２０１３年度（社）札幌青年会議所　六月「創立記念」例会開催報告（案）の件 | 審議 |

● | ファイル名 | ： | 7R-GLOB-F-1

● | 事業名 | ： | ２０１３年度（社）札幌青年会議所六月「創立記念」例会開催報告

● | 室名 | ： | ひとづくり室 | ● | 会議・委員会名 | ： | グローバル人材育成委員会

● | 専務理事 | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　７月２５日
● | コンプライアンス | ： | 専務理事 | ： | 奥山　倫行 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　７月２５日
● | 決　　算 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　７月２５日
● | 公益目的 | ： | 常務理事 | ： | 今西　輝 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　７月２５日

● | 担当役職・役員名 | ： | 専務理事 | ： | 渡部　裕史 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　７月２５日
● | 担当役職・役員名 | ： | 常務理事 | ： | 佐藤　直也 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　７月２５日
● | 議長・委員長名 | ： | 委員長 | ： | 森田　宣広 | ● | 確認日 | ： | ２０１３年　７月２３日
● | 作成者役職・氏名 | ： | 幹事 | ： | 三浦　正勝 | ● | 作成日時 | ： | ２０１３年　７月２３日

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事業要綱

１． | 事業実施に至る背景

なし

２． | 参加対象者及び人数

参加者数 １８０名　　　　（２０１２年度参加者　１７４名） 内訳：登録料なし １６２名（１６６名） 正会員　　　　　　　１０７名（出席率６６．０％）　　　　（１０９名） 内訳：登録料あり　特別会員 ７３名　　　　　　　　　　　　　　　（６５名）

３． | 事業目的　（対外）

なし

４． | 事業目的　（対内）

特別会員と現役メンバーが集い、共に（社）札幌青年会議所の創立を祝う。

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事業概要

１． | 実施日時

２０１３年　６月１１日（火）　１８：３０～２０：３５

２． | 実施場所・会場

札幌パークホテル　３階パークホール 札幌市中央区南１０条西３丁目 ＴＥＬ：０１１－５１１－３１３１

３． | 決算・予算総額 | 予算総額￥１，６３０，０００ 決算総額￥１，２９０，６３０ | 事業計画収支決算書へ

４． | 外部協力者・協力種別・お礼状発送状況

お礼状発送状況 ６月１２日（水）　　　７３通発送済み （内訳）特別会員　　　　　　７３通

５． | 対外配布資料の有無 | なし

６． | 公益性の有無 | なし

７． | 事業実施内容（目的達成のための手法説明）

（１）開催当日の進行内容 ①第一部　プレゼンテーション 映像(９分) 創立時からの歴史を振り返り、創立の精神を再確認し本年度の理事長所信の具現化に向けた会議体・各委員会の運動内容を特別会員の皆様へお伝えするとともに、現代から未来へと継承し発展していく決意を映像にて上映いたしました。 ②第二部　懇親会 特別会員と現役メンバーの親睦をより深められる様に同席といたしました。 歓談中映像（９分） 第一部映像と関連付けるために、現代から過去へ遡るとともに、姉妹ＪＣである東大邱との歴史も振り返り、姉妹ＪＣ締結４０周年ＰＲにつなげる映像を上映いたしました。 （２）事業の流れ ２０１３年　２月２５日　会場打合せ ２０１３年　２月２６日　特別会員リスト準備 ２０１３年　３月２６日　第３回理事会　協議上程 ２０１３年　４月２５日　第４回理事会　審議上程 ２０１３年　５月　７日　案内状発送 ２０１３年　５月　７日　ＨＯＴ・ＭＡＩＬ配信 ２０１３年　５月１７日　出欠締切 ２０１３年　５月２０日　特別会員電話掛け ２０１３年　５月３１日　特別会員出欠最終確認 ２０１３年　６月１１日　創立記念例会開催 ２０１３年　６月１２日　お礼状発送 ２０１３年　７月２９日　第７回理事会　報告上程 （３）開催当日のスケジュール ６月１１日 １３：００　委員会メンバー集合 １３：０５　最終打ち合せ・設営開始 １４：００　全体リハーサル開始 １６：３０　現役メンバー受付開始 １７：００　現役メンバー全体説明 １８：００　特別会員受付開始 １８：３０　開会 １８：３１　国歌並びにＪＣソング斉唱 １８：３３　ＪＣＩ　Ｃｒｅｅｄ唱和 １８：３５　ＪＣＩ　Ｍｉｓｓｉｏｎ並びにＪＣＩ　Ｖｉｓｉｏｎ唱和 １８：３７　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和 １８：３９　理事長挨拶　第６２代理事長　竹原　慎雅　君 １８：４４　シニアクラブ会長挨拶　シニアクラブ会長　第４８代理事長　橋本　穀　先輩 １８：４９　オープニング映像上映（９分） １８：５８　第二部　懇親会　祝杯　シニアクラブ幹事長　第５８代理事長　佐々木　和宏　先輩 １９：０３　歓談（５７分） ２０：００　映像上映（９分）　姉妹ＪＣ　２０１３年度東大邱会長のコメント含む ２０：０９　姉妹ＪＣ締結４０周年ＰＲ　ひとづくり室　渉外委員会　委員長　山川　嘉寛　君 ２０：１３　会員拡大ＰＲ　会員拡大・組織活性化実践会議　事務局長　村重　順土　君 ２０：１７　若い我等斉唱アナウンス・移動 ２０：１９　若い我等斉唱 ２０：２２　一発締め　第２３代理事長　駒野　幸一　先輩 ２０：３０　特別会員退場 ２０：３５　閉会

８． | 開催目的の実現と成果

（１） 電話掛けや声掛けを綿密に行うことで、多くの特別会員及び現役メンバーに参加していただき（社）札幌青年会議所の創立を盛大に祝うことができました。 （２） 懇親会でのテーブル配席を特別会員と現役メンバーの同席とすることで、先輩諸氏から札幌青年会議所の歴史や魅力などについて学ぶ機会をつくるとともに、懇親を深めることができました。

９． | 運営上の問題点

（１）「（社）札幌青年会議所　これまでの歩み」パネルや会員拡大ブースに特別会員が訪れる様子があま り見られませんでした。 （２）現役メンバー事前周知事項資料に記載している特別会員のお見送りは「ありがとうございました」と掛け声を全員で合わせる予定でしたが、拍手と掛け声が混在してしまいました。 （３）特別会員取り纏めの電話掛けについては原則会社への電話掛けを行うのですが、中々連絡が取れず、何度も掛けてしまいご迷惑をお掛けしてしまいました。

１０． | 次年度への引継ぎ事項

（１） パネルやブースなどの展示物を参加者にご覧いただくために、事前準備を入念に行い、当日の導線やアナウンスなどの工夫をすることが必要です。 （２） お見送りの方法に関して、例会最後を締めくくる役割になるためリハーサル時にしっかりとメンバーへ周知することが必要です。 （３） 特別会員取り纏めの電話掛けについて、２回目以降は携帯電話への連絡や再度ＦＡＸにて送付するなどの工夫が必要です。

１１． | 事務局長・委員長所見

本例会は、特別会員と現役メンバーが集い、共に（社）札幌青年会議所の創立を祝うということを目的として実施いたしました。第一部では、映像を通して幾多の困難にも屈せず歩みを止めることなく６２年間続いてきたのは、創立の精神を忘れず継承することの大切さということを再確認するとともに、本年度の理事長所信の具現化に向けた現役メンバーの運動や事業を特別会員の皆様へＰＲすることができました。第二部の懇親会では例年よりも長めの５０分間の時間配分とし、特別会員と現役メンバーの親睦をより深められる様に同席とすることで、有意義な時間を過ごしていただくことができたのではないかと感じております。担当委員会の委員長として、本例会の目的を達成するためにメンバー一人ひとりが当事者意識を持つこと、メンバー一人が緊張感を持つこと、メンバー一人ひとりが楽しんで創立記念を特別会員と共に祝う、ということをキーワードとし、担当委員会だけで行うのではなく、全メンバーで一つの例会を創り上げるという喜びと感動を分かち合うことができるようにと当日まで心掛けてまいりました。私自身この例会を一つのターニングポイントとし、改めて礼儀礼節を重んじ地域を牽引する一青年経済人、一ＪＡＹＣＥＥとして日々のＪＣ運動を行ってまいる所存でございます。また次年度開催される特別会員との例会において、本例会以上の運営を行っていただければと願う次第でございます。結びになりますが、沢山の皆様のご協力があり、無事最後まで何事もなく終了できたと思います。心から皆様へ感謝申し上げます。

１２． | 追記事項

（１）当日参加の特別会員が来場されることを想定し、しっかりと対応できるよう受付の人員には特別会員に詳しい人員を配置するなどの配慮が必要です。 （２）感謝の想いをより丁寧にお伝えするため、ご参加いただきました全ての特別会員にお礼状を送付しま した。 （３）東大邱青年会議所会長からのメッセージを上映することで、姉妹ＪＣ締結４０周年記念式典の開催を周知いたしました。 （４）当日の現役メンバーの役割や意識を日々周知していたことで、円滑に本例会を進行することができました。

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審議対象資料一覧（ここに記載したものは全て審議対象となります）

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

| 電　　　子　　　資　　料　　名
1 | なし

●配布資料・回覧資料

| 種　別 | 資　　料　　名　　内　　容
1 | 配布 | なし

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前回までの流れ（意見と対応）

● | 第３回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０３月 | ６日 | （水曜日） | 協議

意見１： | １０．歓談最中にＰＲなどを入れるのではなく、スムーズな流れになるように再考してください。
対応１： | 【事業内容】１０．（３）開催当日のスケジュールに歓談を第一段歓談２４分と第二段歓談３０分と分け、歓談を一纏めにして５６分とし、祝杯のあとに会員拡大ＰＲ、若い我等合唱の前に姉妹ＪＣ締結４０周年ＰＲするという内容に変更いたしました。

意見２： | シニアクラブ会長である橋本毅先輩から、特別会員の先輩たちに対して会員拡大の協力のお願いをするのではなく、自分たちのできることを考えてください。
対応２： | 事業内容１２．特記事項（３）に、会員拡大ＰＲを会員拡大組織活性化実践会議村重順土事務局長からＰＲしていただくという内容に変更いたしました。
意見３： | ６１年間の歩みのパネル製作費用を予算計上してください。
対応３： | 既存のパネルに追加部分のパネル製作費を予算に計上いたしました。
意見４： | 事業概要７．創立の精神を今ここに　～輝かしい未来の札幌青年会議所を夢見て～というテーマを変更してください。
対応４： | 事業概要７．創立の精神を今ここに　～輝かしい未来の札幌青年会議所を目指して～という未来へつながるテーマに変更いたしました。
意見５： | １０．事業内容（１）開催当日の進行内容①第一部映像放映の内容についてですが、現在から過去にさかのぼるという内容についてもう一度再考してください。
対応５： | 創立時までさかのぼり創立の精神を再確認するという意味と、創立があったからこそ現在までの歴史があり、今後も発展していくという意味をもっています。その旨を１０．事業内容（１）開催当日の進行内容②に記載いたしました。

● | 第３回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０３月 | １２日 | （火曜日） | 協議

意見１： | １０．事業内容（１）開催当日の進行内容の表記を精査してください。
対応１： | １０．事業内容（１）開催当日の進行内容について、第一部プレゼンテーション、第二部懇親会という内容に精査いたしました。
意見２： | １０．事業内容（２）案内状の発送日を記載してください。
対応２： | １０．事業内容（２）案内状の発送日を５月７日と追記し、締切日を５月１７日と記載させていただきました。
意見３： | １０．事業内容（３）開催当日の流れを検討してください。
対応３： | １０．事業内容（１）ⅱ．（３）に、第一部プレゼンテーションにて事務局長・各委員長より本年度の運動のＰＲをする内容を追加いたしました。
意見４： | １０．事業内容（３）歓談中に会員拡大ＰＲと姉妹ＪＣ締結４０周年記念式典ＰＲを現役メンバーからのＰＲに関して事前にリハーサルを行ってください。
対応４： | １０．事業内容（３）開催当日のスケジュールに、ＰＲをする会員拡大組織活性化会議と渉外委員会に１５時３０分に集合していただきリハーサルを行っていただく内容に変更いたしました。
意見５： | １０．事業内容（３）歓談は長くても４０分以内の方がいいと思います。
対応５： | 歓談が間延びしないためにも予定では６０分で設定しておりましたが、各委員会の本年度のＰＲを優先することで歓談が４０分になり、間延びすることなく円滑に進めることで変更になりました。

● | 第３回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０３月 | ２６日 | （火曜日） | 協議

意見１： | 特記事項（３）会場図に６０周年記念パネルの設置場所が記入がされていないので、どこに設置するのか教えてください。
対応１： | 会場入口に入りまして右側に設置致します。資料４会場図を精査いたしました。
意見２： | 出席者名簿をテーブルに設置するとありますが、期日までに出欠の返信がない場合のことを考慮してください。
対応２： | １３．特記事項（８）に、出席者名簿について記載いたしました。
意見３： | 懇親会での特別会員の配席に関しては、十分検討し決定してください。
対応３： | 出席される特別会員同士の繋がりを入会年度や同じ委員会経験等をもとに検討いたします。
意見４： | 東大邱ＪＣの本年度会長の映像を上映するのではなく、創立記念例会に出席してもらうのはいかがでしょうか。
対応４： | 東大邱ＪＣの担当委員長とメール連絡が取れ、創立記念に参加できるか検討していただいておりますが、出席できない場合はメッセージ映像をいただき放映いたします。
意見５： | ６１年間の歩みのパネルの必要性はありますか。
対応５： | ６１年間の歩みのパネルの必要性につきまして、１２．本年度の工夫と期待される効果（４）に記載いたしました。

● | 第４回三役会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０４月 | ０９日 | （火曜日） | 審議

意見１： | 第一部プレゼンテーションの映像の構成を過去と現代に分けるなどの工夫を考えてください。
対応１： | 参考資料９絵コンテを過去と本年度を分け、本年度の運動を伝えられる構成へと精査いたしました。
意見２： | 当日のスケジュールで若い我ら斉唱に１０分時間をかけてますが、細かい時間割の詳細を記載してください。
対応２： | 事業概要１０．事業内容（３）開催当日のスケジュールに、アナウンス・移動の項目を追記いたしました。
意見３： | 案内状に本年度の創立記念例会の目的や意味を追記してください。
対応３： | 審議対象資料１案内状を、本年度の例会の目的や意味を記載いたしました。
意見４： | 横断幕のデザインを再考してください。
対応４： | 審議対象資料３横断幕のデザインを、白地に黒文字のスタンダードなデザインへ再考いたしました。
意見５： | 次第の内容を精査してください。
対応５： | 審議対象資料４次第の内容を、細かく項目を記載するのではなく、シンプルにわかりやすい内容へと精査いたしました。
意見６： | 東大邱ＪＣ会長へ無理なお声掛けはしないように配慮してください。
対応６： | ９月の周年事業でお招きするため、出席していただくのではなくビデオメッセージにて対応することといたします。
意見７： | 次第と出席者名簿を一緒の作成物にし、送る夕べなどで使用している三つ折り版などにできないか検討してください。
対応７： | 出席者名簿に記載するデータが例会前日のものを反映するため、業者に確認したところ日程的に難しいとのことでしたので、別々に配布することといたします。

● | 第４回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０４月 | １６日 | （火曜日） | 審議

意見１： | 出席者名簿を前日までの出欠を反映して記載するということですが、当日来られる特別会員への配慮を考えてください。
対応１： | 懇親会スタート時に司会より出席者名簿の記載についてアナウンスを致します。
意見２： | 特別会員と現役が同じテーブルになる際、コミュニケーションを図るための手法を考えてください。
対応２： | １２．本年度の工夫と期待される効果（６）に、コミュケーションを図るための工夫を記載いたしました。参考資料２．進行台本にて当日の配席の趣旨をアナウンスいたします。審議資料４．次第を３つ折り状のものを作成し、本年度の会議体・各委員会の運動方針を記載させていただきました。
意見３： | 配席を工夫してください。
対応３： | １３．特記事項（９）に、懇親会にて特別会員と現役メンバーが懇親を深めることのできる工夫を記載いたしました。
意見４： | 案内状の文章を精査してください。
対応４： | 審議対象資料１．案内状を、本年度の運動を伝える内容とともに本例会の意気込みを特別会員の皆様に伝えられる文章に精査いたしました。
意見５： | 全メンバーを招集する時間を１７：００にして、短時間で集中して現役メンバー全体説明を行ってください。
対応５： | １０．事業内容（３）開催当日のスケジュールを変更させていただきました。
意見６： | 第一部プレゼンテーション内での会議体・各委員会ＰＲですが、映像の中に反映することはできないでしょうか。また、出向者を紹介する内容も追加してください。
対応６： | 第一部プレゼンテーションでの映像内容を、会議体・各委員会ＰＲを映像にまとめ、また、出向者メンバーも紹介できる内容に精査いたしました。

● | 第４回理事会 | ● | 開催日 | ２０１３年 | ０４月 | ２５日 | （火曜日） | 審議

意見１： | なし
対応１： | なし

● | 第７回三役会 | ● | 開催日 | ２０１２年 | ０７月 | ０３日 | （水曜日） | 審議

意見１： | ８．開催目的の実現と成果（２）の文章を精査してください。
対応１： | ８．開催目的の実現と成果（２）の何事もなくという文言を滞りなくという文言に精査いたしました。
意見２： | １０．次年度への引継事項（１）（２）の文章を精査してください。
対応２： | １０．次年度への引継事項（１）（２）の文章を全面精査いたしました。
意見３： | １２．追記事項（５）の文章を、開催目的の実現と成果に記載してください。
対応３： | ２．追記事項（５）の文章を、８．開催目的の実現と成果（３）に記載いたしました。

● | 第７回常任理事会 | ● | 開催日 | ２０１２年 | ０７月 | １１日 | （木曜日） | 審議

意見１： | １０．次年度の引き継事項（１）の文章を精査し、また対応についても記載ください。
対応１： | １０．次年度の引継事項（１）に事前確認事項及び対応策について記載し精査いたしました。
意見２： | １０．次年度の引き継事項（２）の文章を精査してください。
対応２： | １０．次年度の引き継事項（２）の文章を精査いたしました。
意見３： | １２．追記事項（３）に記載されている内容を、問題点と次年度の引継事項に分けて記載してください。
対応３： | ９．運営上の問題点（３）及び１０．次年度の引継事項（３）に記載いたしました。

● | 第７回理事会 | ● | 開催日 | ２０１２年 | ０７月 | ２９日 | （月曜日） | 審議

意見１： |
対応１： |

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参考資料一覧

| 種　　別 | 資　　料　　名
1 | 電子 | 年間事業計画 年間事業フレーム 公益目的２３項目
2 | 電子 | 参考資料１　２０１３年度　六月「創立記念」例会　特別会員出席者リスト
3 | 電子 | 参考資料２　事業の様子
4 | 電子 | 参考資料３　六月「創立記念」例会次第中
5 | 電子 | 参考資料４　六月「創立記念」例会次第表
6 | 電子 | 案内状
7 | 電子 | 御礼状
8 | 電子 | 横断幕

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