２０１３年度（社）札幌青年会議所　「新年交礼会」開催報告（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 2R-MIRA-F-1

● | 事業名 | ： | ２０１３年度（社）札幌青年会議所　「新年交礼会」開催

● | 室名 | ： | 未来創造室 | ● | 会議・委員会名 | ： | 未来の企業創造委員会 未来の都市環境創造委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２１日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２１日
● | 決　　算 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２１日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２１日

● | 担当役職・役員名 | ： | 副理事長 | ： | 大越　誠之 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２１日
● | 担当役職・役員名 | ： | 室長 | ： | 田邊　慎太郎 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２１日
● | 議長・委員長名 | ： | 委員長 | ： | 油矢　紗也香 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２０日
● | 議長・委員長名 | ： | 委員長 | ： | 鈴木　俊一郎 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２０日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 副委員長 | ： | 古川　文昭 | ● | 作成日時 | ： | ２０１３年　２月１９日

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事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

なし。

２． | 参加対象者及び人数

参加者数　　　　　　　　　　　３４６名　　　　　　（２０１２年度参加者　３３６名） 内訳：登録料なし　　　　　　１７８名　　　　　　　　　　　　　　　　（１５８名） 正会員　　　　　　１２３名（出席率７５．９％）　　　　　　（１２７名） 特別来賓○２名　　　　　　　　　　　　　　　　（　　３名） （高橋　はるみ　北海道知事） （渡部　正行　　札幌市副市長） 一般来賓　　　　　　４５名　　　　　　　　　　　　　　　　（　２０名） 報道機関○８名（８社）　　　　　　　　　　（７社　　８名） 内訳：登録料あり　　　　　　１６８名　　　　　　　　　　　　　　　　（１７８名） シニアクラブ会員　　８２名　　　　　　　　　　　　　　　　（　８０名） 議員　　　　　　　　３３名（ＯＢ議員４名含む）　　　　　　（　３４名） 各地会員会議所　　　５３名　　　　　　　　　　　　　　　　（　６４名）

３． | 事業目的　（対外）

来賓、特別会員の皆様に、２０１３年度の理事長所信と新体制を披露し、（社）札幌青年会議所の運動と方向性を発信し理解を深めていただく。

４． | 事業目的　（対内）

２０１３年度の理事長所信と新体制の理解を深め、魅力溢れるまち札幌の創造に向けてＬＯＭの結束を図る。

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事業概要

１． | 実施日時

２０１３年　１月　９日（水）　１８：３０〜２１：４０

２． | 実施場所・会場

札幌プリンスホテル　国際館パミール　３階 札幌市中央区南３条西１２丁目 ＴＥＬ０１１−２４１−１１１１

３． | 決算・予算総額 | 決算総額￥２，０８２，５３５ 予算総額￥２，０５０，０００ | 事業計画収支決算書へ

４． | 外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

外部協力者・協力種別 司会：フリーアナウンサー　上田　あや　氏 お礼状発送状況 １月１０日（木）１９０通発送済み （内訳）シニアクラブ会員　　８３通 特別来賓○２通 一般来賓　　　　　　３２通 報道機関○８通 議員　　　　　　　　３２通 各地会員会議所　　　３３通

５． | 対外配布資料の有無 |

なし

６． | 公益性の有無 |

（１）「公益目的事業」該当項目 １９．地域社会の健全な発展を目的とする事業。 （２）事業における該当部分 （社）札幌青年会議所はまちづくり団体であり、その運動の方向性やあり方を来賓やマスコミにしっかりと伝え、活動内容が「不特定」かつ「多数」の市民へ利益の増進につながることを理解していただく場といたしました。

７． | 事業実施内容

（１） 第１部　新年交礼会 行政、政界、財界をはじめ関係諸団体、メンバー企業の代表者、各地会員会議所、シニアクラブ会員、マスメディアの方々をお招きして、理事長所信及び新体制を披露し、２０１３年度（社）札幌青年会議所の運動の方向性を、厳粛な雰囲気の中で発信し、ご理解いただきました。また、我々の運動に対して、日頃からご理解ご協力いただいている来場者に、礼儀礼節を持って感謝の気持ちをお伝えいたしました。 第２部　直会 会議体・各委員会より本年度の運動に対する決意を示していただくとともに、会員拡大への意気込みを披露していただきました。 （２）事業の流れ ２０１２年１０月○１日　事業全体の流れ、作業開始打ち合わせ １０月１０日　送付先リスト作成開始、案内状原本、札青発確認 １０月１２日　返信葉書作成準備開始、進行台本・運営マニュアル作成開始 プレスリリース内容検討準備開始 １０月３１日　第１回理事予定者会議　協議上程 １１月○１日　式次第・お礼状作成準備開始、返信はがき作成開始 １１月１５日　第２回理事予定者会議　審議上程 １１月２２日　進行台本・運営マニュアル完成、 １１月２７日　会場打ち合わせ完了、飲み物等発注先決定 １２月○５日　案内状、送付先リスト、返信はがき完成 １２月○６日　案内状、返信葉書発送、ＨＯＴ・ＭＡＩＬ配信 １２月１７日　食事メニュー準備完了 １２月２０日　会場設営準備完了、受付準備完了、プレスリリース原稿完成 １２月２６日　第１回リハーサル実施（室対象） １２月２７日　プレスリリース発信、出席者の集計、確認 ２０１３年　１月○７日　室合同会議・第２回リハーサル実施（室対象） １月○８日　出席者の最終集計、確認 １月○９日　式次第完成 備品搬入、当日全体リハーサル実施、報告事項（ＪＣＩクリード ＪＣＩミッション、ＪＣＩビジョン、綱領全体練習） 新年交礼会 １月１０日　お礼状完成、発送 ２月２８日　第２回理事会報告上程 （３）開催当日のスケジュール １１：００　未来創造室スタッフ集合 １２：００　未来創造室メンバー集合、会場設営準備 １３：１５　会場設営開始 １３：３０　室メンバーリハーサル開始 １５：００　三役集合、リハーサル開始 １５：３０　三役・常任理事・委員長集合 １６：００　現役メンバー登録開始 １６：３０　全体説明（ＪＣＩクリード、ＪＣＩミッション、ＪＣＩビジョン、綱領全体練習） 全体リハーサル １７：３０　受付開始（来賓・特別会員） １８：００　開場 １８：３０　開会 １８：３１　特別来賓入場（札幌市副市長） １８：３３　国歌並びにＪＣソング斉唱 １８：３６　ＪＣＩクリード唱和（大越副理事長） １８：３８　ＪＣＩミッション並びにＪＣＩビジョン唱和（渡部副理事長） １８：４０　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和（佐藤副理事長） １８：４２　映像放映 １８：４５　理事長挨拶　第６２代理事長　竹原　慎雅君 １８：５５　映像放映 １８：５８　三役披露 １９：０１　特別来賓挨拶　北海道知事　高橋　はるみ様 １９：０６　特別来賓挨拶　札幌市副市長　渡部　正行様 １９：１１　鏡開き １９：１６　乾杯　公益社団法人日本青年会議所北海道地区協議会会長　渡辺　泰弘君 １９：２１　歓談 １９：２５　議員紹介 １９：３０　祝電披露 １９：５５　一本締め　シニアクラブ会長　第４７代理事長　古野　重幸先輩 ２０：００　閉会 ２０：０１　来賓退場 ２０：０５　直会会場設営 ２０：４０　直会開会 ２０：４１　理事長挨拶　竹原　慎雅　君 ２０：４５　乾杯　直前理事長　林　将告君 ２０：５５　メンバー紹介　会議体事務局長及び各委員長 ２１：３５　一本締め ２１：４０　閉会

８． | 開催目的の実現と成果

（１） 会場並びに受付にて、事前に２回のリハーサルを室合同で行い、会議体・委員会毎に担当・配置・当日の流れを記載した資料を事前に配信したことにより、規律ある行動かつ機敏な対応で来賓に対し、円滑なご案内を実施できました。 （２） 事前にセレモニーに関する資料と音声データを配信することにより、速度や発音を統一することができ青年らしく溌剌とした態度で参加者をお迎えすることができました。 （３） お迎えする際、現役メンバーの立ち位置を両サイドに分けたことにより、会場内の混雑を避け、スムーズな誘導をすることができました。 （４） 理事長挨拶の前後部分に過去の運動と本年度の方向性を映像を用いて放映することにより、来賓の皆様に一連の流れの中で、２０１３年度（社）札幌青年会議所の運動の方向性と新体制を効果的に発信することができました。 （５） 直会にて、会議体・各委員会より本年度の決意を表明し、会員拡大への意気込みを披露していだだいたことにより、２０１３年度の運動の方向性について意識を高めていただきました。

９． | 運営上の問題点

（１） マスコミ関係者への参加推進についてプレスリリースのみの実施としたために、財界さっぽろとクオリティを除き、マスコミ関係者は一般来賓としてお呼びしている方々のご出席に留まりました。 （２） 開催直前において、歴代理事長を含めたシニアクラブ会員が急遽ご出席されるとのことで、式次第の完成が開会直前となりました。 （３） インカムを使用しての連絡において、３階と１階では音声が不明瞭となり、来賓誘導に支障を来す場面がありました。 （４） 開催当日、取材をいただくべく来場されたマスコミ関係の皆様への担当者を決めておらず、対応に不備がありました。 （５） 特別来賓ご来場時に、打ち合わせ不足から直接ご自分で会場へ入られる形となり、止む無く再入場いただくこととなりました。

１０． | 次年度への引継ぎ事項

（１） 理事長所信と運動について広く発信すべく、マスコミに対してプレスリリースでの配信だけではなく個別にご連絡をして一社でも多くご出席の上取材をいただくことが重要です。 （２） 例年ご出席されているシニアクラブ会員への声掛けについては、電話掛けの日程を設定し出席者を早めに確定する必要があります。 （３） インカム等の設営機器の事前確認はもとより、携帯電話を使用する、ホテル側との連携を取るなどあらゆる場面を想定したリハーサルを行う必要があります。 （４） マスコミ関係者が受付を経てから会場までの誘導、また会場内でどのように取材していただくのかを専務理事への取り次ぎを含め、綿密に打ち合わせる必要があります。 （５） 特別来賓が代理となった場合には先方担当者と密接に連絡を取り合い、お出迎えや入場方法について双方の希望を擦り合わせる必要があります。また、入場の手法自体についても検討する必要があります。

１１． | 委員長所見

未来の企業創造委員会　委員長　油矢紗也香 ２０１３年度の門出を飾る新年交礼会の企画・運営を未来創造室合同にて担当させていだきました。どのような幕開けを迎えるのかにより、本年度のＬＯＭのＪＣ運動にも大きく関わるとても重要な事業であることから私自身も大きなプレッシャーがありましたが、ＬＯＭメンバー一人ひとりの理解と協力があってこそ無事に終えることができたと思います。予定者段階からの準備では、竹原理事長率いる新体制を、どのようにして最大限出席者に理解をしてもらえるのか多くの議論をし、スタッフと何度も繰り返して資料の変更や進行を理解するために時間を割いてリハーサルを行いました。準備万端で迎えた当日も、より良い新年交礼会にするためにスタッフと話し合い、設営段階でテーブル配置やメンバーの立ち位置を変更いたしました。開催中も突発的な変更が多々あり焦る一面もありましたが、臨機応変な対応の重要さを改めて学ぶことができました。そして、室メンバー全員が担当に責任を持って対応し一致団結して本番に挑めたことは私自身の大きな自信になりました。これには、誰ひとり妥協することなく成功に向けて取り組んでくれたスタッフをはじめとする当委員会のメンバー、未来の都市環境創造委員会の皆様のお陰であります。また、事務局長・委員長の皆様がしっかりと進行の流れや動きを理解していただき、それをメンバーに伝え牽引してくれたことが、スムーズな進行と会場内の混雑を避けた大きな要因だと思います。皆様には本当に感謝の気持ちでいっぱいです。新年交礼会を担当させていただいたことに心から感謝するとともに、この経験を今後の私たちの運動に活かしていきたいと思っています。ありがとうございました。 未来の都市環境創造委員会　委員長　鈴木　俊一郎 未来創造室合同で設営させていただく中で、当委員会は出席者リスト・案内状・ご依頼状・御礼状・式次第の作成、プレスリリースの作成・発送、当日の受付を担当させていただきました。年末年始返上での作業には幾度となく修正を重ねる形となりながらも、室メンバーの皆様それぞれができる精一杯の力を発揮していただき、滞りなく担いを達成できたことをこの場をお借りして御礼申し上げます。当たり前のことを当たり前に実行する難しさを楽しみ、これを全員で乗り越えることを委員長として掲げておりましたが、室メンバーの責任感が十二分に発揮され、青年らしい熱さを持って取り組んで行けたことに重ねて感謝申し上げます。室合同での新年交礼会準備と当日の運営を通じ、油矢委員長率います未来の企業創造委員会の皆様には多くのご負担をお掛けしました。一切失敗が許されない事業にて、ギリギリの緊張感の中個々の能力を遺憾なく発揮された油矢委員長以下メンバーの皆様に心より敬意を表し感謝いたします。そして、当日は会議体・各委員会から多くのメンバーを輩出いただき、ベテラン・若手の力がしっかりと融合した進行を行うことができました。これは事務局長・委員長の皆様がしっかりとリーダーシップを発揮し、会議体・委員会メンバーを統率して進行や動きを理解して的確なご指示を出していただけたおかげであります。２０１３年度最初の事業に携わらせていただけたことを感謝し、この経験をしっかりと当委員会が行う運動に活かしてまいります。ありがとうございました。

１２． | 追記事項

（１）シニアクラブ会員の皆様方へ、ＪＣＩビジョン追加についてのご説明と意味合いをシニアクラブ総会のご案内とともに発送させていただきました。 （２）受付での混雑を避けるため、事前に議員事務所や各地会員会議所へ領収証の宛名をお伺いし、スムーズにお渡しできる体制を整えました。 （３）情報誌クオリティや日刊財界さっぽろに新年交礼会開催の記事が掲載されたことにより、多くの市民に本年度の運動の方向性を発信することができました。

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協議・審議対象資料一覧

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 資　　料　　名
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第１回三役予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １０月 | １０日 | （水曜日） | 協議

意見１： | 理事長挨拶前後の映像内容を再考して下さい。
対応１： | １２．本年の工夫と期待される効果に記載いたしました。
意見２： | テーマを再考して下さい。
対応２： | サブテーマを変更いたしました。
意見３： | ＨＯＴ・ＭＡＩＬの配信日を記載して下さい。
対応３： | １０．事業内容（２）事業の流れに記載いたしました。

● | 第１回常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １０月 | １９日 | （金曜日） | 協議

意見１： | マスコミへの出席依頼・対応について記載して下さい。
対応１： | ３．参加推進方法（１）に記載いたしました。
意見２： | ＪＣＩビジョンを現役メンバーや特別会員に周知して下さい。
対応２： | １３．特記事項（５）に記載いたしました。
意見３： | 事業目的とテーマ、案内文の内容に一貫性を持たせて下さい。
対応３： | 事業目的とテーマ、案内文を変更いたしました。
意見４： | 過去数年の引継ぎ事項の内容を十分に確認して反映して下さい。
対応４： | 特記事項（８）（９）に記載いたしました。
意見５： | ２０１３年度の特色を当日の設えや映像の内容の中に盛り込む工夫をして下さい。
対応５： | １２．本年の工夫と期待される効果に記載いたしました。

● | 第１回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １０月 | ３１日 | （水曜日） | 協議

意見１： | 前日にリハーサルする内容と対象者を検討して下さい。
対応１： | 三役・常任理事・委員長にお集まりいただき当日の流れや動線確認を行います。
意見２： | 特別会員へのミッション、ビジョンの周知方法を再考して下さい。
対応２： | １３．特記事項（５）の記載の他、本年度よりＪＣＩビジョンの唱和が加わった旨について開会前にアナウンスいたします。
意見３： | 歓談中に会員拡大の取り組みを行うのは難しいのではないでしょうか。
対応３： | ２０１３年度の会員拡大推進のため、１３．特記事項（８）に追記いたしました。
意見４： | 歓談の時間を長く取れるよう検討して下さい。
対応４： | １０．事業内容（３）開催当日のスケジュールを変更いたしました。
意見５： | マスコミに対する参加推進方法を検討して下さい。
対応５： | ３．参加推進方法（１）に記載いたしました。

● | 第２回三役常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １１月 | ５日 | （月曜日） | 審議

意見１： | リハーサルは当日行えるよう再考して下さい。
対応１： | リハーサルは当日行うこととし、それに併せて１０．事業内容（２）事業の流れ（３）開催当日のスケジュール、１２．本年度の工夫と期待される効果（１）、１３・特記事項（１）を修正いたしました。前日までのリハーサルは、室対象とし、全メンバーのリハーサルは当日のみといたしました。
意見２： | 案内状に理事者の名前を記載し、本文の文言を精査して下さい。
対応２： | 協議・審議対象資料一覧、資料１の記載を変更修正いたしました。
意見３： | 依頼状の発行日年度を修正して下さい。
対応３： | 協議・審議対象資料一覧、資料３を修正いたしました。
意見４： | 映像資料について絵コンテを作成して下さい。
対応４： | 協議・審議対象資料一覧、資料７を修正いたしました。
意見５： | 司会者プロフィールの服のサイズは削除して下さい。
対応５： | 参考資料３司会者プロフィールを修正いたしました。
意見６： | 直会では会議体・各委員会と連携した設営を検討して下さい。
対応６： | 本年度の運動への決意を会議体・各委員会に発表していただくことといたします。

● | 第２回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １１月 | １５日 | （木曜日） | 審議

意見１： | 映像について、自作の場合は１つ１つの写真にも許可や明記が必要となり、フォーマットも必要となります。コンプライアンスについてはどのように考えていますか。
対応１： | 今回は業者へ映像製作を発注し、映像についての承諾書もいただきます。
意見２： | プレスリリースに関して、経済センタービルの６階や７階に配るだけでは発信する効果も薄いので報道機関やマスコミの方へ電話がけや声かけをしていただき広く発信してください。
対応２： | 委員会にて対応させていただきます。

● | 第２回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ２月 | ６日 | （水曜日） | 審議 （報告）

意見１： | 印刷物作成により起きた問題点について、原因と対策を記載してください。
対応１： | 校了期日を審議議案にて明記し作成を進めておりましたが、９．運営上の問題点（２）により対策を１０．次年度への引継ぎ事項（２）に記載いたしました。
意見２： | インカム使用の問題点について、具体的事象を記載してください。
対応２： | 音声が途絶えることにより、来賓誘導に支障を来たしたことについて、原因を９．運営上の問題点（３）、対応を１０．次年度への引継ぎ事項（３）に記載いたしました。
意見３： | 特別来賓入場時に行き違いがあったことについて記載してください。
対応３： | 特別来賓の入場の仕方そのものについて検討する必要があると考え、１０．次年度への引継ぎ事項（４）に記載いたしました。

● | 第２回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ２月 | １４日 | （木曜日） | 審議 （報告）

意見１： | マスコミ対応については、専務常務との連携を図った方が良いのではないでしょうか。
対応１： | 当日の対応について、１０．次年度への引継ぎ事項（４）へ追記いたしました。

● | 第２回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ２月 | ２６日 | （火曜日） | 審議 （報告）

意見１： |
対応１： |

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参考資料一覧

| 種　　別 | 資　　料　　名
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 参考資料１　　２０１３年度　一月「新年交礼会」出席者リスト
3 | 電子 | 参考資料２　　事業の様子
4 | 電子 | 参考資料３　　雑誌ＷＥＢ掲載資料
5 | 電子 | 参考資料４　　新年交礼会式次第

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