２０１３年度（社）札幌青年会議所　一月「通常総会」開催報告（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 2R-SOUM-F-1

● | 事業名 | ： | ２０１３年度（社）札幌青年会議所　一月「通常総会」開催

● | 室名 | ： | 常務理事 | ● | 会議・委員会名 | ： | 総務広報委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２１日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２１日
● | 決　　算 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２１日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２１日

● | 担当役職・役員名 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２１日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月２０日
● | 議長・委員長名 | ： | 委員長 | ： | 小野木完司 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　２月１５日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 副委員長 | ： | 鈴木　隆司 | ● | 作成日時 | ： | ２０１３年　２月１５日

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事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

なし

２． | 参加対象者及び人数

１６６名　内正会員　１６２名 休会者　　　２名 特別会員　　　２名 議決権総数　　　　　１６２名 （内訳）　　出席者　　９５名　　（出席率５８．６％） （２０１２年度実績７６．５％） （２０１１年度実績８１．１％） （２０１０年度実績６９．９％） 委任状数　　４５名　　　（提出率６７．２％） 欠席　　２２名

３． | 事業目的　（対外）

なし

４． | 事業目的　（対内）

（１）（社）札幌青年会議所　定款第４章第２９条に基づき通常総会を開催します。 （２）（社）札おｐ；ｋ幌青年会議所の最高議決機関であることを自覚していただき、メンバーの参加意識を高　　　めます。

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事業概要

１． | 実施日時

２０１３年　１月２９日（火）　１８：３６〜２０：０６

２． | 実施場所・会場

札幌プリンスホテル　国際館パミール　３階 札幌市中央区南３条西１２丁目 ＴＥＬ０１１−２４１−１１１１

３． | 決算・予算総額 |
決算総額￥１２５，８５０ 予算総額￥１２８，０００ | 事業計画収支決算書へ

４． | 外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

なし

５． | 対外配布資料の有無

なし

６． | 公益性の有無

なし

７． | 事業実施内容

（１）一月「通常総会」では、２０１２年度の事業報告（案）並びに収支決算（案）、２０１３年度の収支予算（案）などの審議事項６件の審議を行いました。また、スローガンならびにシンボルマークの発案者、２０１２年度理事長への感謝状と記念品の贈呈を行いました。 （２）開催当日のスケジュール 一月「通常総会」 １８：００　登録受付開始 １８：３６　開会 １８：３７　国歌並びにＪＣソング斉唱 １８：３９　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和 １８：４１　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和 １８：４３　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和 １８：４５　定足数の確認 １８：４６　議事並びに資料の確認 １８：４７　議事録署名人並びに作成者の指名 １８：４８　理事長挨拶　理事長　竹原　慎雅　君 １８：５３　直前理事長挨拶　直前理事長　林　将告　君 １８：５８　議長の選出 １８：５９　審議事項 （１）２０１２年度（社）札幌青年会議所　事業報告（案）並びに収支決算（案）承認の件 （２）２０１３年度（社）札幌青年会議所　委員会配属変更（案）承認の件 （３）２０１３年度（社）札幌青年会議所　出向者変更（案）承認の件 （４）２０１３年度（社）札幌青年会議所　例会計画変更（案）承認の件 （５）２０１３年度（社）札幌青年会議所　特別負担金取扱い（案）承認の件 （６）２０１３年度（社）札幌青年会議所　地区大会他登録料（案）承認の件 （７）２０１３年度（社）札幌青年会議所　収支予算（案）承認の件 １９：４０　その他 （１）２０１３年度（社）札幌青年会議所　スローガン・シンボルマーク発案者感謝状贈呈 （２）２０１３年度（社）札幌青年会議所　特別感謝状授与並びに記念品贈呈 １９：５９　監事講評　監事　千葉　直哉　君 ２０：０６　閉会

８． | 開催目的の実現と成果

入退場の制限を明確にすることで、厳格かつ円滑な運営を行うことができました。

９． | 運営上の問題点

（１） 委任状の取り纏めに時間がかかり、当日の開催時間を遅らせることとなりました。 （２） プロジェクターの映像投影の際に、演台と重なり投影した資料が見えにくくなる場面がありました。 （３） 総会の重要性を十分に周知できず、会議体・各委員会の出席率向上を促すことができませんでした。

１０． | 次年度への引継ぎ事項

（１）委任状の回収を円滑に行うために開催当日の出欠確認を事前に会議体・各委員会へ行う必要があ ります。 （２）ステージを使用している時でも映像が確認できるよう、映像を投影する位置の調整を行う必要が あります。 （３）事務局ではなく会議体・各委員会で取りまとめを行っていただき、出席状況を総会で発表するな　　　ど出席率の向上を促す工夫が必要です。

１１． | 事務局長・委員長所見

一月「通常総会」では、ＬＯＭの方向性を全メンバーで理解し、本年度の運動に推進力をもたすことが重要であると考えました。総会の意義をご理解いただき、メンバーの固い結束と意識の高揚は必要不可欠です。そのためにもＬＯＭの最高議決機関である総会にメンバーが集い、主体的に参画する中で、それぞれの案件に対し納得がいくまで真剣に考えていただける場とできるよう事前の準備段階から委員会メンバーで議論を交わしました。インフルエンザの流行により欠席者が多いながらも当日は、メンバーの皆様へ過去にはなかった資料の配布を行い総会の重要性をご理解いただき、更に認識を深めていただくことができたと思います。しかし、「円滑かつ慎重で丁寧な総会を運営する」という点では反省すべき点が多くあることも自覚しております。八月・十一月の臨時総会では今回の反省を踏まえ、事前準備やリハーサルを入念に行い、より丁寧な総会を運営させていただきます。今回事前準備から、当日の設営に携っていただいた、スタッフ、委員会メンバーに感謝申し上げます。ありがとうございました。

１２． | 追記事項

細かくて見えにくい案件については別に紙出しを行い、全員に配布させていただきました。

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協議・審議対象資料一覧

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 資　　料　　名
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第２回三役常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １１月 | ５日 | （月曜日） | 協議

意見１： | ＨＯＴ・ＭＡＩＬを配信することを、１０．事業内容に記載してください。
対応１： | １０．事業内容（１）事業の流れに、各総会でメンバーにＨＯＴ・ＭＡＩＬを発信することを記載いたしました。
意見２： | １１．前年度からの引き継ぎ事項に、審議中の入退室を禁止する旨を記載してください。
対応２： | １１．前年後からの引き継ぎ事項に、審議中の入退室を禁止する旨を記載いたしました。
意見３： | １２．本年度の工夫と期待される効果について、会議体・各委員会のスタッフに落し込める記載をしてください。
対応３： | １２．本年度の工夫と期待される効果おいて、委員長メールや幹事メールを活用し会議体・各委員会のスタッフから各メンバーへ総会の開催意義・参加の促進・運営上の注意点を伝えていただき、メンバーの能動的な参画を促し、スムーズな総会運営をいたす旨を記載いたしました。

● | 第２回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １１月 | １５日 | （木） | 協議

意見１： | 八月「臨時総会」時に、法人格移行にともなう決算ならびに予算は必要になるのではないでしょうか。
対応１： | 参考資料３の八月「臨時総会」次第内１２．審議事項に追記いたしました。

● | 第３回三役予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １２月 | ５日 | （水） | 審議

意見１： | １２本年度の工夫と期待される効果及び１３．特記事項の内容を精査してください。
対応１： | １２本年度の工夫と期待される効果及び１３．特記事項の内容を精査し記載いたしまし　　　た。

● | 第３回常任理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １２月 | １２日 | （水） | 審議

意見１： | 参考資料５．総会席次表に北嶋顧問を追加してください。
対応１： | 参考資料５．総会席次表に北嶋顧問を追加いたしました。

● | 第３回理事予定者会議 | ● | 開催日 | ２０１２年 | １２月 | ２０日 | （水） | 審議

意見１： | 参考資料５．総会席次表に北嶋顧問を追加してください。
対応１： | 参考資料５．総会席次表に北嶋顧問を追加いたしました。

● | 第２回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ２月 | ６日 | （水曜日） | 審議 （報告）

意見１： | １０．次年度への引継ぎ事項（２）について、具体的に記載してください。
対応１： | １０．次年度への引継ぎ事項（２）の後半部分を「映像を投影する位置の調整を行う必要があります。」と具体的に記載しました。
意見２： | １０．次年度以降への引継ぎ事項に、具体的な出席率向上の方法を記載してください。
対応２： | １０．次年度以降への引継ぎ事項に（３）を追加して、出席率向上へ向けた施策を記載しました。
意見３： | 記念品・感謝状についての資料を添付してください。
対応３： | 参考資料４に記念品・感謝状の資料を添付しました。

● | 第２回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ２月 | １４日 | （木曜日） | 審議 （報告）

意見１： | ８．開催目的の実現と成果（２）の内容は、運営上の工夫だと思いますので記入場所を移し　　　てください。
対応１： | ８．開催目的の実現と成果（２）の内容を１２．追記事項へ移動させていただきました。

意見２： | ９．運営上の問題点（１）は、開催時間が遅れたことが問題となるのではないでしょうか。
対応２： | ９．運営上の問題点（１）の内容を精査さし記載せていただきました。

● | 第２回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ２月 | ２６日 | （火曜日） | 審議 （報告）

意見１： |
対応１： |

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参考資料一覧

| 種　　別 | 資　　料　　名
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 事業の様子
3 | 電子 | 一月「通常総会」資料
4 | 電子 | 記念品・感謝状
5 | 電子 | 議事録

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