総会資料確認 ５月２１日　五月「臨時総会」開催 ６月２７日　第６回理事会　報告上程 （２）開催当日のスケジュール １８：００　登録受付開始 １８：３０　開会 １８：３１　国歌並びにＪＣソング斉唱 １８：３３　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和 １８：３５　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和 １８：３７　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和 １８：３９　定足数の確認 １８：４０　議事並びに資料の確認 １８：４１　議事録署名人並びに作成者の指名 １８：４２　理事長挨拶 １８：４７　直前理事長挨拶 １８：５２　議長の選出 １８：５３　審議事項 協議事項 報告事項 １９：２０　監事講評 １９：３０　閉会

１１． | 前年度からの引継ぎ事項

（１）総会開催中のメンバーの入退場を制限いたします。特に審議中は入退室を禁止といたします。 （２）採決時に総務広報委員会メンバーにて後方で反対者・棄権者の人数札の提示するタイミングは十　　　分にリハーサルを行いスムーズな進行を心掛けます。 （３）開会前の報告事項を事前に十分確認し、時間管理を確実に行います。 （４）委任状の回収を円滑に行うために開催当日の出欠確認を事前に会議体・各委員会へ行います。

１２． | 本年度の工夫と期待される効果

（１）ＨＯＴ・ＭＡＩＬでの案内時に、臨時総会の開催意義を配信することで、メンバー一人ひとりが議決権を持つ最高議決機関であることを理解していただき、参画意識を高めます。 （２）委員長メールや幹事メールを活用し会議体・各委員会のスタッフから各メンバーへ総会の参加を促すとともに、出席の連絡や委任状の提出をしていただけるよう事務局長・各委員長へ最終の返信状況を連絡いたします。 （３）ホームページの出欠フォームを利用し、出席状況をホームページで公表することで出席率の向上を促します。 （４）ステージを使用している時でも映像が確認できるよう、映像を投影する位置の調整を行います。

１３． | 特記事項

（１）招集通知を送信する際に委任状を添付し、欠席の場合は委任状のフォーマットに記入の上、署名捺印いただき電子メールにて返信いただくかファックスにて返信いただくように告知いたします。 （２）定款は法人の組織運営の根幹であり参加したメンバーが当日の議決内容の詳細を認識した上で決議ができるようにするために当日は定款変更（案）を紙資料でメンバー全員に配布いたします。 （３）当初スケジュールには無い総会であり、メンバーへの早期の開催告知が必要との観点から、協議上程終了後に当臨時総会開催日時についてＨＯＴ・ＭＡＩＬを配信いたします。

１４． | 討議・協議・審議のポイント

出席率向上に向けての工夫について

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協議・審議対象資料一覧

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 資　　料　　名
1 |
2 |

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第３回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ３月 | ６日 | （水） | 協議

意見１： | なし
対応１： | なし

● | 第３回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ３月 | １５日 | （金） | 協議

意見１： | １３．特記事項（２）で紙資料を配布する目的について再考してください。
対応１： | 定款は法人の組織運営の根幹であり参加したメンバーが当日の議決内容の詳細を認識した上で決議ができるようにするために紙資料の配布が必要である旨記載しました。

● | 第３回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ３月 | ２６日 | （火） | 協議

意見１： | １２．本年度の工夫と期待される効果（２）会議体・各委員会ごとの出席状況を総会で発表することについて再考してください。
対応１： | 会議体・各委員会の出席状況をホームページで公開する旨に変更しました。

● | 第４回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ４月 | ５日 | （金） | 審議

意見１： | なし
対応１： | なし

● | 第４回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ４月 | １６日 | （火） | 審議

意見１： | 参考資料３．臨時総会席次表について、会議体・各委員会を横並びにしてください。
対応１： | 席次表における会議体・各委員会配置を４委員会ずつ２段にしていてものを、、会議体・各委員会を横並びの１段としました。

● | 第４回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ４月 | ２５日 | （木） | 審議

意見１： |
対応１： |

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参考資料一覧

| 種　　別 | 資　　料　　名
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 五月「臨時総会」次第（案）
3 | 電子 | 臨時総会席次表
4 | 電子 | 五月「臨時総会」進行台本（案）
5 | 電子 | 五月「臨時総会」委任状

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